Jak co roku w grudniu w wielu firmach organizowane są tak zwane wigilie firmowe. Normą jest, że w takich świątecznych spotkaniach biorą udział nie tylko pracownicy, ale także współpracownicy – osoby prowadzące własną działalność gospodarczą, świadczące pracę na podstawie umów B2B, czy nawet goście z zewnątrz – np. kontrahenci. W związku z tym firmy mierzą się z problemem rozliczenia takiego spotkania w kosztach. O ile bowiem wydatki związane z uczestnictwem pracowników stanowią  niewątpliwie koszty uzyskania przychodu, to fiskus wyklucza możliwość ujęcia w kosztach wydatków przypadających na wspomnianych współpracowników czy gości z zewnątrz. Przeanalizujmy trzy najnowsze – bo tegoroczne – interpretacje indywidualne Dyrektora Krajowej Izby Skarbowej odnoszące się do tego właśnie zagadnienia.

W przypadku interpretacji indywidualnej z 11 września 2023 r. (0111-KDIB1-3.4010.346.2023.2.JG) wnioskodawcą była spółka IT, tworząca innowacyjne programy komputerowe. Spółka świadcząc swoje usługi korzysta m.in. z pomocy podwykonawców – specjalistów z sektora IT – prowadzących jednoosobowe działalności gospodarcze i współpracujących ze spółką na podstawie umów świadczenia usług w tzw. systemie B2B. Oprócz podwykonawców, spółka posiada stały zespół pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę. Spółka zapytała we wniosku o rozliczenie kosztów corocznego spotkania wigilijnego, w którym udział biorą także wspomniani podwykonawcy.

W wydanej interpretacji Dyrektor KIS uznał, że wydatki poniesione na organizację spotkania wigilijnego na rzecz podwykonawców nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów spółki. Zdaniem organu uczestnictwo takich osób w spotkaniu o charakterze stricte integracyjnym nie wpłynie na zwiększenie przychodów spółki bądź zabezpieczenie ich źródła. Wydatki te stanowią wydatki na reprezentację (wyłączone ustawowo z kosztów uzyskania przychodu), ponieważ ich głównym celem jest tworzenie lub poprawa wizerunku przedsiębiorcy wobec osób trzecich, niebędących pracownikami Wnioskodawcy. Umowa współpracy, zlecenia zakłada bowiem równorzędność i niezależność podmiotów i stwarza warunki do przyjęcia założenia, że jeden podmiot chce wykreować swój pozytywny wizerunek względem drugiego, w celu ułatwienia wzajemnej współpracy.

Z kolei przedmiotem interpretacji indywidualnej z 10 sierpnia 2023 r. (0111-KDIB2-1.4010.171.2023.3.KK) była uroczystość jubileuszowa, składająca się z dwóch części: oficjalnej uroczystości (konferencji), podczas której przedstawiona zostanie historia spółki, jej obecna struktura i wizja rozwoju, oraz bankietu połączonego z kolacją. Wnioskodawca – spółka zajmująca się sprzedażą hurtową produktów farmaceutycznych – zamierzała zaprosić na uroczystość, oprócz swoich pracowników, także kontrahentów – przedstawicieli hurtowni, które są klientami spółki i odbiorcami jej produktów.

Dyrektor KIS uznał, że wydatki poniesione w związku z uczestnictwem w uroczystości kontrahentów spółki (przedstawicieli hurtowni) nie będę mogły stanowić kosztów uzyskania przychodów, ponieważ stanowią one koszty reprezentacji. Zdaniem organu opisywane wydarzenie służy przede wszystkim budowaniu relacji z partnerami handlowymi poprzez wykreowanie pozytywnego wizerunku spółki. Uczestnictwo kontrahentów nie wpłynie na zwiększenie przychodów spółki, osoby te są wobec spółki podmiotami zewnętrznymi, a w stosunku do takich podmiotów podejmuje się działania o charakterze reprezentacyjnym.

Wreszcie w interpretacji indywidualnej z 10 maja 2023 r. (0111-KDIB1-1.4010.30.2023.5.KM) Dyrektor KIS analizował rozliczenie corocznego branżowego spotkania okolicznościowego o charakterze integracyjnym. Wnioskodawca – spółka produkcyjna – zaprasza na takie spotkanie szerokie grono: pracowników, współpracowników (osoby świadczące na rzecz spółki usługi w ramach prowadzonej działalności gospodarczej), byłych pracowników, członków zarządu wraz z osobami najbliższymi, inne osoby sprawujące funkcje kierownicze w spółce oraz spółkach powiązanych kapitałowo, członków rady nadzorczej, pracowników spółek powiązanych kapitałowo, współpracowników spółek powiązanych kapitałowo, kontrahentów, przedstawicieli lokalnych władz.

Dyrektor KIS zgodził się na uwzględnienie w kosztach wydatków związanych z uczestnictwem pracowników, byłych pracowników, członków zarządu wraz z osobami najbliższymi, oraz innych osób sprawujących funkcje kierownicze w spółce.

Natomiast w odniesieniu do wydatków związanych z uczestnictwem osób współpracujących na podstawie umów B2B ze spółką lub ze spółkami powiązanymi z nią kapitałowo, Dyrektor KIS zakwestionował możliwość uznania ich za koszty podatkowe. Organ podkreślił, że umowa cywilnoprawna zakłada równorzędność i niezależność podmiotów i stwarza warunki do przyjęcia założenia, że jeden podmiot chce wykreować swój pozytywny wizerunek względem drugiego. Tym samym, wydatki poniesione w części dotyczącej osób współpracujących stanowią koszty reprezentacji, wyłączone z kosztów uzyskania przychodów.

Podobnie organ uznał w przypadku osób sprawujących funkcje kierownicze w spółkach powiązanych kapitałowo, pracowników takich spółek, kontrahentów spółki oraz przedstawicieli lokalnych władz. Zdaniem organu wydatki poniesione na ich uczestnictwo w spotkaniu służą wyłącznie wykreowaniu pozytywnych relacji i stworzeniu pozytywnego wizerunku spółki na zewnątrz.

Powyższe restrykcyjne stanowisko fiskusa rodzi trudności w rozliczaniu wigilii firmowych. W jaki sposób rozdzielić wydatki przypadające na pracowników (stanowiące koszty uzyskania przychodu) i wydatki przypadające na współpracowników, czy gości z zewnątrz (nie stanowiące takich kosztów)? Nie sposób analizować wydatki związane z konkretnym uczestnikiem. Wydaje się, że właściwe będzie rozdzielenie ogółu wydatków proporcjonalnie, stosownie do liczby osób uczestniczących w wigilii, kwalifikujących się do jednej, czy drugiej grupy. Nie zawsze jednak będzie to takie proste.