Pracodawcy coraz częściej chcą widzieć więcej i wiedzieć niemal wszystko, o tym co się dzieje w ich zakładzie pracy. Czy postępują zgodnie z prawem, gdy kontrolują pracę załogi podglądając ich niczym „Wielki Brat” ? Jak daleko możemy posunąć się „śledząc” pracowników w pracy? W dzisiejszym wpisie przyjrzymy się projektowanym zmianom kodeksu pracy w zakresie monitoringu w miejscu pracy.

Monitoring, czyli …?

Podchodząc słownikowo do tego tematu wyjaśnijmy, że „monitoring” oznacza stałą obserwację i kontrolę jakichś procesów lub zjawisk oraz stały nadzór nad jakimś obiektem chronionym. Już nie jest rzadkością widok kamery przemysłowej w sklepie, na fasadach budynków czy nawet jako element sygnalizacji świetlnej. A co z miejscem pracy? Dla wielu osób, rzeczą naturalną jest monitorowanie procesu pracy. Czy istnieje ku temu podstawa prawna?

Obecnie ta kwestia nie jest uregulowana przepisami prawa. Ale już niedługo się to zmieni ;). Kwestia ta została poruszona zarówno w projekcie ustawy – przepisy wprowadzające ustawę  o ochronie danych osobowych (projekt z dnia 12 września 2017 r. w związku z wejściem w życie RODO), a także przez projekt całkiem nowego Kodeksu pracy, przyjęty przez Komisję Kodyfikacyjną Prawa Pracy (projekt z marca 2018 r.).

Monitoring wizyjny w miejscu pracy

Projektowane przepisy zakładają, że dla zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę, pracodawca podejmuje decyzję o wprowadzeniu szczególnego nadzoru nad miejscem pracy lub terenem wokół zakładu pracy w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu jeżeli uzna to za koniczne.  Projekt nowego kodeksu pracy zakłada szerszy katalog powodów stosowania monitoringu, dodając do tego kontrolę jakości produkcji lub wykonywanych usług. Tak zebrane dane osobowe, pracodawca będzie uprawniony przetwarzać wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane i przechowywać przez okres niezbędny dla ich realizacji.

Co kluczowe, oba projekty wprost wykluczają możliwość stosowania monitoringu wizyjnego, jako środka kontroli wykonywania pracy przez pracownika! Cel ma być bowiem określony poprzez ustawowy katalog zamknięty.

Naturalnym wydaje się , że monitoring nie mógłby obejmować pomieszczeń, które nie są przeznaczone do wykonywania pracy tj. pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek lub palarni.

Taki monitoring to także dodatkowe obowiązki pracodawcy. Obok zabezpieczeń technicznych i organizacyjnych zbioru danych, pracodawca będzie zobowiązany informować pracowników o wprowadzeniu monitoringu, w sposób przyjęty u danego pracodawcy, nie później niż 14 dni przed uruchomieniem monitoringu lub ogólnie przed dopuszczeniem pracownika do pracy.

Czy zapisy z kamer to zbiór danych osobowych?

Odpowiedź na to pytanie zapadła już w 2014 r. w wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie (sygn. II SA/Wa 2393/13, LEX nr 1480308), w którym Sąd uznał, że  system monitoringu wizyjnego, pozwalający na identyfikację osób, jest zbiorem danych osobowych i podlega przepisom ustawy o ochronie danych osobowych (u.o.d.o.).

W takiej sytuacji podmiot będący administratorem tychże danych (pracodawca) musi przede wszystkim spełnić obowiązek informacyjny, wynikający z art. 24 i 25 u.o.d.o., tj. poinformować osoby podlegające nagrywaniu. Nie możemy zapominać o zbliżającym się RODO (rozporządzeniu unijnym w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych). Wspomniany obowiązek informacyjny w RODO ulega bowiem znacznemu rozszerzeniu.

Inne formy monitoringu

Jak wyjaśniliśmy już na samym początku, monitoring to każdy przejaw obserwacji lub kontroli. Mówiąc więc o monitoringu nie możemy jedynie ograniczać się do klasycznego zapisu z kamer przemysłowych. Stosunek pracy sam z siebie zakłada formę kontroli – pracownicy wykonują pracę pod kierownictwem.

Pracodawco, przeglądając pocztę służbową, zawartość komputerów oraz nośników – monitorujesz, bo takie działania to nic innego jak monitoring ;). Takie formy monitoringu nie są jednak prawnie w żaden sposób uregulowane. Ale spokojnie, są dopuszczalne, bowiem obecnie żaden przepis nie wyłącza takiej możliwości kontroli.  

Hulaj duszo, przepisów nie ma? – oj nie – bowiem powyższe nie oznacza pełnej „samowolki” pracodawcy w tym zakresie. Kontrola powinna być proporcjonalna, a jej możliwość wprost przewidziana w przepisach wewnątrzzakładowych – tak by pracownicy mieli o tym fakcie pełną świadomość.

Wspomniany już wcześniej projekt Komisji Kodyfikacyjnej Prawa Pracy całkiem nowego kodeksy pracy, w sposób ogólnikowy stara się jednak uregulować kwestie innych form monitoringu. W obecnym kształcie projektu przeczytamy, że pracodawca może kontrolować wykonywanie pracy przez pracownika przy użyciu środków technicznych, z wyłączeniem środków, o stosowaniu których pracodawca nie poinformował pracownika. Czy jednak ta kwestia znajdzie swój finał w przyjętym i obowiązującym akcie prawnym – czas pokaże 😉

Monitoring to także GPS!

Już na tle obowiązujących dotąd regulacji liczne kontrowersje budził fakt monitorowania GPS-em samochodów służbowych, w tym poza godzinami pracy.

Pracodawca po godzinach pracy pracownika nie jest w żaden sposób uprawniony do przetwarzania danych o jego lokalizacji – a więc de facto kontrolowania życia prywatnego pracownika.

Decydując się na monitorowanie lokalizacji, pracodawca musi spełniać pewne warunki:

1. zgodny z prawem cel kontroli;

2. obowiązek poszanowania dóbr osobistych pracownika;

3. legalność przetwarzanych danych osobowych oraz respektowanie zasady proporcjonalności (adekwatności) środka kontroli;

Informacja odnosząca się do miejsca w jakim znajduje się dany pracownik stanowi dobro osobiste pracownika. Pracodawca uprawniony jest do kontroli położenia pracownika mobilnego (korzystającego z samochodu służbowego) z uwagi na fakt, iż w tym czasie powinien on wykonywać powierzone mu przez pracodawcę zadania. Dopiero w przypadku zawnioskowanych przerw w pracy udzielonych przez pracodawcę, nie przysługuje już uprawnienie do lokalizacji w tym okresie. To samo w sytuacji gdy pracodawca udostępnienia pracownikowi samochód służbowy do celów prywatnych po godzinach pracy. Musi istnieć możliwość wyłączenia systemu GPS, a pracodawca nie jest uprawniony do pozyskiwania danych o lokalizacji za czas „po pracy”.

Wpis nie stanowi porady ani opinii prawnej w rozumieniu przepisów prawa  oraz ma charakter wyłącznie  informacyjny. Stanowi wyraz poglądów jego  autora na tematy prawnicze związane z treścią przepisów prawa, orzeczeń sądów, interpretacji organów państwowych i publikacji prasowych. Kancelaria Ostrowski i Wspólnicy Sp.K. i autor wpisu nie ponoszą odpowiedzialności za ewentualne skutki decyzji podejmowanych na jego podstawie.