Z pracownikiem, który korzysta z własnego pojazdu do celów służbowych w jazdach lokalnych, trzeba się rozliczyć w związku z poniesionymi przez niego kosztami. Pracownikowi przysługuje zwrot w formie określonej przepisami prawa pracy. Czy taki zwrot należy oskładkować? A co jeżeli pracodawca dokona zwrotu koszty na kartę paliwową? Na te pytania pomoże odpowiedzieć pisemna interpretacja przepisów wydana przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych, uzyskana przy pomocy naszej Kancelarii.

Stan faktyczny

Pracodawca zawiera z pracownikami umowy o używanie prywatnego pojazdu osobowego do celów służbowych. Pracownik w okresie obowiązywania takiej umowy używa samochodu prywatnego do celów służbowych związanych z działalnością pracodawcy. Planowane warunki używania do celów służbowych samochodu to:

• pracownik będzie używał prywatny samochód osobowy w celach służbowych do jazd lokalnych,
• miesięczny limit kilometrów na jazdy lokalne określony w ramach limitu określonego rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (dalej: rozporządzenie),
• stawka za używanie pojazdu ustalana jest w oparciu o rozporządzenie.

Wysokość ryczałtu przyznanego pracownikowi obliczana jest w każdym miesiącu za miesiąc poprzedni, po złożeniu przez pracownika oświadczenia o używaniu samochodu prywatnego. Jednocześnie kwota ryczałtu jest wypłacana poprzez przekazanie odpowiedniej kwoty na kartę paliwową, za którą pracownik będzie mógł pobrać paliwo na stacji paliw w wysokości ryczałtu (limit przebiegu kilometrów na jazdy lokalne x 0,8358 zł (dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3).

W sprawach nieuregulowanych umową zastosowanie mają przepisy rozporządzenia oraz odpowiednie przepisy Kodeksu cywilnego. Tym samym oświadczenia o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu zawiera dane dotyczące pojazdu (pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny) oraz określa ilość dni nieobecności pracownika w miejscu pracy w danym miesiącu z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej lub innej nieobecności, a także ilość dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych. Jednocześnie kwota ustalonego ryczałtu wypłacanego na kartę paliwową zmniejszana  jest o jedną dwudziestą drugą za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie będzie dysponował pojazdem do celów służbowych.

Kwota wypłacana pracownikom na kartę paliwową tytułem ryczałtu stanowić będzie przychód w rozumieniu ustawy z dn. 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych ze stosunku pracy. Jednocześnie środki, którymi zasilana jest karta paliwowa, są wyłączną własnością pracownika do jego pełnej dyspozycji.

Stanowisko wnioskodawcy

Podstawy wymiaru składek nie stanowi bowiem jedynie zwrot kosztów używania w jazdach lokalnych przez pracowników, dla potrzeb pracodawcy, pojazdów niebędących własnością pracodawcy – do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 km przebiegu pojazdu – określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, jeżeli przebieg pojazdu, z wyłączeniem wypłat ryczałtu pieniężnego, jest udokumentowany przez pracownika w ewidencji przebiegu pojazdu, prowadzonej przez niego według zasad określonych w przepisach o podatku dochodowym od osób fizycznych [1]. Jednocześnie zwrot kosztów używania przez pracownika w celach służbowych do jazd lokalnych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy, zwanych dalej „pojazdami do celów służbowych”, następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej, zawartej między pracodawcą a pracownikiem, o używanie pojazdu do celów służbowych, na warunkach określonych w rozporządzeniu [2]. Wskazuje się, że „(…) karta paliwowa będzie rodzajem karty płatniczej zasilanej do określonej wysokości (limitu tankowania). Zatem nie można jej utożsamiać z bonem czy talonem uprawniającym do wymiany na usługę czy towar tj. formę niepieniężnego zakupu po cenach niższych niż detaliczne lub formę usług, przysparzającą pracownikowi korzyść materialną. Przedmiotową kartę należy raczej uznać za świadczenie pieniężne z uwagi na to, że stanowi ona instrument dostępu do określonych wartości pieniężnych (limitu tankownia…), co finalnie umożliwia regulowanie zobowiązań pieniężnych takich jak płatność za towary lub usługi w tym przypadku za paliwo. (…) jest to świadczenie pieniężne. (…)”.

Biorąc zatem pod uwagę, że zwrot za jazdy lokalne na kartach paliwowych następować będzie na zasadach określonych w rozporządzeniu, to biorąc pod uwagę, że kartę paliwową należy traktować jako świadczenie pieniężne, zwrot za jazdy lokalne dokonany w formie karty paliwowej nie stanowi podstawy oskładkowania.

Stanowisko ZUS

Zakład Ubezpieczeń Społecznych uznał przedstawione stanowisko za prawidłowe. Zwrot kosztów używania przez pracowników prywatnych pojazdów w jazdach lokalnych na kartę paliwową nie będzie stanowił w tym przypadku podstawy oskładkowania.

[1] § 2 ust. 1 pkt 13 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe

[2] §  1 ust. 1 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy

[3] pismo ZUS z dn. 8 maja 2017 r., znak WPI/200000/43/534/2017