Zgodnie z przepisem art. 237(3) § 1 Kodeku pracy, pracodawca jest obowiązany dostarczyć pracownikowi nieodpłatnie odzież i obuwie robocze spełniające wymagania określone w Polskich Normach jeżeli odzież własna pracownika może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu lub ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne lub bezpieczeństwa i higieny pracy. Ponadto pracodawca obowiązany jest zapewnić aby stosowana odzież robocza posiadała właściwości ochronne i użytkowe oraz zapewnić odpowiednio ich pranie, konserwację, naprawę, odpylanie i odkażanie. Jeżeli pracodawca nie może zapewnić prania odzieży roboczej, czynności te mogą być wykonywane przez pracownika, pod warunkiem wypłacania przez pracodawcę ekwiwalentu pieniężnego w wysokości kosztów poniesionych przez pracownika. Pracownicy nie mają obowiązku przedstawienia faktur czy rachunków dokumentujących poniesione wydatki. Niemniej jednak wysokość kosztów może być ustalana we wzajemnym porozumieniu pracodawcy i pracownika. Ustawodawca nie określił górnej granicy ekwiwalentu ani nie odwołał się do przepisów, które miałyby regulować tę wysokość.

Natomiast zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 6 Rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe wyłączona jest m.in. ekwiwalenty pieniężne za pranie odzieży roboczej, używanie odzieży i obuwia własnego zamiast roboczego. Zatem rodzi się pytanie jak ustalić ekwiwalent za pranie odzieży roboczej by móc wyłączyć go z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe?

Zwrócić należy uwagę, że wyraz „ekwiwalent” w myśl definicji słownikowych oznacza „równowartość, rzecz zawierającą w sobie wartość innej rzeczy” (internetowy Słownik Języka Polskiego SJP.pl), jak również „rzecz równą innej wartością” oraz „towar, w którym jest wyrażona wartość innego towaru” (Słownik języka polskiego wersja elektroniczna, sjp.pwn.pl). W rzeczywistości, zgodnie ze wskazaniami doktryny i judykatury, ww. przepis nakłada na pracodawcę obowiązek zwrotu poniesionych przez pracownika kosztów prania odzieży roboczej. Jeżeli pracownik korzysta z usług pralni powinien przedstawić pracodawcy rachunek za wykonaną usługę z żądaniem zwrotu poniesionych wydatków. Natomiast, gdy pracownik samodzielnie pierze odzież roboczą, pracodawca ma obowiązek wypłacenia mu ekwiwalentu w wysokości uzgodnionej z pracownikiem lub przedstawicielstwem pracowników. Nie może on jednak istotnie odbiegać od wartości uwzględniającej nakład pracy na ten cel oraz aktualne koszty (energii, wody, środków piorących itp.).

Z pewną pomocą w tej materii przychodzą nam interpretacje ZUS, z których jasno wynika, iż:

1. wymóg ekwiwalentu pieniężnego w sytuacji gdy pracodawca zapewnia każdemu z pracowników . Wypłacone w ten sposób środki pieniężne na pranie oraz używanie odzieży własnej przybiorą postać , o którym mową w § 2 ust. 1 pkt 6 przywołanego wyżej rozporządzenia, zatem nie będą mogły być wyłączone z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne (pismo ZUS z 6 grudnia 2016 r.);

2. wypłacany pracownikom ekwiwalent pieniężny za pranie odzieży roboczej w wysokości uzależnionej od konkretnego stanowiska pracy w powiązaniu z charakterem pracy, zakresem wykonywanych obowiązków i ilości prań w trakcie miesiąca, ustalony w oparciu o kalkulację jednostkową kosztów usługi prania w wybranych zakładach pralniczych na terenie całego kraju, jako przeciętny koszt jednostkowego prania odzieży roboczej będzie podlegał wyłączeniu z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne z tytułu stosunku pracy na podstawie § 2 ust. 1 pkt 6 ww. rozporządzenia (pisma ZUS z dnia 9 sierpnia 2016 r. i z dnia 8 marca 2018 r.).

Proszę pamiętać, że aby ekwiwalent za pranie był wyłączony z podstawy oskładkowania, to musi być traktowany przez pracodawcę jako przychód ze stosunku pracy (art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych). Zgodnie bowiem z treścią art. 18 ust. 1 i 2 oraz art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne osób będących m.in. pracownikami (art. 6 ust. 1 wskazanej ustawy} stanowi przychód w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy, z wyłączeniem:

1. przychodów wymienionych w § 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe,

2. wynagrodzeń za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną oraz zasiłków z ubezpieczeń społecznych.

Dla rozstrzygnięcia, czy dany przychód stanowi podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, a w konsekwencji czy powstaje obowiązek opłacania składek m.in. na te ubezpieczenia, decydujące znaczenie ma, czy dla celów podatkowych zostanie on zakwalifikowany jako przychód pracownika z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy.

Innym rozwiązaniem tego problemu może być  przygotowanie dla pracowników wzoru rozliczenia zawierającego: dane identyfikujące pracownika, liczbę prań w danym miesiącu, zestawienie poniesionych kosztów w postaci: kosztów energii elektrycznej (oszacowane z uwzględnieniem taryfy oraz zużycie prądu przez pralkę), kosztów zużytej wody, a także kosztów użytego środka do prania. Niektórzy próbują rozliczyć również koszty amortyzacji pralki, a także uwzględnić koszt pracy pracownika. Prowadzenie zbyt szczegółowych rozliczeń może prowadzić jednak do absurdów, a koszty wykazane przez pracowników mogą w sposób znaczny przewyższać koszty, jakie pracodawca poniósłby, gdyby zlecał pranie odzieży roboczej podmiotowi zewnętrznemu.

My jednak zalecalibyśmy, aby pracodawcy samodzielnie obliczyli koszty jednego prania biorąc pod uwagę wyżej wskazane składowe lub wskazali uśrednioną cenę z pralni w danym regionie oraz ocenili częstotliwość, z jaką pracownicy powinni prać powierzoną im odzież (niewątpliwie inaczej będzie się ona kształtowała w przypadku pracowników zatrudnionych na stanowiskach robotniczych, a inaczej produkcyjnych) i na tej podstawie – w wewnętrznym akcie prawnym regulującym kwestię zasad zapewnienia i gospodarowania odzieżą roboczą – określić górny limit, jaki przysługuje pracownikom za pranie odzieży roboczej we własnym zakresie. Warto to zrobić na tyle dokładnie, aby w razie potrzeby móc wykazać, że wycena jest poparta dokonanymi wyliczeniami.

Jesteśmy ciekawe jak u Państwa kształtuje się kwestia ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej? Może powyższy artykuł da przyczynek do wprowadzenia stosownych zmian przez niektórych pracodawców.

Wpis nie stanowi porady ani opinii prawnej w rozumieniu przepisów prawa  oraz ma charakter wyłącznie  informacyjny. Stanowi  wyraz poglądów jego  autora na tematy prawnicze związane z treścią przepisów prawa, orzeczeń sądów, interpretacji organów państwowych i publikacji prasowych. Kancelaria Ostrowski i Wspólnicy Sp.K. i autor wpisu nie ponoszą odpowiedzialności za ewentualne skutki decyzji podejmowanych na jego podstawie.