Planowanych zmian w ubezpieczeniach społecznych w najbliższym czasie będzie bardzo dużo. Niemniej jednak już od 16 maja 2021 r. będą obowiązywać nowe formularze ZUS ZUA i ZUS ZZA. Płatnicy składek będą zobowiązani podawać oprócz dotychczasowych danych również kod wykonywanego przez ubezpieczonego zawodu.

Na wstępie przypomnijmy jednak zasady jakie obowiązują płatników składek w zakresie zgłaszania osób uprawnionych do ubezpieczeń społecznych. Zgodnie bowiem z art. 36 ust. 1 Ustawy z dnia 13 października 1998 r o systemie ubezpieczeniach społecznych, zwanej dalej: „Ustawą” – każda osoba objęta obowiązkowo ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi podlega zgłoszeniu do ubezpieczeń społecznych. Zatem jednym z pierwszych obowiązków pracodawcy w stosunku do nowo zatrudnianego pracownika jest zgłoszenie go do ubezpieczeń społecznych. Zgłoszenie to powinno zostać dokonane w terminie 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczenia. Prawdziwość danych zawartych w zgłoszeniu do ubezpieczeń społecznych pracownik powinien potwierdzić własnoręcznym podpisem. W przypadku przekazywania do ZUS zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych w postaci dokumentu elektronicznego, zgłoszenie w postaci dokumentu pisemnego z własnoręcznym podpisem pracownika pracodawca jest zobowiązany przechowywać przez okres 5 lat. Zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych według ustalonego wzoru albo w formie dokumentu elektronicznego z oprogramowania albo w formie wydruku z tego oprogramowania dokonuje się w jednostce organizacyjnej ZUS. Na podstawie pierwszego zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych zakładane jest konto ubezpieczonego.

Do dnia 16 maja 2021 r. zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych zawierało w szczególności następujące dane dotyczące osoby zgłaszanej: numer PESEL, a w razie gdy ubezpieczonemu nie nadano numeru PESEL – serię i numer dowodu osobistego lub paszportu, nazwisko, imię pierwsze i drugie, datę urodzenia, nazwisko rodowe, obywatelstwo i płeć, tytuł ubezpieczenia, stopień niepełnosprawności, posiadanie ustalonego prawa do emerytury lub renty, adres zameldowania na stałe miejsce pobytu, adres zamieszkania, jeżeli jest inny niż adres zameldowania na stałe miejsce pobytu, adres do korespondencji, jeżeli jest inny niż adres zameldowania na stałe miejsce pobytu i adres zamieszkania. Od 16 maja 2021 r. Pracodawcy będą wskazywać w zgłoszeniu również kod wykonywanego zawodu. Zmiana ta została wprowadzona jedną z tzw. Tarcz Antykryzysowych, a mianowicie Ustawą z dnia 14 maja 2020 r. o zmianie niektórych ustaw w zakresie działań osłonowych w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-CoV-2 (Dz.U. z 2020 r. poz. 875), zwanej dalej: „Tarczą”.

W uzasadnieniu do ww. Tarczy wskazano, że wykonywany zawód jest informacją niezbędną w prowadzonych badaniach statystycznych, w tym przykładowo w:

• analizie przyczyn absencji chorobowej – w zależności od wykonywanego zawodu;
• analizie orzekanego stopnia niezdolności do pracy – w korelacji z wiekiem i wykonywanym zawodem;
• ocenie poziomu wysokości świadczeń – w korelacji z zawodem;
• w prognozowaniu lub szacowaniu skutków finansowych zmian ustaw z zakresu ubezpieczeń społecznych polegających m.in. na włączaniu/wyłączaniu wybranych grup zawodów;
• wprowadzaniu zmian ustawowych tylko dla wybranej grupy zawodowej;
• przeprowadzeniu bilansu wpływów składek do FUS i wydatków na świadczenia dla wybranych grup zawodowych.

