Nowe rozporządzenie z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej, które weszło w życie z dniem 1 stycznia 2019 r., oprócz zmian w zakresie akt osobowych, o których pisaliśmy w poprzednim artykule (https://www.laboratoriumprawapracy.ostrowski-legal.net/single-post/2019/01/30/Dokumentacja-pracownicza-%E2%80%93-najwa%C5%BCniejsze-zmiany-od-stycznia-2019-r-cz%C4%99%C5%9B%C4%87-1) wprowadziło również zmiany w pozostałej dokumentacji pracowniczej.

Zgodnie bowiem z § 6 ww. rozporządzenia pracodawca ma obowiązek prowadzić oddzielnie dla każdego pracownika dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy obejmującą:

1) dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy;

2) dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego;

3) kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych;

4) kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.

Nic nie zmieniło się w zakresie dokumentacji pracowniczej wskazanej w powyższym pkt 4. Natomiast do karty (listy) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą będzie teraz trzeba dołączać wniosek o  wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych. W projekcie z dnia 13 września 2018 r. wniosek ten miał być dołączany do części B akt osobowych pracownika. Powyższe związane jest ze zmianą formy wypłaty wynagrodzenia, która od 1 stycznia 2019 r., ma być dokonywana na wskazane przez pracownika rachunek płatniczy, chyba że pracownik złoży w postaci papierowej lub elektronicznej wniosek o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych. Tylko na marginesie chcielibyśmy wskazać, że pracodawca do dnia 22 stycznia 2019 r. powinien był poinformować w sposób przyjęty u siebie, pracowników którzy dotychczas otrzymywali wynagrodzenie za pracę do rąk własnych, o obowiązku podania numeru rachunku płatniczego, na który będzie wypłacane wynagrodzenie za pracę, albo złożenia wniosku dotyczącego dalszej wypłaty wynagrodzenia za pracę do rąk własnych. Pracownicy natomiast w terminie 7 dni od dnia otrzymania od pracodawcy informacji, o której mowa powyżej powinni byli podać pracodawcy numer rachunku płatniczego albo złożyć wniosek dotyczący dalszej wypłaty wynagrodzenia za pracę do rąk własnych w postaci papierowej lub elektronicznej. Jeżeli pracownik nie podał numeru rachunku płatniczego, ani nie złoży wniosku w sprawie dalszej wypłaty wynagrodzenia do rąk własnych, to pracodawca powinien wypłacać pracownikowi wynagrodzenie do rąk własnych.

Od dnia 1 stycznia 2019 r. pracodawca musi prowadzić dla każdego pracownika oddzielnie dokumentację związaną z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego. Na szczęście ustawodawca odszedł od pomysłu zamieszczania tych dokumentów (obejmujących m.in. wniosek pracownika o udzielenie urlopu wypoczynkowego bezpośrednio po urlopie macierzyńskim, urlopie na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopie rodzicielskim oraz urlopie ojcowskim, jak również obejmującym wnioski pracownika o przesunięcie terminu urlopu) w części B akt osobowych, jak było to planowane w projekcie z dnia 13 września 2018 r.

Największe zmiany zaszły jednak w ewidencjonowaniu czasu pracy. W zakresie dokumentacji wchodzącej w jej skład oprócz dotychczasowej karty ewidencji czasu pracy weszły dodatkowe wnioski, zgody oraz inne dokumenty, o których szerzej poniżej. Zmiany te powodują konieczność stworzenia oddzielnej teczki, w której będą znajdowały się chronologicznie ułożone dokumenty, która z czasem swoją objętością na pewno przewyższą akta osobowe pracowników.

W skład dokumentów dotyczących ewidencji czasu pracy wchodzą od dnia 1 stycznia 2019 r.:

a. ewidencja czasu pracy, zawierająca informacje o:

– liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy (w praktyce może to powodować konieczność wprowadzenia listy obecności pracowników zawierającą godzinę ich wejścia i wyjścia),

– liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej,

– liczbie godzin nadliczbowych,

– dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia (rozróżnić należy dni wolne w zamian za pracę w niedziele i święta, dni wolne wynikające z pięciodniowego tygodnia pracy oraz dni wolne harmonogramowo np. przy 12 godzinnym równoważnym systemie czasu pracy),

– liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia (domowy czy zakładowy),

– rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy (w praktyce będzie to powodowało konieczność stworzenia szerokiej legendy i zawarcie w niej wszystkich podstaw zwolnień od pracy, a w samej ewidencji wpisywania już tylko symboli),

– rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy,

– wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy,

– czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego (tutaj wystarczy wpisać liczbę godzin bez wskazywania od kiedy do kiedy).

