Celem wprowadzenia zmian ułatwiających pracownikom realizację uprawnień pracowniczych Sejm w dn. 16 maja 2019 r. przyjął ustawę o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw. Przedmiotowa nowelizacja wchodzi w życie w dn. 7 września 2019 r. Zmiany wprowadzone w Kodeksie pracy dotyczą m.in. kwestii związanych z wydawaniem świadectw pracy. Równolegle planowana jest również zmiana rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy (dalej: rozporządzenie).
Odtąd pracodawca, zgodnie z przepisami kodeksu pracy – jeżeli nie zamierza nawiązać z pracownikiem kolejnego stosunku pracy w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy, będzie obowiązany wydać mu świadectwo pracy w dniu, w którym następuje ustanie stosunku pracy (nie jak dotąd niezwłocznie). Jednocześnie ustawodawca wprost w przepisach kodeksu pracy uregulował sytuację, w której z przyczyn obiektywnych wydanie świadectwa pracy pracownikowi albo osobie przez niego upoważnionej w tym terminie nie jest możliwe. Pracodawca wówczas w ciągu 7 dni od dnia upływu tego terminu przesyła świadectwo pracy pracownikowi lub tej osobie za pośrednictwem operatora pocztowego albo doręcza je w inny sposób. Świadectwo pracy jak dotąd dotyczyć ma okresu lub okresów zatrudnienia, za które dotychczas nie wydano świadectwa pracy.
Oznacza to, że regulacja obecnie zawarta w rozporządzeniu zostanie przeniesiona w całości do Kodeksu pracy. Tym samym ten przepis rozporządzenia wymaga uchylenia, co proponuje się w projekcie zmiany przedmiotowego rozporządzenia.
Pracownik będzie mógł też w ciągu 14 dni (nie jak obecnie w ciągu 7 dni) od otrzymania świadectwa pracy wystąpić z wnioskiem do pracodawcy o sprostowanie świadectwa pracy. W razie nieuwzględnienia wniosku pracownikowi przysługiwać będzie, w ciągu 14 dni (nie jak obecnie w ciągu 7 dni) od zawiadomienia o odmowie sprostowania świadectwa pracy, prawo wystąpienia z żądaniem jego sprostowania do sądu pracy. Novum jest uregulowanie sytuacji, w której pracodawca nie zawiadomi o odmowie sprostowania świadectwa pracy, wówczas żądanie sprostowania świadectwa pracy wnosić się będzie do sądu pracy.
Tym samym ze względu na znaczenie świadectwa pracy dla pracownika jako dokumentu potwierdzającego przebieg zatrudnienia i niezbędnego do uzyskania różnego rodzaju świadczeń proponuje się wydłużenie terminów do wystąpienia z wnioskiem o sprostowanie świadectwa pracy do pracodawcy oraz żądaniem jego sprostowania do sądu pracy. Obowiązujący obecnie 7-dniowy termin jest bowiem zbyt krótki. Stosunkowo często zdarzają się sytuacje, gdy nieprawidłowości w treści świadectwa pracy ujawniane są później niż po upływie 7 dni od daty otrzymania tego dokumentu. Dostrzeżenie nieprawidłowości w świadectwie pracy po upływie ww. terminu praktycznie wyklucza możliwość sprostowania tego dokumentu na drodze sądowej [1]. Uprzednie wystąpienie przez pracownika do pracodawcy o sprostowanie świadectwa pracy stanowi bowiem materialno-prawną przesłankę powództwa o sprostowanie świadectwa pracy. Niewystąpienie z wnioskiem reklamacyjnym o sprostowanie świadectwa pracy przed wytoczeniem powództwa powoduje jego oddalenie. Terminy przewidziane w art. 97 § 2(1) k.p. są terminami prawa materialnego, stąd oddala się powództwo, gdy pozew został wniesiony po upływie terminów określonych w tym przepisie, jeżeli ich nie przywrócono [2]. Obecnie zatem, jeżeli pracownik wystąpi do pracodawcy z wnioskiem o sprostowanie świadectwa pracy po upływie 7 dni od daty otrzymania tego dokumentu, a pracodawca odmówi uwzględnienia wniosku, to powództwo pracownika ma niewielkie szanse powodzenia, prawdopodobnie zostanie oddalone bez badania merytorycznej zasadności.
