W dniu 3 kwietnia 2019 r. Prezydent RP podpisał ustawę z dnia 21 lutego 2019 r. o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych). Większość zmian dotyczących 163 ustaw, a wprowadzonych tą ustawą, ma wejść w życie 14 dni od ogłoszenia jej w Dzienniku Ustaw. Niemniej do chwili publikacji niniejszego artykułu ustawa ta nie została ogłoszona. Pomimo to chciałybyśmy przedstawić Państwu kilka zmian w zakresie prawa pracy, zawartych w Kodeksie pracy i ustawie z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, które i tak prędzej czy później wejdą w życie. W niniejszym artykule poruszymy kwestię zakresu danych osobowych, których pracodawca żąda od kandydatów na pracowników i pracowników oraz kwestię zgody jako podstawy przetwarzania danych osobowych w prawie pracy. W następnym artykule opiszemy zmiany w zakresie regulacji dotyczących monitoringu stosowanego przez pracodawców oraz w zakresie ZFŚS.

Zgodnie z nowym brzmieniem art. 22(1) Kodeksu pracy pracodawca ma teraz obowiązek żądania, a nie jak dotychczas uprawnienie, od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:

1. imię (imiona) i nazwisko;

2. datę urodzenia;

3. dane kontaktowe wskazane przez taką osobę;

4. wykształcenie;

5. kwalifikacje zawodowe;

6. przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Zmiana ta ma na celu przede wszystkim dostosowanie brzmienia ww. przepisu do art. 6 ust. 1 lit. c. RODO, który wprowadził przesłankę istnienia wyłącznie „obowiązku prawnego” jako podstawy pobierania danych osobowych (wcześniejsza ustawa o ochronie danych osobowych z 1997 r. przewidywała również jako podstawę uprawnienie administratora). Z powyższego katalogu zniknęły imiona rodziców (w tym miejscu należy wskazać, że jest planowana zmiana rozporządzenia dot. świadectwa pracy właśnie w zakresie wykreślenia z obowiązującego wzoru imion rodziców), obok wykształcenia i przebiegu dotychczasowego zatrudnienia pojawiły się kwalifikacje zawodowe, a miejsce zamieszkania (adres do korespondencji) został zastąpiony danymi kontaktowymi wskazanymi przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie. Ponadto należy podkreślić, że pracodawca żądając podania danych osobowych, o których mowa w pkt od 4 do 6, będzie zobowiązany do dokonania oceny, czy dane te są niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku. Nie każdy bowiem stosunek pracy uzasadnia gromadzenie informacji o wykształceniu, kwalifikacjach zawodowych lub przebiegu dotychczasowego zatrudnienia osoby ubiegającej się o zatrudnienie. Powyższa norma służy pełnej realizacji przewidzianej w art. 5 ust. 1 lit. c RODO zasady minimalizmu przetwarzania danych.

Natomiast od pracowników pracodawca żąda podania dodatkowo danych osobowych obejmujących:

1. adres zamieszkania;

2. numer PESEL, a w przypadku jego braku – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość;

3. inne dane osobowe pracownika, a także dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy;

4. wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie;

5. numer rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.

Ponadto pracodawca będzie zobowiązany żądać podania innych danych osobowych niż wskazane powyżej, gdy będzie to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa. Przy czym należy podkreślić, że obowiązek taki wynikać może zarówno z przepisów Kodeksu pracy, jak i odrębnych przepisów prawnych. Przykładem takiej regulacji może być art. 4 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej, zgodnie z którym w służbie cywilnej może być zatrudniona osoba, która nie była skazana prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe. Udostępnienie pracodawcy danych osobowych następować będzie w formie oświadczenia osoby, której dane dotyczą. Pracodawca może żądać udokumentowania danych osobowych osób, o których mowa powyżej, w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia.

