Jakiś czas temu pisaliśmy na blogu o wkroczeniu akt pracowniczych w XXI wiek, za sprawą e-teczki. W ramach tej samej ustawy nowelizującej marzenie o skróceniu przechowywania akt osobowych staje się faktem. Dziś pod lupę bierzemy zmiany w okresie przechowywania akt osobowych.

W styczniowym artykule mieliśmy do czynienia jeszcze z projektem ustawy. Dziś jesteśmy już przekonani, że zarówno e-teczki jak i skrócony okres przechowywania dokumentacji pracowniczej to prawo, którego możemy być pewni, bowiem 5 lutego Prezydent podpisał ustawę. Jej zapisy wchodzą w życie od 1 stycznia 2019 r.

Ze śmiałością można przyznać, że długość przechowywania to także „problem” znacznej większości pracodawców. Prawodawca w ustawie zakłada bowiem zmianę art. 94 b i wprowadza zmiany do obowiązku pracodawcy wskazując,  że musi on  „przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej”.

Skąd ta nagła zmiana okresu przechowywania i czy ukryty jest tu jakiś „haczyk”? Bez wątpienia, jeżeli zmiany wejdą w życie, będzie to znaczne ułatwienie dla pracodawców. Do tej pory głównym argumentem dla 50-letniego okresu przechowywania dokumentacji było wykorzystywanie danych zawartych w aktach osobowych do ustalania prawa do emerytury lub renty z ZUS oraz ich wysokości.

Haczyk nr 1

Pracodawca w zamian za skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej obowiązany będzie do przekazywania danych na bieżąco (od dnia wejścia w życie ustawy) w  rozszerzonym, imiennym raporcie miesięcznym o należnych składkach i wypłaconych świadczeniach (ZUS RCA). Wpłynie to korzystnie na bezpieczeństwo ubezpieczonego pracownika lub zleceniobiorcy, ponieważ nie będzie on zobowiązany do udowadniania danych znajdujących się na jego koncie. Wyeliminuje to konieczność uzyskiwania od byłego pracodawcy np. zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu (druk Rp-7), a także poszukiwania następcy prawnego byłego pracodawcy lub podmiotu profesjonalnie przechowującego dokumentację pracowniczą ubezpieczonego.

Nowe przepisy zakładają więc rozszerzenie miesięcznego raportu ZUS RCA od dnia wejścia w życie ustawy. A co z osobami zatrudnionymi wcześniej?

Haczyk nr 2

• Miesięczne rozszerzone raporty będą obowiązywały jedynie w stosunku do pracowników, których stosunek nawiązano po wejściu w życie nowych przepisów (1 stycznia 2019 r.)

• Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej w przypadku stosunków pracy nawiązanych przed dniem wejścia w życie ustawy będzie ustalany na podstawie dotychczasowych przepisów. Tak więc przechowywanie dla pozostałej grupy zatrudnionych nadal będzie trwało 50 lat.

• Wyjątkiem będzie możliwość skrócenia okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej dla pracowników zatrudnionych po dniu 31 grudnia 1998 r., a przed dniem 1 stycznia 2019 r., pod warunkiem przekazania przez pracodawcę do ZUS dodatkowych danych w postaci raportu informacyjnego za każdego pracownika i zleceniobiorcę zatrudnionego w ww. okresie. Pracodawca, który skorzysta z tej możliwości, będzie mógł skrócić okres przechowywania dokumentacji pracowniczej, ale będzie zobowiązany do przygotowania raportów informacyjnych, także na podstawie danych archiwalnych.

   

Dodatkowy obowiązek informacyjny

W przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracodawca wraz ze świadectwem pracy wydawać będzie pracownikowi, w postaci papierowej lub elektronicznej, informację o:

• okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej,

• możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej – co de facto powoduje, że okres przechowywania dokumentacji pracowniczej wynosi10 lat i 1 miesiąc 😉

• zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania

Tak więc na pierwszy rzut oka rewolucja, po analizie zmian wskazuje jednak na dłuższy proces wygaszania długości okresu przechowywania dokumentacji z 50 do 10 lat. Rewolucja więc okazuje się reformą.

Wpis nie stanowi porady ani opinii prawnej w rozumieniu przepisów prawa  oraz ma charakter wyłącznie  informacyjny. Stanowi  wyraz poglądów jego  autora na tematy prawnicze związane z treścią przepisów prawa, orzeczeń sądów, interpretacji organów państwowych i publikacji prasowych. Kancelaria Ostrowski i Wspólnicy Sp.K. i autor wpisu nie ponoszą odpowiedzialności za ewentualne skutki decyzji podejmowanych na jego podstawie.