Ponadto wskazano, że potrzeba pozyskiwania przez ZUS danych dotyczących wykonywanego przez ubezpieczonego zawodu wynika także z coraz liczniejszych przypadków zgłaszania zapotrzebowania na dane statystyczne w powiązaniu z informacją o wykonywanym zawodzie przez ministerstwa, w tym przez Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej oraz Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego,  także przez Główny Urząd Statystyczny, instytuty naukowo-badawcze oraz uczelnie, jak np. Szkoła Główna Handlowa czy Uniwersytet Warszawski. Informacja o wykonywanym zawodzie jest kluczowa przy prowadzeniu monitoringu zawodów deficytowych i nadwyżkowych, analiz czy prognoz dotyczących rynku pracy i przemian struktury społecznej w Polsce.

W formularzu ZUS ZUA „Zgłoszenie do ubezpieczeń/zgłoszenie zmiany danych osoby ubezpieczonej” trzeba będzie wypełnić w bloku X pole 01 „Kod wykonywanego zawodu”. Natomiast w formularzu ZUS ZZA „Zgłoszenie do ubezpieczenia zdrowotnego/zgłoszenie zmiany danych” w bloku V trzeba będzie wypełnić pole 02 – „Kod wykonywanego zawodu”. Ponadto zmieni się opis bloku V z „Tytuł ubezpieczenia” na: „Kod tytułu ubezpieczenia i kod wykonywanego zawodu”.

Co istotne zgodnie z informacją na stronie ZUS nie trzeba będzie uzupełniać informacji o kodzie zawodu dla osób zgłoszonych do ubezpieczeń przed 16 maja 2021 r. Płatnik nie będzie musiał składać dokumentu zgłoszeniowego korygującego tylko po to, aby wykazać kod zawodu osoby zgłoszonej do ubezpieczeń przed 16 maja 2021 r.

Niemniej jednak kod zawodu trzeba będzie podawać:

• zawsze na dokumentach zgłoszeniowych pierwszorazowych (także składanych po 15 maja 2021 r. za okresy wsteczne),
• na dokumentach zgłoszeniowych składanych w trybie korekty/zmiany, np. w związku z korektą danych adresowych (art. 36 ust. 13 ww. Ustawy), zmianą okresu, rodzaju ubezpieczeń (art. 36 ust. 14 ww. Ustawy).

Podawany w dokumentach ZUS ZUA i ZUS ZZA kod wykonywanego zawodu powinien być zgodny z klasyfikacją zawodów. Jest ona określona przepisami rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 7 sierpnia 2014 r. w sprawie klasyfikacji zawodów i specjalności na potrzeby rynku pracy oraz zakresu jej stosowania (Dz. U. z 2018 r. poz. 227). Wyszukiwarka kodów zawodów jest dostępna na stronie GUS (która na razie nie działa) oraz Wortalu Publicznych Służb Zatrudnienia pod linkiem: https://psz.praca.gov.pl/rynek-pracy/bazy-danych/klasyfikacja-zawodow-i-specjalnosci/wyszukiwarka-opisow-zawodow

Jeśli płatnik zgłosi ubezpieczonego do ZUS po 15 maja 2021 r. z kodem zawodu a później konieczna będzie zmiana tego kodu, to powinien zgłosić zmianę na formularzu ZUS ZUA albo ZUS ZZA. W takim przypadku obowiązują ogóle zasady, które nakazują zawiadamianie ZUS o wszelkich zmianach w stosunku do wcześniej wykazanych w zgłoszeniu. Ponadto ZUS na swojej stronie podaje, że dostosuje program Płatnik oraz aplikację ePłatnik do tych zmian, a odpowiedni kod zawodu będzie można wybrać z listy.

Wszystko wyglądało by pięknie i ładnie, gdyby nie to, że niektórzy pracodawcy mogą mieć problem interpretacyjny w zakresie jaki sześciocyfrowy kod wskazać, gdy nazwa stanowiska nie odpowiada żadnemu z kodów wskazanych w ww. Rozporządzeniu lub pracownikowi zostało powierzone stanowisko, dla którego właściwe będzie kilka kodów zawodu. Wydaje się, ze w takiej sytuacji pracodawca powinien wybrać kod najbardziej zbliżony do zakresu obowiązków pełnionych przez zgłaszanego do ubezpieczenia pracownika.