Coraz bliżej Święta 😉  Ten rok był wyjątkowy dla wszystkich. Dla wielu przedsiębiorców był to szczególny czas, za który pragną podziękować swoim pracownikom. W większości zakładów pracy nie będzie w tym roku jednak możliwości na tradycyjną wigilię zakładową w gronie wszystkich pracowników z uwagi na obostrzenia sanitarno-epidemiologiczne.  Dobrą zatem ku temu okazją (i nie rzadko także już tradycją) są paczki, talony i premie świąteczne. Pracodawcy zastanawiają się jednak czy świąteczne podarunki powinny być finansowane ze środków trwałych przedsiębiorstwa czy raczej z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych ? Jaka jest różnica między tymi rozwiązaniami ?

Paczki świąteczne z ZFŚS:

Działalność socjalna pracodawcy zdefiniowana jest w ustawie o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych i obejmuje m.in. udzielanie osobom uprawnionym do korzystania z funduszu pomocy materialnej: rzeczowej lub finansowej. Zatem przepisy prawa nie zabraniają wsparcia materialnego pracowników. Możliwym jest więc przeznaczenie środków z Funduszu socjalnego na pomoc około-świąteczną dla pracowników. Niemniej jednak trzeba mieć na względzie podstawowe zasady działania Funduszu Socjalnego.

Po pierwsze regulamin ! Odpowiednie zapisy o takiej formie pomocy rzeczowej muszą być przewidziane w regulaminie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Prezent, paczka czy talon to nic bowiem innego jak pomoc rzeczowa przyznawana ze środków tego funduszu. Pomoc rzeczowa może być realizowana z funduszu socjalnego, jednak pod warunkiem, że w regulaminie zostaną zawarte odpowiednie zapisy przewidujące taką pomoc. Zatem regulamin ZFŚS musi  przewidywać możliwość wsparcia rzeczowego pracowników, byłych pracowników, a także dzieci pracowników w okresie Świątecznym.

Po drugie kryterium socjalne! Pracodawca nie jest uprawniony do rozdania paczek, talonów i innej pomocy świątecznej finansowanych ze środków Funduszu Socjalnego wszystkim pracownikom po równo- po prostu z okazji Świąt. Zasadniczą kwestią jest bowiem kryterium socjalne, które i w przypadku tej działalności w ramach funduszu musi być uwzględniane.  Zgodnie z art. 8 ust 1 ustawy o ZFŚS „przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z Funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu.”

Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z 20 sierpnia 2001 r. ( I PKN 579/00) , „pracodawca administrujący środkami zakładowego funduszu świadczeń socjalnych nie może ich wydatkować niezgodnie z regulaminem zakładowej działalności socjalnej, którego postanowienia nie mogą być sprzeczne z zasadą przyznawania świadczeń według kryterium socjalnego, to jest uzależniającego przyznawanie ulgowych usług i świadczeń wyłącznie od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu.”  Spokojnie, przekazanie pracownikowi świadczeń rzeczowych jest możliwe, ale o ich przyznaniu decyduje już sytuacja materialna pracownika, a nie np. sam fakt nadchodzącego święta. Nie powinny być one rozdzielane między pracowników w równej wysokości niezależnie od osiąganych dochodów. Paczki świąteczne, zapomogi świąteczne i inne świadczenia z ZFŚS powinny trafić do potrzebujących pracowników, w wysokości adekwatnej do trudnej sytuacji osoby uprawnionej.

Po trzecie – podatki i składki ZUS. Zgodnie z art. 21 ust 1 pkt 67 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, wolna od podatku dochodowego jest wartość otrzymanych przez pracownika w związku z finansowaniem działalności socjalnej, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, rzeczowych świadczeń oraz otrzymanych przez niego w tym zakresie świadczeń pieniężnych, sfinansowanych w całości ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub funduszy związków zawodowych, łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 1000 zł. Tym samym pomoc świąteczna (premia świąteczna) finansowana ze środków ZFŚS jest zwolniona z podatku, do kwoty 1000 zł w ciągu roku.

Niemniej jednak rzeczowymi świadczeniami nie są bony, talony i inne znaki, uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi, zatem są one opodatkowane w całości jeśli dotyczą pracowników i ich rodzin.

Szczególna sytuacja dotyczy uprawnionych ZFŚS emerytów i rencistów. Zgodnie z art. 21 ust 1 pkt. 38, świadczenia otrzymywane przez emerytów lub rencistów w związku z łączącym ich uprzednio z zakładem pracy stosunkiem służbowym, stosunkiem pracy lub spółdzielczym stosunkiem pracy, w tym od związków zawodowych, do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 3000 zł.

Jeżeli świadczenie przekazane pracownikom (i członkom ich rodzin) na Święta zostanie sfinansowane ze środków ZFŚS i będzie stanowiło pomoc socjalną (jego wartość zostanie uzależniona od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej pracownika), to nie będzie ono podlegało także składkom ZUS na podstawie § 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej  z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Ponadto w przypadku składek ZUS zwolnienie ma zastosowanie również do przekazanych pracownikom na Święta paczek, bonów czy talonów.

Warto podkreślić, że zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z 16 września 2009 r. (sygn. akt I UK 121/09), świadczenia z ZFŚS przyznane bez uwzględniania kryterium socjalnego, czyli np. wszystkim po równo, należy wliczać do podstawy składek ZUS i podatku.  Potwierdza to także wyrok SA w Łodzi z 17 października 2017 r. (sygn. akt III AUa 1406/16), w którym stwierdzono, iż: „Świadczenia nie odpowiadające kryterium indywidualizacji, wypłacane wszystkim „po równo”, stanowią po prostu premię świąteczną, a więc przychód pracownika ze stosunku pracy, a nie pomoc socjalną. Przychód taki podlega oskładkowaniu”.

Paczki świąteczne ze środków obrotowych pracodawcy:

Jak możecie się już domyślać, innym regułom podlegają świadczenia świąteczne finansowane ze środków obrotowych pracodawcy. Zasadniczym plusem jest w tym przypadku brak kryterium socjalnego. Pracodawca może zatem przekazać pracownikom po równo premię świąteczną, paczki, talony i inne świadczenia z okazji Świąt. Przyznawane pracownikom świadczenia rzeczowe i pieniężne, które są finansowane ze środków obrotowych pracodawcy podlegają jednak opodatkowaniu. Przepisy z zakresu PIT nie przewidują wyłączenia podatkowego dla tego rodzaju świadczeń. Ponadto wartość przyznanych pracownikom świadczeń z okazji Świąt, sfinansowanych ze środków obrotowych pracodawcy, należy ( co do zasady) wliczać do podstawy wymiaru składek ZUS. Dotyczy to zarówno świadczeń pieniężnych (premii świątecznych) jak i świadczeń niepieniężnych ( paczek, prezentów rzeczowych).