Zgodnie z nowo dodanym przepisem art. 188[¹] Kodeku pracy (dalej: k.p.), który wszedł w życie w dniu 26 kwietnia 2023 r., pracownik wychowujący dziecko, do ukończenia przez nie 8 roku życia, może złożyć wniosek w postaci papierowej lub elektronicznej o zastosowanie do niego elastycznej organizacji pracy.

Za elastyczną organizację pracy, uważa się:

1 pracę zdalną – czyli pracę, która może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Pracodawca musi pamiętać o ustaleniu z pracownikiem następujących kwestii:

• zasad pokrywania przez pracodawcę kosztów, o których mowa w art. 67[²⁴] § 1 pkt 2 lub 3 k.p.;
• zasad ustalania ekwiwalentu pieniężnego, o którym mowa w art. 67[²⁴] § 3 k.p., lub ryczałtu, o którym mowa w art. 67[²⁴] § 4 k.p.;
• zasad porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;
• zasad kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;
• zasad kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy;
• zasad kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych;
• zasad instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych.

Ponadto pracownik musi być zapoznany z oceną ryzyka oraz z Informacją o zasadach bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej, o której mowa w art. 67[³¹] § 5 k.p., jak również powinien złożyć oświadczenie, że na stanowisku pracy zdalnej w miejscu wskazanym przez niego i  uzgodnionym z pracodawcą są zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki tej pracy

2 system przerywanego czasu pracy, o którym mowa w art. 139 k.p., a który według z góry ustalonego rozkładu przewiduje nie więcej niż jedną przerwę w pracy w ciągu doby, trwającą nie dłużej niż 5 godzin. Wprowadzenie tego systemu musi uzasadniać rodzaj pracy lub jej organizacja. Przerwy nie wlicza się do czasu pracy, jednakże za jej czas pracownikowi przysługuje prawo do połowy wynagrodzenia należnego za czas przestoju, czyli wynikające z jego osobistego zaszeregowania, określonego stawką godzinową lub miesięczną, a jeżeli taki składnik wynagrodzenia nie został wyodrębniony przy określaniu warunków wynagradzania – 60% wynagrodzenia. W każdym przypadku wynagrodzenie to nie może być jednak niższe od wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę, ustalanego na podstawie odrębnych przepisów.

Systemu przerywanego czasu pracy nie stosuje się do pracownika objętego równoważnymi systemami pracy, o którym mowa w art. 135-138 k.p., system skróconego tygodnia pracy, o którym mowa w art. 143 k.p. i system z przedłużonym dobowym wymiarem czasu pracy, o którym mowa w art. 144 k.p. Należy pamiętać, że harmonogram pracy przy takim systemie musi zapewniać dobowy i tygodniowy odpoczynek.

3 system skróconego tygodnia pracy, o którym mowa art. 143 k.p., w którym dopuszczalne jest wykonywanie pracy przez pracownika przez mniej niż 5 dni w ciągu tygodnia, przy równoczesnym przedłużeniu dobowego wymiaru czasu pracy, nie więcej niż do 12 godzin, w okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 1 miesiąca.

4 system pracy weekendowej, o którym mowa art. 144 k.p., w którym praca świadczona jest wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta, a dobowy wymiar czasu pracy, może być przedłużony nie więcej jednak niż do 12 godzin, w okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 1 miesiąca. System weekendowego czasu pracy może prowadzić do niewyczerpania maksymalnego wymiaru czasu pracy w danym okresie rozliczeniowym, zatem warto pomyśleć o zmianie wymiaru etatu, bowiem jeśli pracodawca utrzyma pełen etat, wówczas nie może pomniejszać wynagrodzenia pracownika za nieprzepracowany czas z powodu niewystarczającej liczby weekendów i świąt w okresie rozliczeniowym.

5 ruchomy rozkład czasu pracy, o których mowa w art. 140[¹] k.p., który może przewidywać różne godziny rozpoczynania pracy w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracowników dniami pracy lub który może przewidywać przedział czasu, w którym pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w dniu, który zgodnie z tym rozkładem jest dla pracownika dniem pracy. Wykonywanie pracy zgodnie z ruchomym rozkładami czasu pracy, nie może naruszać prawa pracownika do dobowego i tygodniowego odpoczynku, o których mowa w art. 132 i 133 k.p. Co istotne w ruchomych rozkładach czasu pracy, ponowne wykonywanie pracy w tej samej dobie nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych.

6 indywidualny rozkład czasu pracy, o których mowa w art. 142 k.p., który jest stosowany na pisemny wniosek pracownika na podstawie którego pracodawca może ustalić indywidualny rozkład czasu pracy w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty. Indywidualny rozkład czasu pracy może polegać na wprowadzeniu niestandardowych godzin rozpoczynania i kończenia pracy, liczby godzin pracy w poszczególnych dniach w systemie pozwalającym na wydłużenie dobowego wymiaru, terminów dni wolnych od pracy, sposobu wykorzystywania przerw w pracy, czy pracy wyłącznie na jedną zmianę.

7 obniżenie wymiaru czasu pracy, np. z całego etatu do 7/8, 3/4, czy 1/2.

