Strony mogą zawrzeć umowę regulującą prawa i obowiązki pracodawcy i pracownika w związku z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych. Umowa taka, nazywana szkoleniową (lub lojalnościową), powinna zostać zawarta zwłaszcza, gdy pracodawca zamierza zobowiązać pracownika do pozostania w zatrudnieniu po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji pod rygorem zwrotu poniesionych przez pracodawcę kosztów. Co jednak w przypadku, gdy stroną umieszczą w takiej umowie zobowiązanie pracownika do pozostawania w zatrudnieniu przez czas dłuższy aniżeli ma trwać umowa o pracę (umowa na czas określony, umowa na okres próbny)?

Kiedy pracownik musi zwrócić koszty?

Zgodnie z przepisami kodeksu pracy pracownik jest zobowiązany zwrócić koszty, które pracodawca poniósł na zapewnienie mu dodatkowych świadczeń w czasie podnoszenia kwalifikacji zawodowych w wysokości proporcjonalnej do okresu zatrudnienia po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub okresu zatrudnienia w czasie ich podnoszenia gdy:

1) bez uzasadnionych przyczyn nie podejmie podnoszenia kwalifikacji zawodowych albo przerwie podnoszenie tych kwalifikacji,

2) pracodawca rozwiąże z nim stosunek pracy bez wypowiedzenia z jego winy, w trakcie podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub po jego ukończeniu, w terminie określonym w umowie, nie dłuższym niż 3 lata,

3) w okresie wskazanym w pkt 2 rozwiąże stosunek pracy za wypowiedzeniem, chyba że powodem był mobbing,

4) w okresie wskazanym w pkt 2 rozwiąże stosunek pracy bez wypowiedzenia z winy pracodawcy lub z powodu mobbingu, mimo braku przyczyn określonych w przepisach.

Zamknięty katalog

Powyższe oznacza, że obowiązek zwrotu otrzymanych dodatkowych świadczeń pojawia się we ww. sytuacjach, a pracodawca, poza wskazanymi przypadkami, nie może dochodzić od pracownika zwrotu kosztów tych świadczeń. Oczywiście strony mogą uregulować tę kwestię korzystniej dla pracownika [1]. Innymi słowy, to zamknięty katalog przypadków, które pozwalają pracodawcy żądać od podwładnego poniesionych kosztów. Pracodawca nie może tym samym dochodzić zwrotu kosztów w każdym innym przypadku, a więc również w przypadku wygaśnięcia umowy zawartej na czas określony. Ustanie zatrudnienia wskutek zakończenia okresu, na jaki była zawarta terminowa umowa o pracę, nie spowoduje konieczności oddania przez pracownika pieniędzy wydanych na podnoszenie kwalifikacji.

Zgodnie bowiem z dyspozycją ustawodawcy, postanowienia umowy szkoleniowej nie mogą być w żadnym przypadku mniej korzystne, niż określają to powszechnie obowiązujące przepisy prawa pracy.

Co prawda okres pozostawania pracownika w zatrudnieniu po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych nie został w żaden sposób uzależniony od trwania umowy zasadniczej i nie ma żadnych prawnych przeciwwskazań, aby umowa szkoleniowa trwała dłużej niż podstawowa umowa o pracę, to jednak w momencie rozwiązania umowy o pracę na czas określony wraz z upływem terminu w niej wskazanym, ulega automatycznie rozwiązaniu również umowa szkoleniowa.

Skoro w umowie szkoleniowej przyjęto warunek przewidujący obowiązywanie klauzuli lojalnościowej dłużej, niż trwał stosunek pracy, to wydaje się, że taka umowa jest obarczona wadą prawną. Przyjmuje się, że przyjęcie w umowie szkoleniowej klauzuli lojalnościowej trwającej dłużej niż sama umowa o pracę jest prawnie nieskuteczne.

Umowa szkoleniowa a kolejna umowa o pracę

W umowie szkoleniowej po upływie terminu obowiązywania aktualnej umowy. Byłoby to mniej korzystne, aniżeli przepisy kodeksu pracy. Pracownik może jednak sam zdecydować, że taką kolejną umowę o pracę (na czas określony lub nieokreślony) chce z dotychczasowym pracodawcą zawrzeć.

