Epidemia koronawirusa wprowadziła chaos na rynku pracowniczym. Niepewna sytuacja i nieśpieszność polskiego rządu w pomocy przedsiębiorcom spowodowały, że niektórzy pracodawcy zmuszeni zostali podjąć trudne decyzje w zakresie rozwiązania umów o pracę z pracownikami. Zakres trudności związanych z wypowiadaniem umów o pracę w sposób zgodny z przepisami prawa zwiększył się w tym czasie z uwagi na pojawienie się możliwości polecenia pracownikom pracy zdalnej, zalecany dystans społeczny oraz zawieszenie domniemania doręczenia przesyłek pocztowych. W dzisiejszym artykule postanowiliśmy poświęcić kilka słów na opis możliwości rozwiązania tych trudności.

Na samym wstępie warto wspomnieć, iż aby wypowiedzenie umowy o pracę nie było wadliwe (gdyż skuteczne jest zawsze, nawet jeśli jest dokonane z naruszeniem przepisów prawnych), musi spełniać następujące warunki:

• 1. być złożone na piśmie;

• 2. w przypadku umowy o pracę na czas nieokreślony – musi zawierać przyczyny wypowiedzenia oraz w pewnych sytuacjach być skonsultowane ze związkami zawodowymi;

• 3. zawierać pouczenie o prawie do odwołania się od wypowiedzenia w terminie 21 dni od otrzymania oświadczenia pracodawcy o zamiarze wypowiedzenia umowy.

Największy problem z uwagi na pracę zdalną i zalecany dystans społeczny pracodawcy mają obecnie z zachowaniem wymogu formy pisemnej składanego przez siebie oświadczenia woli w zakresie wypowiedzenia umowy o pracę. Złożenie wypowiedzenia telefonicznie, sms-owo, mailowo, czy przy użyciu komunikatorów internetowych tj. np. Skype czy Teams jest wprawdzie skuteczne, ale wadliwe i w konsekwencji jeśli pracownik się odwoła od takiego wypowiedzenia, to pracodawca może zostać zobowiązany przez sąd odpowiednio do zapłaty odszkodowania albo przywrócenia pracownika do pracy. Jest jednak sposób by forma pisemna została zachowana bez potrzeby własnoręcznego podpisywania i osobistego kontaktowania się z pracownikiem, mianowicie kiedy oświadczenie pracodawcy o wypowiedzeniu umowy o pracę zostanie opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym osoby uprawnionej do reprezentowania pracodawcy.

Oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego jest  bowiem równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej (art. 300 k.p. w zw. z art. 781 §  2 k.c.). Z powyższą interpretacją zgodził się Sąd Najwyższy w jednym ze swoich orzeczeń, w którym stwierdził, iż: „minimalnym wymaganiem dla zachowania formy pisemnej jest złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia o rozwiązaniu umowy o pracę. Jedyne odstępstwo od tego zostało dopuszczone w art. 78(1) § 2 KC, który umożliwia złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej w sposób równoważny ze złożonym w formie pisemnej, ale pod warunkiem opatrzenia go bezpiecznym, certyfikowanym podpisem elektronicznym.”[1] W przypadku braku kwalifikowanego podpisu elektronicznego, wypowiedzenie nie będzie sporządzone „na piśmie”, a zatem będzie wadliwe.

Idąc dalej, warto wskazać, że oświadczenie woli o rozwiązaniu umowy o pracę opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym można dostarczyć pracownikowi drogą mailową na jego skrzynkę służbową. Biorąc pod uwagę fakt, że pracownik jest zobowiązany do sprawdzania poczty służbowej, to jest on gotowy do posługiwania się tym adresem i trudno byłoby mu wykazać, że wiadomości nie odebrał, bowiem stanowiłoby to niewykonywanie obowiązków pracowniczych. Tylko w sposób dodatkowy pracodawca można skorzystać ze środków komunikacji internetowej, czy telefonicznej w celu poinformowania pracownika o przesłaniu dokumentu na dany adres wraz z poinformowaniem czego wiadomość dotyczy.

