Dzisiejszym wpisem kończymy cykl dotyczący dokumentacji pracowniczej. Wydawałoby się, że największą zmianą była kwestia postaci w jakiej może być prowadzona dokumentacja pracownicza, czy czasu jej przechowywania, ale mamy nadzieję, że poprzednie artykuły przybliżyły Państwu pozostałe, naszym zdaniem również istotne, zmiany w tym zakresie. W dzisiejszym wpisie chcielibyśmy jeszcze poruszyć kwestie:

– obowiązku pracodawcy doręczenia informacji o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej;

– obowiązku pracodawcy doręczenia zawiadomienia o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej;

– zasad wydawania dokumentacji pracowniczej;

– zasad wydawania kopii dokumentacji pracowniczej;

– zabezpieczenia papierowej postaci dokumentacji pracowniczej;

– zasad stosowania Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (zwanego dalej: „rozporządzeniem”) w stosunku do dokumentacji pracowników, których stosunek pracy ustał przed 1 stycznia 2019 r., trwał w tym dniu i rozpoczął się z tym dniem.

Zgodnie z art. 94(6) Kodeksu pracy w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracodawca wraz ze świadectwem pracy wydaje pracownikowi w postaci papierowej lub elektronicznej informację o:

1) okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej

2) możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej

3) zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania w okresie, o którym mowa w pkt 2. Przy realizacji powyższego obowiązku trzeba pamiętać o przepisach przejściowych zawartych w ustawie z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją. Poniżej przedstawiamy tabelę, która pozwoli Wam uporządkować informacje odnośnie grup pracowników w stosunku do których trzeba wypełnić powyższy obowiązek.

Ponadto należy pamiętać, że pracodawca ma obowiązek doręczenia, za pokwitowaniem, byłemu pracownikowi informacji o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej. Pracodawca dokonuje doręczenia, o którym mowa powyżej, osobiście albo za pośrednictwem:

1. operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe;

2. osoby upoważnionej przez pracodawcę;

3. środków komunikacji elektronicznej, pod warunkiem uzyskania potwierdzenia doręczenia.

W tym miejscu chcielibyśmy wskazać, że czymś innym jest informacja o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej, która jest przekazywana pracownikowi wraz z świadectwem pracy w zw. z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy (art. 94(6) Kodeksu pracy), a czym innym zawiadomienie o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej, które jest przekazywane do pracownika w zw. ze zmianą przez pracodawcę postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej (art. 94(9) Kodeksu pracy). W tym drugim przypadku pracownik ma 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia (na tych samych zasadach, co wspomniane  powyżej) na odbiór poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej.

Pracodawca wydaje dokumentację pracowniczą pracownikowi lub byłemu pracownikowi albo osobom, o których mowa w art. 94(9) § 3 Kodeksu pracy, albo osobie upoważnionej przez pracownika albo byłego pracownika albo osobę, o której mowa w art. 94(9) § 3 Kodeksu pracy. Wydanie dokumentacji pracowniczej osobom, o których mowa w art. 94(9) § 3 Kodeksu pracy, następuje po uprzednim udokumentowaniu przez te osoby uprawnienia do odbioru tej dokumentacji. Odbiór dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci papierowej następuje osobiście i za pokwitowaniem. Natomiast wydanie dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci elektronicznej następuje na informatycznym nośniku danych odebranym osobiście i za pokwitowaniem albo za pomocą środków komunikacji elektronicznej pod warunkiem, że osoba, której dokumentacja pracownicza ma być wydana, będzie jednoznacznie zidentyfikowana przed jej wydaniem, a wydanie dokumentacji pracowniczej będzie potwierdzone dowodem doręczenia.

Kodeks pracy przewiduje obecnie bezpośrednio, że Pracodawca ma obowiązek wydania kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej na wniosek pracownika lub byłego pracownika albo osób, o których mowa w art. 94(9) § 3 Kodeksu pracy, w przypadku śmierci pracownika lub byłego pracownika – złożony w postaci papierowej lub elektronicznej. Szczegóły wydawania kopii są uregulowane w § 18 rozporządzenia.

Na pracodawcę został nałożony jeszcze jeden obowiązek, a mianowicie zapewnia odpowiednich warunków zabezpieczających dokumentację pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci papierowej przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą i dostępem osób nieupoważnionych, w szczególności przez zapewnienie w pomieszczeniu, w którym przechowywana jest dokumentacja pracownicza, odpowiedniej wilgotności, temperatury i zabezpieczenie tego pomieszczenia przed dostępem osób nieupoważnionych. Pracodawcy obecnie sami muszą określić jakie to będą warunki. Z pomocą może przyjść Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 15 lutego 2005 r. w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców, które zawiera szczegółowe wytyczne w tym zakresie, a które mają obowiązek stosować podmioty prowadzące działalność w dziedzinie przechowywania tej dokumentacji.

Przechodząc do ostatniego zagadnienia, należy wskazać na istotną rolę przepisów przejściowych ww. rozporządzenia, gdyż można w nich odnaleźć odpowiedź na pytanie – „Czy do całej dokumentacji pracowniczej, którą posiada pracodawca stosujemy w całości ww. rozporządzenie? Poniżej przedstawiamy tabelkę, która mamy nadzieję przybliży Państwu tą tematykę.

W celu lepszego zrozumienia tabeli wskazujemy, że przepisy od § 2 do § 6 rozporządzenia dotyczą prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej (budowy i składu akt osobowych, budowy dokumentacji dotycząca ewidencji czasu pracy, ubiegania się urlop wypoczynkowy, karty wypłaconego wynagrodzenia oraz innych świadczeń, karty ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego – prowadzonych oddzielna dla każdego pracownika).

Kończąc niniejszy artykuł na marginesie chcielibyśmy wskazać, że w pierwotnym projekcie, ustawodawca planował, że przepisy rozporządzenia będzie stosowało się także do prowadzenia i przechowywania dotychczasowej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników pozostających w stosunku pracy w dniu wejścia wżycie rozporządzenia. Pracodawcy mieli pierwotnie wyznaczony 6 miesięczny okres na dostosowanie sposobu prowadzenia i przechowywania dotychczasowej dokumentacji, który następnie został przedłużony do 12 miesięcy. Mając na uwadze jednak ogrom zmian, ustawodawca na szczęście zrezygnował z takiego rozwiązania.

Wpis nie stanowi porady ani opinii prawnej w rozumieniu przepisów prawa  oraz ma charakter wyłącznie  informacyjny. Stanowi  wyraz poglądów jego  autora na tematy prawnicze związane z treścią przepisów prawa, orzeczeń sądów, interpretacji organów państwowych i publikacji prasowych. Kancelaria Ostrowski i Wspólnicy Sp.K. i autor wpisu nie ponoszą odpowiedzialności za ewentualne skutki decyzji podejmowanych na jego podstawie.