W powszechnej opinii nikt, ani pracodawca, ani pracownik ,,nie lubi’’ Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Pismo, które w ostatnim czasie jest wysyłane z pewnego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych z pewnością tej postawy nie zmieni. Organ (zapewne kierując się dobrą wolą aktywizacji pracodawców w zakresie sprawdzania prawidłowości wykorzystania zwolnień lekarskich przez pracowników) wysyła do pracodawców pismo. Zaczyna się ono miłymi słowami o zapobieganiu nieuzasadnionym absencjom chorobowym pracowników, a co za tym idzie niezasadną wypłatą świadczeń ze środków pracodawców, jak i Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. Empatyczny organ ma na uwadze problemy pracodawcy w organizacji procesu pracy i możliwe pogorszenie wyników ekonomicznych pracodawców. I tu ,,nawołuje’’ pracodawców do podjęcia wspólnych działań zapobiegających nieprawidłowościom.

Niestety po tych miłych słowach ZUS wskazuje na obowiązek płatników składek w zakresie kontroli prawidłowości wykorzystania zwolnień lekarskich od pracy, co zdaniem organu wynika z art. 68 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa. Konsekwencją obowiązku jest nałożenie kolejnego obowiązku o charakterze sprawozdawczym. Cytując: ,,Celem analizy działań podejmowanych przez pracodawcę w zakresie kontroli prosi się pracodawców o przekazywanie do jednostki ZUS-u informacji o przeprowadzonych kontrolach.” W piśmie ZUS-u szczegółowo wskazuje się na informacje, które należy wskazać w specjalnym formularzu: nazwa i nip płatnika składek, imię i nazwisko oraz numer Pesel pracownika poddanego kontroli, seria i numer zaświadczenia lekarskiego o czasowej niezdolności do pracy, data kontroli oraz wynik kontroli: zwolnienie wykorzystane zgodnie z przepisami/zwolnienie wykorzystane niezgodnie z przepisami. Po wypełnieniu formularza prosi się o przesyłanie go w cyklach miesięcznych do 15 dnia każdego miesiąca na adres jednostki ZUS lub adres e-mail.

Po otrzymaniu takiego pisma pracodawca ma prawo być zdezorientowany. W mojej ocenie kontrola prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich stanowi, bowiem uprawnienie pracodawcy (płatnika składek) a nie jego obowiązek. Co również istotne o uprawnieniu, a nie obowiązku pisze ZUS w opracowaniu dot. kontroli wykorzystywania zwolnień lekarskich, jakie dostępne jest na stronie www (ZUS, firmy, pozostałe). Analiza treści art. 68 ust.1 ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa w brzmieniu „Zakład Ubezpieczeń Społecznych oraz płatnicy składek, o których mowa w art. 61 ust. 1 pkt 1, są uprawnieni do kontrolowania ubezpieczonych co do prawidłowości wykorzystywania zwolnień od pracy zgodnie z ich celem oraz są upoważnieni do formalnej kontroli zaświadczeń lekarskich.” prowadzi do wniosku o przyznaniu pracodawcy uprawnienia, nie zaś nałożenia na niego obowiązku.  Powyższe uprawnienie doprecyzowuje rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 27 lipca 1999 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy oraz formalnej kontroli zaświadczeń lekarskich.

Interpretacja przepisów Rozporządzenia prowadzi niestety do pewnych wątpliwości o nałożeniu na pracodawców obowiązku. Biorąc jednak pod uwagę prymat ustawy nad Rozporządzeniem oraz mając na względzie prawidłową wykładnie regulacji zawartych w treści Rozporządzenia oceniam, iż kontrola prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich stanowi mimo wszystko uprawnienie a nie obowiązek pracodawcy.

ZUS chce otrzymywać comiesięczne zestawienie z kontroli wykorzystywania zwolnień lekarskich, do 15-stego każdego miesiąca. Zgodnie natomiast z § 7 Rozporządzenia ,,Kontrola prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy powinna być dokonywana w miarę potrzeby, bez ustalania z góry stałych jej terminów, a nasilana szczególnie w okresach, w których występuje zwiększona absencja z powodu choroby lub sprawowania opieki.” Ze stanowiska ZUS-u możliwe jest wyprowadzenie bardzo daleko idącego wniosku, że ZUS, żąda przeprowadzania przez pracodawcę kontroli każdego zwolnienia lekarskiego i składania w tym zakresie comiesięcznych (a więc planowanych) raportów do ZUS.

A co na to RODO? Przetwarzanie danych o wynikach kontroli (zwłaszcza gdy zwolnienie jest wykorzystywane prawidłowo, a mimo to informowanie o tym fakcie ZUS-u i tworzenie protokołu – Załącznik do pisma z ZUS), jak i kontrolowanie pomimo braku podejrzenia co do wykorzystywania zwolnienia lekarskiego oraz jego cykliczność i zaplanowanie (dla comiesięcznych raportów) pozostaje w sprzeczności także z RODO. Przyjmując bowiem, że jest to uprawnienie pracodawcy, podstawą przetwarzania tych danych osobowych jest uzasadniony prawnie interes (art. 6 ust 1 lit f RODO). Niemniej jednak owa zasadność prawna interesu w mojej ocenie ma miejsce dopiero gdy pracodawca poweźmie wątpliwości co do wykorzystania zwolnienia lekarskiego, od którego uzależnia kontrolę także rozporządzenie. Gromadzenie i przetwarzanie ,,z góry’’ tych danych, tworzenie dodatkowej w tym zakresie dokumentacji w mojej ocenie narusza RODO, brak bowiem podstawy prawnej do przetwarzania oraz przeczy zasadzie ograniczenia celu z art. 5 RODO. Kontrola wykorzystywania każdego zwolnienia lekarskiego (do czego w mojej ocenie dąży ZUS) narusza w dużej mierze także prywatność pracownika.

Pracodawcom pozostaje zatem rozsądne i zgodne z prawem ,,podejście do tematu’’. W przypadku otrzymania od ZUS-u przedmiotowego pisma zasadne wydaje się udzielenie pisemnej odpowiedzi zawierającej m.in. pytanie do organu o wskazanie podstawy prawnej do comiesięcznego przekazywania informacji (wypełnionego formularza).

Wpis nie stanowi porady ani opinii prawnej w rozumieniu przepisów prawa  oraz ma charakter wyłącznie  informacyjny. Stanowi  wyraz poglądów jego  autora na tematy prawnicze związane z treścią przepisów prawa, orzeczeń sądów, interpretacji organów państwowych i publikacji prasowych. Kancelaria Ostrowski i Wspólnicy Sp.K. i autor wpisu nie ponoszą odpowiedzialności za ewentualne skutki decyzji podejmowanych na jego podstawie.