Upłynął już miesiąc odkąd miała zostać wdrożona dyrektywa 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (Dz. U. U.E. L 305/17). Niestety, jak wynika ze strony Rządowego Centrum Legislacji, proces legislacyjny stoi cały czas w tym samym miejscu, nadal trwa opiniowanie, choć pojawiło się odniesienie resortu do uwag Związku Powiatów Polskich. Szkoda, że brak jest uwag do pozostałych zgłoszonych stanowisk.

Przechodząc do dzisiejszego wpisu to w poprzednim artykule pisaliśmy o wyzwaniach jakie stawia przed pracodawcami ustawa o tzw. sygnalistach. Jako, że większość przepisów ustawy będzie obowiązywać wszystkich pracodawców, mylący może być obowiązek wprowadzenia regulaminu zgłoszeń wewnętrznych na początku tylko dla dwóch grup pracodawców (pracodawców prywatnych zatrudniających co najmniej 250 pracowników oraz pracodawców z sektora publicznego zatrudniających co najmniej 50 pracowników).

Dlaczego warto posiadać regulamin zgłoszeń wewnętrznych ?

Dobrze wprowadzona, rzetelna procedura zgłoszeń wewnętrznych pozwoli zminimalizować ryzyko przekazania informacji o nieprawidłowościach organom publicznym, czy do wiadomości publicznej. Można liczyć na to, że odpowiednio zachęcony pracownik będzie wolał najpierw dokonać zgłoszenia wewnętrznego niż od razu korzystać ze zgłoszenia zewnętrznego czy ujawnienia publicznego. Dlatego warto rozważyć wprowadzenie regulaminu zgłoszeń wewnętrznych nawet, gdy przepisy projektowanej ustawy do tego nie zobowiązują (np. pracodawcy zatrudniający mniej niż 50 pracowników, lub pracodawcy prywatni zatrudniający 50-249 pracowników przed 17 grudnia 2023 r.).

Co powinien zawierać regulamin zgłoszeń wewnętrznych ?

Projekt ustawy określa obligatoryjne, a także fakultatywne elementy regulaminu. W regulaminie pracodawca powinien określić m.in. podmiot wewnętrzny upoważniony do przyjmowania zgłoszeń w przedsiębiorstwie. Ważne jest także aby regulamin zawierał postanowienia określające sposoby przekazywania zgłoszeń, oraz procedurę dotyczącą potwierdzenia zgłaszającemu przyjęcia zgłoszenia i podjęcia działań następczych, jak również udzielania informacji zwrotnej. W regulaminie powinna znaleźć się też informacja czy wewnętrzna procedura obejmuje przyjmowanie zgłoszeń anonimowych. To tylko niektóre z elementów, jakie powinien/może zawierać regulamin, więcej w art. 29 projektu ustawy.

O tym wszystkim trzeba pamiętać, gdyż za nieustanowienie wewnętrznej procedury albo ustanowienie jej z naruszeniem projektowanych przepisów, grozić będzie kara grzywny, ograniczenia wolności, a nawet pozbawienia wolności do lat 3.

Jak się przygotować ?

Mając powyższe na uwadze, łatwo zorientować się, że posiadanie procedur wewnętrznych jest zdecydowanie korzystne dla pracodawcy, bowiem odpowiednio wprowadzone regulacje mogą ograniczyć liczbę zewnętrznych zawiadomień o nieprawidłowościach występujących u przedsiębiorcy.  

Warto przy tym zaznaczyć, że przygotowanie takiego regulaminu nie jest zadaniem prostym i warto zacząć wcześniej ze względu na to, że nową procedurę trzeba dostosować indywidualnie do każdego pracodawcy. Należy przy tym wziąć pod uwagę obowiązujące już akty wewnętrzne takie jak regulamin pracy, czy kodeks etyczny. Ponadto, trzeba będzie zweryfikować bezpieczeństwo systemów informatycznych, ewentualnie opracować odrębne kanały zgłoszeń zapewniające poufność osobom zgłaszającym. Co więcej, konieczne będzie wyznaczenie nowych stanowisk i przeszkolenie wszystkich pracowników. Trzeba też pamiętać o tym, iż projekt ustawy zakłada obowiązek konsultacji regulaminu zgłoszeń wewnętrznych z zakładowymi organizacjami związkowymi albo – jeżeli u danego pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa – z przedstawicielami pracowników. Ponadto regulamin będzie wchodził w życie dopiero po upływie 2 tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników.

Jak wprowadzić regulamin zgłoszeń wewnętrznych?

Projekt ustawy przewiduje, że regulamin zgłoszeń wewnętrznych pracodawca będzie ustalał po konsultacji z zakładową organizacją związkową albo przedstawicielami pracowników, wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy – jeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowe. Regulamin ten będzie wchodził w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy. Ponadto Pracodawca będzie zobowiązany zapoznać pracowników z treścią regulaminu zgłoszeń wewnętrznych przed dopuszczeniem ich do pracy. Miejmy nadzieje, że projekt ten zostanie uzupełniony o regulację dotyczącą co w sytuacji, gdy wynik konsultacji ze związkami lub przedstawicielami będzie negatywny lub pracodawcy otrzymają pełną swobodę wprowadzania tych regulaminów, gdyż przepisy dyrektywy 2019/1937 nie regulują zasad konsultacji ze stroną społeczną procedury wprowadzenia regulaminu zgłoszeń wewnętrznych.

Podsumowanie

W związku z krótkim terminem na zastosowanie się do przepisów ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa (choć możliwe, że nowy projekt ustawy będzie jednak przewidywał dodatkowy czas na wdrożenie rozwiązań w zakładach pracy) warto już teraz przygotowywać się do wprowadzenia regulaminu zgłoszeń wewnętrznych. Jest on z wielu względów korzystny dla pracodawcy. Wprowadzenie regulaminu pozwala na ograniczenie przepływu informacji o naruszeniach poza przedsiębiorstwo. Jest to oczywista korzyść, której nie trzeba nikomu tłumaczyć, bowiem to pracodawca ma najlepsze narzędzia do tego żeby walczyć z nadużyciami w swoim własnym przedsiębiorstwie. Kolejną korzyścią będzie pogłębienie zaufania pracowników do pracodawcy, jako podmiotu stojącego na straży interesów przedsiębiorstwa, w tym także interesów samych pracowników. Wprowadzenie regulaminu może także dać pracodawcy większą wiedzę o tym, co dzieje się w przedsiębiorstwie.