W dniu 4 maja 2019 r. weszła w końcu w życie ustawa z dnia 21 lutego 2019 r. o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych). W niniejszym artykule opiszemy zmiany w zakresie regulacji dotyczących monitoringu stosowanego przez pracodawców oraz w zakresie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych.

Zmiany zawarte w ww. ustawie dotknęły również obowiązującego od dnia 25 maja 2018 r. przepisu art. 22(2) Kodeksu pracy, który dotyczy monitoringu zakładu pracy lub terenu wokół zakładu pracy, poprzez wprowadzenie regulacji wyłączającej możliwość monitorowania pomieszczeń zakładowej organizacji związkowej. W opinii projektodawcy monitoring pomieszczeń związkowych rodzi duże prawdopodobieństwo naruszenia zasady wolności i niezależności związków zawodowych. Ponadto w ustawie zostało doprecyzowane, że instalacja monitoringu wizyjnego w pomieszczeniach sanitarnych wymaga dodatkowo – oprócz wystąpienia przesłanek wskazanych w art. 22(2) § 2 zdanie pierwsze (ma być niezbędna do realizacji celu zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia lub kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę i nie naruszy to godności oraz innych dóbr osobistych pracownika, w szczególności poprzez zastosowanie technik uniemożliwiających rozpoznanie przebywających w tych pomieszczeniach osób), uzyskania przez pracodawcę uprzedniej zgody zakładowej organizacji związkowej, a jeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa – uprzedniej zgody przedstawicieli pracowników wybranych w trybie przyjętym u danego pracodawcy. Zdaniem projektodawcy pozwoli to na ochronę prywatności pracowników, a jednocześnie pracodawca zyska możliwość przekonania pracowników (w tym związków zawodowych) do stosowania ww. monitoringu w przypadku, gdy przemawiają za tym potrzeby pracodawcy (oraz gdy nie naruszy to godności i innych dóbr osobistych pracowników).

W tym miejscu należy wspomnieć o przepisach przejściowych, z których wynika, że pracodawca, który w dniu wejścia w życie ustawy z dnia 21 lutego 2019 r. stosuje monitoring pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej w terminie 14 dni od dnia wejścia jej w życie ustawy zaprzestaje stosowania monitoringu takich pomieszczeń, o czym niezwłocznie informuje zakładową organizację związkową. Natomiast w zakresie monitorowania pomieszczeń sanitarnych, pracodawca jest zobowiązany do uzyskania zgody na dalsze stosowanie monitoringu zakładowej organizacji związkowej, a jeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa – zgody przedstawicieli pracowników wybranych w trybie przyjętym u danego pracodawcy, nie później niż w terminie 30 dni od dnia wejścia w życie ustawy z dnia 21 lutego 2019 r. W terminie 3 dni od dnia odmowy udzielenia zgody albo od dnia upływu 30-dniowego terminu na jej udzielenie, pracodawca ma zaprzestać stosowania monitoringu takich pomieszczeń, o czym niezwłocznie ma poinformować zakładową organizację związkową albo przedstawicieli pracowników.

Dodatkowo w art. 229 Kodeksu pracy wprowadzono zmiany redakcyjne oraz doprecyzowujące zakres orzeczeń lekarskich, których może żądać pracodawca oraz tryb zwrotu orzeczeń.

Przechodząc natomiast do zmian w zakresie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych chciałybyśmy przypomnieć, że  generalną zasadą jest uwzględnianie sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z ZFŚS przy przyznawaniu jej ulgowych usług i świadczeń z funduszu oraz ustalaniu ich wysokości. Szczegółowe zasady i warunki ustalania sytuacji socjalnej osób uprawnionych, w tym ich potwierdzania są przedmiotem Regulaminu ZFŚS. Obowiązek przetwarzania przez pracodawcę danych osobowych osób uprawnionych do korzystania z funduszu, w tym danych wrażliwych, gdyż dotyczących ich sytuacji zdrowotnej, na potrzeby zakładowej działalności socjalnej wymagał więc sprecyzowania i dostosowania do regulacji zawartych w RODO, w związku z tym ustawodawca dodał do art. 8 ust. 1 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych następujące zmiany:

• Udostępnienie pracodawcy danych osobowych osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu, w celu przyznania ulgowej usługi i świadczenia oraz dopłaty z Funduszu i ustalenia ich wysokości ma następować w formie oświadczenia. Pracodawca może żądać udokumentowania danych osobowych jedynie w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia. Potwierdzenie może odbywać się w szczególności na podstawie oświadczeń i zaświadczeń o sytuacji życiowej (w tym zdrowotnej), rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu (ust. 1a);

• Do przetwarzania danych osobowych dotyczących zdrowia mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie do przetwarzania takich danych wydane przez pracodawcę. Osoby dopuszczone do przetwarzania takich danych są obowiązane do zachowania ich w tajemnicy (ust. 1b);

• Pracodawca ma przetwarzać dane osobowe przez okres niezbędny do przyznania ulgowej usługi i świadczenia, dopłaty z Funduszu oraz ustalenia ich wysokości, a także przez okres niezbędny do dochodzenia praw lub roszczeń (ust. 1c);

• Pracodawca ma dokonywać przeglądu danych osobowych nie rzadziej niż raz w roku kalendarzowym w celu ustalenia niezbędności ich dalszego przechowywania. W konsekwencji tego przeglądu pracodawca ma usuwać dane osobowe, których dalsze przechowywanie jest zbędne do realizacji celu przyznania ulgowej usługi i świadczenia, dopłaty z Funduszu oraz ustalenia ich wysokości, a także przez okres niezbędny do dochodzenia praw lub roszczeń (ust. 1 d).

Na tym kończymy kolejny cykl w zakresie zmian w prawie pracy.

Wpis nie stanowi porady ani opinii prawnej w rozumieniu przepisów prawa  oraz ma charakter wyłącznie  informacyjny. Stanowi  wyraz poglądów jego  autora na tematy prawnicze związane z treścią przepisów prawa, orzeczeń sądów, interpretacji organów państwowych i publikacji prasowych. Kancelaria Ostrowski i Wspólnicy Sp.K. i autor wpisu nie ponoszą odpowiedzialności za ewentualne skutki decyzji podejmowanych na jego podstawie.