Konieczne jest, aby rozporządzenie było spójne z ww. regulacją. Dlatego proponuje się, aby tej zmianie brzmienia rozporządzenia towarzyszyła korekta pomocniczego wzoru świadectwa pracy polegająca na odpowiedniej zmianie pouczenia zawartego w świadectwie pracy.
Jednocześnie z pouczenia już nie ma wynikać obowiązek pracodawcy wskazania pracownikowi konkretnego sądu pracy właściwego do wniesienia powództwa. Wskazuje się, że obowiązek taki nie wynika bowiem z przepisów Kodeksu pracy. Jednocześnie przepisy kodeksu postępowania cywilnego w sprawach z zakresu prawa pracy wskazują na właściwość przemienną, a wybór między sądami należy do pracownika [3].
Ustawodawca celem uporządkowania przysługujących pracownikowi roszczeń dotyczących świadectwa pracy, uregulował również uprawnienie pracownika do wystąpienia, w przypadku niewydania przez pracodawcę świadectwa pracy, z roszczeniem o zobowiązanie pracodawcy do wydania świadectwa pracy do sądu pracy. W wyroku uwzględniającym żądanie zobowiązania pracodawcy do wydania świadectwa pracy, sąd określi treść świadectwa pracy. Jeżeli określenie wszystkich faktów wymienionych w tych przepisach będzie niemożliwe, w wyroku określać się będzie co najmniej okres i rodzaj wykonywanej pracy, wymiar czasu pracy, zajmowane stanowiska oraz tryb rozwiązania albo okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy, a w sytuacji gdy określenie trybu rozwiązania albo okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy również będzie niemożliwe – wskazywać się będzie, że rozwiązanie stosunku pracy nastąpiło za wypowiedzeniem dokonanym przez pracodawcę. Co istotne, prawomocny wyrok zobowiązujący pracodawcę do wydania świadectwa pracy zastępować będzie to świadectwo.
W praktyce problem pojawiać się może w sytuacji, gdy egzekucja wydania świadectwa pracy nie może być prowadzona, np. ze względu na faktyczną likwidację podmiotu będącego pracodawcą bądź brak organów lub osób umocowanych do działania w jego imieniu. Tymczasem brak świadectwa pracy stanowi istotne utrudnienie dla pracownika, w szczególności ustalenie okresów zatrudnienia dla celów związanych z ubezpieczeniem społecznym, a także realizacją innych uprawnień pracowniczych związanych z tzw. ogólnym stażem pracy lub dokonanie takich czynności, jak chociażby rejestracja jako bezrobotny albo poszukujący pracy. Dlatego zgodnie z obowiązującą od 7 września regulacją, jeżeli pracodawca nie istnieje albo z innych przyczyn wytoczenie przeciwko niemu powództwa o zobowiązanie pracodawcy do wydania świadectwa pracy jest niemożliwe, pracownikowi przysługuje prawo wystąpienia do sądu pracy z żądaniem ustalenia uprawnienia do otrzymania świadectwa pracy.
W postanowieniu uwzględniającym żądanie ustalenia uprawnienia do otrzymania świadectwa pracy sąd określi treść świadectwa. Jeżeli określenie wszystkich faktów wymienionych w tych przepisach będzie niemożliwe, w postanowieniu określi się co najmniej okres i rodzaj wykonywanej pracy, wymiar czasu pracy, zajmowane stanowiska oraz tryb rozwiązania albo okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy, a w sytuacji gdy określenie trybu rozwiązania albo okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy również będzie niemożliwe – wskazywać się będzie, że rozwiązanie stosunku pracy nastąpiło za wypowiedzeniem dokonanym przez pracodawcę. Również prawomocne postanowienie ustalające uprawnienie do otrzymania świadectwa pracy zastępować będzie to świadectwo.