Z uwagi na to, że powyższy sposób rozwiązania umowy o pracę był dotychczas bardzo rzadko stosowany, to u wielu pracodawców rodzi się kolejne pytanie dotyczące terminu doręczenia tak złożonego oświadczenia. I tak oświadczenie woli wyrażone w postaci elektronicznej jest złożone innej osobie z chwilą, gdy wprowadzono je do środka komunikacji elektronicznej w taki sposób, żeby osoba ta mogła zapoznać się z jego treścią. Nie jest konieczne zapoznanie się adresata z oświadczeniem, a jedynie realna możliwość zapoznania się z nim. Moment ten należy oceniać biorąc pod uwagę możliwość oczekiwania na zapoznanie się z treścią oświadczanie przez danego adresata, w danych okolicznościach faktycznych, przy przyjęciu, że działał by on w zwykły sposób.[2] W przypadku wysłania wiadomości e-mail momentem tym byłoby wysłanie wiadomości i poinformowanie pracownika o tym fakcie. Niektóre programy pocztowe pozwalają na otrzymanie potwierdzenia dostarczenia lub odebrania wiadomości. Zalecamy skorzystanie z tej opcji niezależnie od tego jaki program jest wykorzystywany przez pracodawcę, a w następnej kolejności zachowanie na wypadek sporu, zarówno wiadomości do pracownika, jak i wspomnianego potwierdzenia.

Oczywiście do pracownika można przesłać wypowiedzenie zwykłą drogą pocztową, ale problem z tym rozwiązaniem związany jest z niepewną datą doręczenia oświadczenia pracownikowi, gdyż może on w danej chwili przebywać na zwolnieniu lekarskim, opiece na dziecko czy urlopie na żądanie. Przy wysłaniu wypowiedzenia z kwalifikowanym podpisem elektronicznym drogą mailową warto sprawdzić, czy pracownik jest rzeczywiście w pracy np. poprzez wcześniejsze połączenie się z nim przy użyciu komunikatora internetowego lub sprawdzenie czy danego dnia wychodziła od niego jakaś korespondencja e-mail np. do klientów.

Kończąc niniejszy wpis warto wspomnieć o kolejnej trudności związanej z przesłaniem oświadczenia pracodawcy o wypowiedzeniu umowy o pracę przy pomocy standardowego operatora pocztowego. Problem ten związany jest z faktem, że od dnia 18 kwietnia 2020 r. obowiązuje przepis art. 98 ustawy z dnia 16 kwietnia 2020 r. o szczególnych instrumentach wsparcia w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-CoV-2, z którego wynika, że nieodebranych pism podlegających doręczeniu za potwierdzeniem odbioru przez operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe, których termin odbioru określony w zawiadomieniu o pozostawieniu pisma wraz z informacją o możliwości jego odbioru przypadał w okresie stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii, nie można uznać za doręczone w czasie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii oraz przed upływem 14 dni od dnia zniesienia tych stanów. Od tej zasady są pewne wyjątki, ale niestety nie w zakresie prawa pracy.

[1] Wyrok SN z dnia z dnia 24 sierpnia 2009 r. (sygn. I PK 58/09)

[2] E. Gniewek, P. Machnikowski (red.), Kodeks cywilny. Komentarz. Wyd. 9, Warszawa 2019

Wpis nie stanowi porady ani opinii prawnej w rozumieniu przepisów prawa oraz ma charakter wyłącznie informacyjny. Stanowi wyraz poglądów jego autora na tematy prawnicze związane z treścią przepisów prawa, orzeczeń sądów, interpretacji organów państwowych i publikacji prasowych. Kancelaria Ostrowski i Wspólnicy Sp.K. i autor wpisu nie ponoszą odpowiedzialności za ewentualne skutki decyzji podejmowanych na jego podstawie.