Z uwagi na to, że przepisy RODO przyznają także państwom członkowskim swobodę w określeniu zasad przetwarzania przez pracodawców danych osobowych pracowników, w tym poprzez uzależnienie ich gromadzenia od wyrażenia zgody osoby ubiegającej się o zatrudnienie bądź pracownika, to polski ustawodawca postanowił skorzystać z tego uprawnienia i uregulować kwestię zgody w prawie pracy w nowym art. 22(1a) Kodeksu pracy. Z przepisu tego wynika, że zgoda osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika może stanowić podstawę przetwarzania przez pracodawcę innych danych osobowych niż wymienione powyżej, z wyjątkiem danych osobowych dotyczących wyroków skazujących i czynów zabronionych. Oznacza to, iż dane osobowe dotyczące wyroków skazujących i czynów zabronionych będą mogły być przetwarzane wyłącznie w przypadku, kiedy przepis prawa będzie przewidywać obowiązek ich żądania przez pracodawcę lub obowiązek ich udostępnienia przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie lub pracownika. Biorąc bowiem pod uwagę istniejącą praktykę, pokazującą silne dążenie pracodawców do pozyskiwania tego rodzaju danych oraz nierówność stron stosunku pracy, istnieje zbyt duże ryzyko, że dane te byłyby w stosunkach pracy pobierane za zgodą nadmiarowo. Taka regulacja ma zatem zapobiec tego rodzaju sytuacjom. Ponadto brak zgody, o której mowa powyżej lub jej wycofanie, nie może być podstawą niekorzystnego traktowania osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika, a także nie może powodować wobec nich jakichkolwiek negatywnych konsekwencji, zwłaszcza nie może stanowić przyczyny uzasadniającej odmowę zatrudnienia, wypowiedzenie umowy o pracę lub jej rozwiązanie bez wypowiedzenia przez pracodawcę.

Przetwarzanie na podstawie zgody dotyczy zwykłych danych osobowych udostępnianych przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie lub pracownika na wniosek pracodawcy lub danych osobowych przekazanych pracodawcy z inicjatywy osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika. Natomiast zgoda osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika może stanowić podstawę przetwarzania przez pracodawcę tzw. danych osobowych wrażliwych (ujawniających pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe, przynależność do związków zawodowych oraz przetwarzania danych genetycznych, danych biometrycznych w celu jednoznacznego zidentyfikowania osoby fizycznej lub danych dotyczących zdrowia, seksualności lub orientacji seksualnej tej osoby) wyłącznie w przypadku, gdy przekazanie tych danych osobowych następuje z inicjatywy osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika. Brak zgody, o której mowa powyżej lub jej wycofanie, również jak przy danych osobowych zwykłych, nie może być podstawą niekorzystnego traktowania osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika, a także nie może powodować wobec nich jakichkolwiek negatywnych konsekwencji, zwłaszcza nie może stanowić przyczyny uzasadniającej odmowę zatrudnienia, wypowiedzenia umowy o pracę lub jej rozwiązania bez wypowiedzenia przez pracodawcę. Do przetwarzania danych osobowych wrażliwych mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie do przetwarzania takich danych wydane przez pracodawcę. Osoby dopuszczone do przetwarzania takich danych są obowiązane do zachowania ich w tajemnicy.

Ponadto przetwarzanie danych biometrycznych pracownika jest dopuszczalne także wtedy, gdy podanie takich danych jest niezbędne ze względu na kontrolę dostępu do szczególnie ważnych informacji, których ujawnienie może narazić pracodawcę na szkodę, lub dostępu do pomieszczeń wymagających szczególnej ochrony.

Jesteśmy ciekawe jak Państwu podobają się nowe zmiany. Zapraszamy do lektury kolejnego artykułu, który pojawi się na łamach naszego bloga w przyszłym miesiącu.

Wpis nie stanowi porady ani opinii prawnej w rozumieniu przepisów prawa  oraz ma charakter wyłącznie  informacyjny. Stanowi  wyraz poglądów jego  autora na tematy prawnicze związane z treścią przepisów prawa, orzeczeń sądów, interpretacji organów państwowych i publikacji prasowych. Kancelaria Ostrowski i Wspólnicy Sp.K. i autor wpisu nie ponoszą odpowiedzialności za ewentualne skutki decyzji podejmowanych na jego podstawie.