Nie ma możliwości żądania zwrotu kosztów poniesionych przez pracodawcę w związku z podnoszeniem kwalifikacji, gdy nie zawarto umowy dotyczącej tej kwestii. Skoro umowa szkoleniowa uległa rozwiązaniu wraz z rozwiązaniem umowy terminowej, to nie wiąże pracownika, jeżeli ponownie nawiązał stosunek pracy.

Umowę szkoleniową zawiera się na piśmie. Oznacza to, że ustawodawca wymaga, by umowa została zawarta w formie pisemnej, nie określając jednak skutków niezachowania tej formy. W takiej sytuacji należy uznać, że wymaganie formy pisemnej ma charakter formy W literaturze jednak wskazuje się, że jeżeli umowa o podnoszeniu kwalifikacji zawodowych zawiera zobowiązanie pracownika do pozostawania w zatrudnieniu po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych, to aby doszło do tego zobowiązania, musi być ono wyrażone pod rygorem nieważności na piśmie [3].

Jeżeli zatem strony po wygaśnięciu umowy terminowej zawarłyby kolejną umowę o pracę i ziszczyłyby się wówczas przesłanki dochodzenia zwrotu kosztów, pracodawca nie będzie mógł skuteczne powoływać się na ponowne zawarcie umowy szkoleniowej w formie ustnej. Taka umowa musiałaby zostać zatem zawarta w formie pisemnej. Niemniej jednak i wówczas dochodzenie zwrotu kosztów może okazać się bezskuteczne. Problem stanowić może bowiem wspomniana powyżej zasada, zgodnie z którą postanowienia umowy szkoleniowej nie mogą mniej korzystne niż powszechnie obowiązujące przepisy, jak i zasady współżycia społecznego.

W związku z powyższym należy stwierdzić, że w przypadku umów terminowych najwłaściwszym będzie dopasowywanie czasu na jaki umowy te są zawierane, do czasu trwania umowy szkoleniowej. Tylko w takim bowiem przypadku pracodawca będzie mieć możliwość egzekwowania od pracownika pozostawania w zatrudnieniu i ewentualnego dochodzenia zwrotu kosztów szkolenia w przypadku określonego przepisami prawa wcześniejszego rozwiązania umowy.

Inne przypadki braku możliwości dochodzenia zwrotu kosztów

Pracownik nie będzie zobowiązany do zwrotu kosztów pracodawcy na jego szkolenie również w przypadku, gdy:

1. dojdzie do rozwiązania stosunku pracy na mocy porozumienia stron,

2. umowa o pracę wygaśnie np. w związku z upływem 3 miesięcy tymczasowego aresztowania pracownika albo w związku ze śmiercią pracodawcy będącego osobą fizyczną,

3. pracodawca rozwiąże umowę o pracę z pracownikiem bez zachowania okresu wypowiedzenia, ale bez jego winy,

4. pracownik zmieni pracodawcę w wyniku przejścia zakładu pracy w trybie art. 23(1) k.p.

5. pracownik rozwiąże stosunek pracy bez zachowania okresu wypowiedzenia za uprzedzeniem, np. w związku z realizacją wyroku sądowego przywracającego go do pracy.

[1] J. Wratny, Kodeks pracy. Komentarz. Wyd. 6, Warszawa 2016

[2] Baran Krzysztof W. (red.), Kodeks pracy. Komentarz, wyd. IV

[3] Jaśkowski Kazimierz, Maniewska Eliza, Komentarz aktualizowany do Kodeksu pracy, Kodeks pracy. Komentarz, red. Dr hab. Krzysztof Walczak

Wpis nie stanowi porady ani opinii prawnej w rozumieniu przepisów prawa  oraz ma charakter wyłącznie  informacyjny. Stanowi  wyraz poglądów jego  autora na tematy prawnicze związane z treścią przepisów prawa, orzeczeń sądów, interpretacji organów państwowych i publikacji prasowych. Kancelaria Ostrowski i Wspólnicy Sp.K. i autor wpisu nie ponoszą odpowiedzialności za ewentualne skutki decyzji podejmowanych na jego podstawie.