Na szczęście zrezygnowano z założenia, że ewidencja czasu pracy ma być prowadzona za dany okres rozliczeniowy, gdyż większość pracodawców prowadzi ewidencję czasu pracy miesięczną, a w przypadku pracodawców stosujących u siebie klika okresów rozliczeniowych powodowałoby to konieczność stosowania kilku rodzajów ewidencji.

b. wnioski pracownika dotyczące:

– udzielenia zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych (oznacza to konieczność prowadzenia dodatkowej dokumentacji, gdyż większość pracodawców stosowało w tym zakresie jedną księgę wyjść prywatnych dla wszystkich pracowników),

– ubiegania się i korzystania ze zwolnienia od pracy w przypadku wychowywania przynajmniej jednego dziecka w wieku do 14 lat,

– ustalenia indywidualnego rozkładu czasu pracy, w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty (dotychczas w części B akt osobowych pracowników),

– stosowania systemu skróconego tygodnia pracy (dotychczas w części B akt osobowych pracowników),

– stosowania systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta (dotychczas w części B akt osobowych pracowników),

– stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego różne godziny rozpoczynania pracy w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracownika dniami pracy,

– stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego przedział czasu, w którym pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w dniu, który zgodnie z tym rozkładem jest dla pracownika dniem pracy.

W tym miejscu należy wskazać, że zapomniano o wnioskach pracowników będących rodzicami niepełnosprawnych dzieci, a o których mowa w art. 142(1) Kodeksu pracy, który wszedł w życie z dniem 6 czerwca 2018 r., a został wprowadzony w zw. ze zmianą m.in. ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych.

c. dokumenty związane:

– ze stosowaniem systemu zadaniowego czasu pracy (najprawdopodobniej chodzi o przydział zadań do wykonania zatrudnionych w tym systemie pracowników),

– z uzgodnieniem z pracownikiem terminu udzielenia innego dnia wolnego od pracy w zamian za wykonywanie pracy w dniu wolnym od pracy wynikającym z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy,

– z wykonywaniem pracy w godzinach nadliczbowych lub pozostawaniem poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do wykonywania pracy,

Odnosząc się natomiast do dokumentów wskazanych w 2 i 3 myślniku, to należy wskazać, że żaden z przepisów Kodeksu pracy nie przewiduje obowiązku dokumentowania tych czynności.

d. zgoda:

– pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 4 roku życia na wykonywanie pracy w systemach czasu pracy przewidujących przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy na zatrudnianie w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy i delegowanie poza stałe miejsce pracy,

– pracownicy w ciąży na delegowanie poza stałe miejsce pracy i zatrudnianie w systemie przerywanego czasu pracy.

W tym miejscu należy wskazać, że ustawodawca zrezygnował z wprowadzenia dokumentów dot. ewidencji czasu pracy do akt osobowych pracownika. Ponadto zrezygnowano z załączania do tej ewidencji kopii rozkładu czasu pracy (harmonogramu), zawierającej potwierdzenie przez pracownika otrzymania tego rozkładu czasu pracy. Oznaczałoby to wówczas koniec możliwości prowadzenia i przechowywania zbiorczych harmonogramów czasu pracy tworzonych np. dla całego sklepu, czy magazynu.

Mając powyższe na względzie również zmiany w zakresie pozostałej dokumentacji pracowniczej są daleko idąc i najprawdopodobniej w praktyce konsekwencją ich będzie zwiększenie pracochłonności ich tworzenia i prowadzenia oraz zwiększenie kosztów ich przechowywania. Nie są to jeszcze jednak wszystkie zmiany związane z dokumentacją pracownicza obowiązujące od dnia 1 stycznia 2019 r., zatem już dziś zapraszamy na kolejne odsłony tego cyklu ;).

Wpis nie stanowi porady ani opinii prawnej w rozumieniu przepisów prawa  oraz ma charakter wyłącznie  informacyjny. Stanowi  wyraz poglądów jego  autora na tematy prawnicze związane z treścią przepisów prawa, orzeczeń sądów, interpretacji organów państwowych i publikacji prasowych. Kancelaria Ostrowski i Wspólnicy Sp.K. i autor wpisu nie ponoszą odpowiedzialności za ewentualne skutki decyzji podejmowanych na jego podstawie.