Wniosek o elastyczna organizację czasu pracy

Wniosek składa się w terminie nie krótszym niż 21 dni przed planowanym rozpoczęciem korzystania z elastycznej organizacji pracy. Takie rozwiązanie ma na celu umożliwienie pracodawcy przygotowania się na ewentualną absencję pracownika (np. w przypadku złożenia wniosku o obniżenie wymiaru czasu pracy) i zapewnienia odpowiedniej organizacji pracy, tak aby korzystanie z elastycznej organizacji czasu pracy nie zaburzało organizacji konkretnego działu w ramach struktury organizacyjnej pracodawcy. We wniosku wskazuje się:

• 1) imię i nazwisko oraz datę urodzenia dziecka;
• 2) przyczynę konieczności skorzystania z elastycznej organizacji pracy;
• 3) termin rozpoczęcia i zakończenia korzystania z elastycznej organizacji pracy;
• 4) rodzaj elastycznej organizacji pracy, z której pracownik planuje korzystać.

Pracodawca rozpatruje wniosek, uwzględniając:

• potrzeby pracownika, w tym termin oraz przyczynę konieczności korzystania z elastycznej organizacji pracy,
• własne potrzeby i możliwości, w tym konieczność zapewnienia normalnego toku pracy, organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika.

Następnie pracodawca informuje pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej o uwzględnieniu wniosku albo o przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku, albo o innym możliwym terminie zastosowania elastycznej organizacji pracy niż wskazany we wniosku, w terminie 7 dni od dnia otrzymania wniosku. Powyższe oznacza, że pracodawca nie jest związany wnioskiem pracownika o elastyczną organizację pracy, gdyż nie można wykluczyć, że w niektórych przypadkach wyrażenie przez pracodawcę zgody na wniosek pracownika będzie obiektywnie niemożliwy.

Wydaje się również możliwe wyrażenie przez pracodawcę zgody na wykonywanie pracy w elastycznej organizacji czasu pracy wyłącznie do części okresu, o który występował pracownik. W takiej jednak sytuacji pracodawca powinien uzasadnić przyczynę odmowy udzielenia zgody na wykonywanie przez pracownika pracy  w elastycznej organizacji czasu pracy przez cały wskazany przez niego okres.

W tym miejscu należy również wspomnieć, że przepis art. 188[¹] k.p. nie przewiduje limitu wniosków pracownika o elastyczną organizację pracy. Zatem o ile pracownik formalnie będzie mógł ponawiać wniosek o elastyczną organizację pracy, o tyle pracodawca, jeżeli nie zmienią się okoliczności, będzie mógł w uzasadnieniu odmowy poddawać za każdym razem te same przyczyny.

Powrót do dotychczasowej organizacji pracy

Pracownik korzystający z elastycznej organizacji pracy może w każdym czasie złożyć wniosek w postaci papierowej lub elektronicznej o powrót do poprzedniej organizacji pracy przed upływem wskazanego we wniosku terminu zakończenia korzystania z niej, gdy uzasadnia to zmiana okoliczności będąca podstawą do korzystania przez pracownika z elastycznej organizacji pracy.

Pracodawca, po rozpatrzeniu wniosku, z uwzględnieniem te same okoliczności, co w przypadku wystąpienia przez pracownika z wnioskiem o możliwość korzystania z elastycznej organizacji czasu pracy – informuje pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej o uwzględnieniu albo przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku, albo o możliwym terminie powrotu do pracy, w terminie 7 dni od dnia otrzymania wniosku.

Ochrona

Złożenie przez pracownika wniosku o elastyczną organizację czasu pracy nie może stanowić przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie umowy o pracę lub jej rozwiązanie bez wypowiedzenia przez pracodawcę i przyczyny uzasadniającej prowadzenie przygotowania do wypowiedzenia lub rozwiązania stosunku pracy bez wypowiedzenia. Pracodawca będzie musiał udowodnić, że przy rozwiązywaniu umowy o pracę kierował się powodem innym niż złożenie ww. wniosku.

Konsekwencje

Katalog wykroczeń przeciwko prawom pracowniczym został rozszerzony. I między innymi kto, będąc pracodawcą lub działając w jego imieniu naruszy przepisy o elastycznej organizacji pracy będzie podlegał karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł.

Możliwość elastycznej organizacji pracy w pragmatykach służbowych

W tym miejscu warto wspomnieć, że np. w Karcie Nauczyciela została wyłączona możliwość skorzystania przez nauczycieli z elastycznej organizacji czasu pracy.[1] Podobnie w innych ustawach choćby o Policji, Straży Granicznej, Państwowej Straży Pożarnej.

Podsumowanie

Zgodnie z jednym z motywów dyrektywy work – life balance możliwość dostosowania przez pracowników ich rozkładów pracy do osobistych potrzeb i preferencji, ma zachęcić pracowników będących rodzicami i opiekunów do pozostania na rynku pracy. Czy to rozwiązanie postrzegane przez pracodawców jako kolejne uprawnienie pracowników utrudniający im organizację pracy w swoich zakładach pracy, nie jest jednak korzystne dla pracodawców? Pozwala ono pracodawcom jednak na zachowanie większej ilości aktywnych zasobów ludzkich w organizacji. Czas pokarze czy podejście pracodawców do tej instytucji się zmieni.

---

[1] Art. 67f ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. – Karta Nauczyciela

Wpis nie stanowi porady ani opinii prawnej w rozumieniu przepisów prawa oraz ma charakter wyłącznie informacyjny. Stanowi wyraz poglądów jego autora na tematy prawnicze związane z treścią przepisów prawa, orzeczeń sądów, interpretacji organów państwowych i publikacji prasowych. Kancelaria Ostrowski i Wspólnicy Sp.K. i autor wpisu nie ponoszą odpowiedzialności za ewentualne skutki decyzji podejmowanych na jego podstawie.

TAGI: elastyczne warunki pracy, praca weekendowa, praca zdalna, skrócony tydzień pracy, systemy czasu pracy, uprawnienia rodzicielskie, work-life balance