W dobie dynamicznego rozwoju cywilizacyjnego i postępu technologicznego, informacje stanowią cenny surowiec będący podstawą prowadzonej działalności gospodarczej. Przedsiębiorcy wszelkimi sposobami starają się chronić te informacje, które zapewniają im lepszą pozycję na rynku i przewagę nad konkurentami. Jednym z takich sposobów ochrony jest zawieranie przez pracodawców z pracownikami umów o zachowaniu poufności.

Zatrudnienie nowego pracownika bardzo często wiąże się z przekazaniem mu części informacji poufnych dotyczących przedsiębiorstwa, gdyż są one niezbędne dla prawidłowego świadczenia pracy. W takiej sytuacji, aby chronić dane przed ujawnieniem, pojawia się możliwość podpisania z pracownikiem, obok umowy o pracę, umowy o zachowaniu poufności. Co prawda, pracownik także bez podpisania takiej umowy, zgodnie z art. 100 §  2 pkt 4 i 5 Kodeksu pracy jest  „obowiązany zachować w tajemnicy informacje, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę oraz przestrzegać tajemnicy określonej w odrębnych przepisach”, to jednak odpowiednio sporządzona umowa o poufności daje pracodawcy dużo większą ochronę, niż wynikający z kodeksowych przepisów obowiązek pracownika.

Kluczowym elementem umowy o poufności jest określenie zakresu informacji poufnych, ponieważ to na pracodawcy spoczywa ciężar objęcia informacji ochroną i wskazania pracownikowi, jakie dane obowiązany jest on zachować w tajemnicy. Zgodnie z wyrokiem Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gliwicach z dnia 16 stycznia 2020 r. (III SA/Gl 946/19) „Poufność danych musi być wyraźnie lub w sposób dorozumiany zamanifestowana przez samego przedsiębiorcę. To on powinien podjąć w stosunku do danych informacji niezbędne działania w celu zachowania ich poufności.”

Nie stanowi dobrego rozwiązania, definiowanie w takiej umowie, informacji poufnych w sposób zbyt ogólny. Może się to okazać niewystarczające dla zapewnienia ochrony, ponieważ pracownik przy zbyt powierzchownym sformułowaniu nie będzie wiedział, jakie konkretnie informacje są objęte poufnością. Zakres informacji powinien być indywidualnie określany i dostosowywany do charakteru prowadzonej działalności. Dlatego też stworzenie uniwersalnego katalogu obejmującego informacje poufne staje się karkołomne. Niemniej można wskazać na przykładowe informacje mogące obejmować zakres przedmiotowej umowy.  Z całą pewnością, podstawowym elementem będą informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa. Zgodnie z art. 11 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji „Przez tajemnicę przedsiębiorstwa rozumie się informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne informacje posiadające wartość gospodarczą, które jako całość lub w szczególnym zestawieniu i zbiorze ich elementów nie są powszechnie znane osobom zwykle zajmującym się tym rodzajem informacji albo nie są łatwo dostępne dla takich osób.”. Zakres poufności może także obejmować informacje o osobach zatrudnionych w przedsiębiorstwie, dane o wspólnikach spółki, informacje o kontrahentach, informacje o przetwarzanych danych osobowych czy plany dotyczące rozwoju działalności.

W umowie należy także określić treść obowiązku zachowania poufności, sankcje za ewentualne naruszenie umowy, a także okres obowiązku zachowania informacji w poufności. W odniesieniu do ostatniego elementu, umowa o poufności z pracownikiem, może obejmować także pewien okres po zakończeniu stosunku pracy. Przepisy nie precyzują jak długo umowa może obowiązywać, w praktyce może być to 3, 5 czy 10 lat. Zgodnie z zasadą swobody umów to strony decydują na jaki czas zawrzeć umowę. W przypadku pracodawców, powinni oni wziąć pod uwagę czas, przez jaki informacje objęte poufnością będą miały wartość gospodarczą, która uzasadnia utrzymywanie ochrony. Trzeba też pamiętać, że zawarcie umowy o poufności na czas nieokreślony, powoduje możliwość wypowiedzenia jej przez każdą ze stron. Zgodnie z art. 365 (1) Kodeksu cywilnego „Zobowiązanie bezterminowe o charakterze ciągłym wygasa po wypowiedzeniu przez dłużnika lub wierzyciela z zachowaniem terminów umownych, ustawowych lub zwyczajowych, a w razie braku takich terminów niezwłocznie po wypowiedzeniu.”. Wobec czego, pozostawienie w rękach pracownika możliwości wypowiedzenia umowy o poufności, mija się z jej ochronnym celem.

W tym kontekście, należy również pamiętać, że umowa o poufności nie zastąpi zakazu konkurencji, bowiem pracownik po ustaniu stosunku pracy, będzie mógł świadczyć pracę w podmiotach konkurencyjnych z tym, że w swojej pracy nie będzie mógł wykorzystywać informacji wskazanych w umowie. W praktyce problematyczne może okazać się odróżnienie informacji poufnych od wiedzy i doświadczenia zawodowego pracownika, które nabył on w trakcie zatrudnienia.  Sąd Apelacyjny w Poznaniu w postanowieniu z 20.02.2013 r., I ACz 286/13, zaznaczył, że „osobiste doświadczenia i wiedza pracownika zdobyte w toku wieloletniego zatrudnienia stanowią element jego dobra osobistego i jako takie zasługują na ochronę prawną, a zatem mogą być przez tę jednostkę wykorzystane.”. Dlatego, w sytuacji osób zatrudnionych na kierowniczych stanowiskach, czy posiadających dostęp do kluczowych informacji poufnych, dla zapewnienia pełnej ochrony, wydaje się być koniecznym, dodatkowe zawarcie z pracownikiem umowy o zakazie konkurencji uregulowanej w art. 101 (1) i 101(2) Kodeksu pracy.