W przypadku wystąpienia z żądaniem zobowiązania pracodawcy do wydania świadectwa pracy, jeżeli okaże się, że pracodawca nie istnieje albo z innych przyczyn wytoczenie przeciwko niemu powództwa jest niemożliwe, sąd rozpozna żądanie w postępowaniu nieprocesowym jako żądanie ustalenia uprawnienia do otrzymania świadectwa pracy. Z drugiej strony – również jeżeli wytoczenie powództwa o zobowiązanie pracodawcy do wydania świadectwa pracy jest możliwe, sąd rozpozna żądanie w procesie jako żądanie zobowiązania pracodawcy do wydania świadectwa pracy.
Z powyższymi żądaniami można wystąpić w każdym czasie przed upływem terminu przedawnienia.
Korzystając z przeprowadzanej zmiany rozporządzenia, proponuje się, aby do otrzymania kopii świadectwa pracy uprawnione były tylko osoby, o których mowa w art. 94(12) Kodeksu pracy. Zmianę taką należy uznać za uzasadnioną. Skoro osoba upoważniona przez pracownika, jak również osoba będąca spadkobiercą pracownika niebędąca członkiem rodziny, o którym mowa w art. 94(12) Kodeksu pracy, nie są w świetle tego przepisu uprawnione do otrzymania kopii dokumentacji pracowniczej, nie powinny też mieć prawa do uzyskania kopii świadectwa pracy [4].
Ponieważ przepisy Kodeksu pracy nakładają na pracodawcę obowiązek niszczenia dokumentacji pracowniczej w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści (w terminie do 12 miesięcy po upływie okresu przechowywania), a z rozporządzenia wynika, że w przypadkach, w których pracodawca wydaje pracownikowi nowe świadectwo pracy, ma obowiązek usunąć z akt osobowych pracownika i zniszczyć poprzednio wydane świadectwo pracy, to proponuje się doprecyzować brzmienie regulacji zawartej w rozporządzeniu o stwierdzenie, że pracodawca ma zniszczyć poprzednio wydane świadectwo pracy w sposób uniemożliwiający odtworzenie jego treści.
Ponadto każda strona pomocniczego wzoru świadectwa pracy ma zostać wyposażona w domyślny stały fotokod (kod QR) w prawym górnym rogu strony. Kod będzie obejmował: rodzaj dokumentu, numer strony i jej orientację oraz ogólną liczbę stron. Ponadto na pierwszej stronie wzoru zakodowana treść obejmowałaby również pouczenie. Natomiast kod na ostatniej stronie wzoru zawierałby również informację o miejscu złożenia podpisu.
Powyższa zmiana ma stanowić rozwiązanie prodostępnościowe. Osoby używające odpowiednio oprogramowanych urządzeń przenośnych (np. smartfonów) będą mogły bowiem odczytywać fotokody. Dzięki temu rozwiązaniu np. były pracownik z dysfunkcją wzroku ma zidentyfikować świadectwo pracy, a także mieć pewność co do kompletności dokumentu. Natomiast osoba sporządzająca świadectwo z dysfunkcją wzroku będzie mogła po wydrukowaniu dokumentu samodzielnie go zidentyfikować i podpisać [5].
[1] uzasadnienie nowelizacji Kodeksu pracy
[2] wyrok Sądu Najwyższego z dn. 15 grudnia 2009 r., sygn. akt II 156/09
[3] uzasadnienie nowelizacji rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy
[4] ibidem
[5] ibidem
Wpis nie stanowi porady ani opinii prawnej w rozumieniu przepisów prawa oraz ma charakter wyłącznie informacyjny. Stanowi wyraz poglądów jego autora na tematy prawnicze związane z treścią przepisów prawa, orzeczeń sądów, interpretacji organów państwowych i publikacji prasowych. Kancelaria Ostrowski i Wspólnicy Sp.K. i autor wpisu nie ponoszą odpowiedzialności za ewentualne skutki decyzji podejmowanych na jego podstawie.
