Wielu pracodawców spotyka z problemem weryfikacji podstawy i możliwości korzystania przez swoich pracowników z uprawnień związanych z rodzicielstwem. Sprawa jest jasna w sytuacji gdy z uprawnień może korzystać każdy z rodziców / opiekunów prawnych. Sprawa komplikuje się gdy rodzice nie mogą korzystać z uprawnień jednocześnie. Jak bowiem zweryfikować wniosek pracownika w tym zakresie? Czy istnieje podstawa prawna dla żądania od pracodawcy drugiego z rodziców zaświadczenia o niekorzystaniu z uprawnień?

Uprawnienia związane z rodzicielstwem

Kodeks pracy wprost wylicza uprawnienia związane z rodzicielstwem z których zgodnie z art. 189(1) może korzystać jedynie jeden z rodziców.
1. Art. 148 Kodeksu pracy – czas pracy pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 4 roku życia, bez jego zgody nie może przekraczać 8 godzin.  Pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia za czas nieprzepracowany w związku ze zmniejszeniem z tego powodu wymiaru jego czasu pracy. Dotyczy to pracy w systemie równoważnym, pracy w ruchu ciągłym, systemie skróconego tygodnia pracy oraz systemu pracy weekendowej.

2.  Art. 178 § 2 Kodeksu pracy – pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 4 roku życia nie wolno bez jego zgody zatrudniać w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie czasu przerywanego czasu pracy, jak również delegować poza stałe miejsce pracy.

3. Art. 186(7) § 1 Kodeksu pracy – pracownik uprawniony do urlopu wychowawczego może złożyć pracodawcy pisemny wniosek o obniżenie jego wymiaru czasu pracy do wymiaru nie niższego niż połowa pełnego wymiaru czasu pracy w okresie, w którym mógłby korzystać z takiego urlopu. Pracodawca jest obowiązany uwzględnić wniosek pracownika.

4.  Art. 188 Kodeksu pracy – pracownikowi wychowującemu przynajmniej jedno dziecko w wieku do 14 lat przysługuje w ciągu roku kalendarzowego zwolnienie od pracy w wymiarze 16 godzin albo 2 dni, z zachowaniem prawa do wynagrodzenia. O sposobie wykorzystania w danym roku kalendarzowym tego zwolnienia decyduje pracownik w pierwszym wniosku o udzielenie takiego zwolnienia złożonym w danym roku kalendarzowym.

Jak wskazywaliśmy z powyższych uprawnień rodzice bądź opiekunowie prawni dziecka którzy są zatrudnieni nie mogą korzystać jednocześnie. Przepisy jasno uprawniają do korzystania z tych „udogodnień” przez jednego z nich. Tym samym jasnym jest że Pracodawcy muszą w jakiś sposób sprawdzić i udokumentować fakt korzystania z tych ułatwień przez jednego z uprawnionych.

Jak udokumentować – zaświadczenie czy oświadczenie?

Komentatorzy podkreślają, iż każdy pracownik powinien złożyć pracodawcy oświadczenie o zamiarze lub braku zamiaru korzystania z uprawnień rodzicielskich. Należy dla jasności dodać, że korzystanie z tych uprawnień jest przywilejem a nie obowiązkiem pracownika i może zdarzyć się i tak że żaden z uprawnionych rodziców/opiekunów nie złoży wniosku.

Pracodawca nie ma podstawy do domagania się, aby pracodawca drugiego z rodziców lub opiekunów wydał zaświadczenie, że zatrudniony u niego pracownik nie korzysta z uprawnień rodzicielskich. Pracodawca nie ma obowiązku wystawienia zaświadczenia, że dany pracownik korzysta lub nie korzysta z uprawnień rodzicielskich.
Oczywiście jednoczesne korzystanie przez obydwoje rodziców z określonych w komentowanym przepisie uprawnień rodzicielskich byłoby nadużyciem prawa. Niemniej jednak obecnie przepisy nie przewidują jednak odrębnych sankcji w tym zakresie.

Ponadto zgodnie z paragrafem 3 ust. 2 pkt p rozporządzenia Ministra rodziny, pracy i polityki społeczne z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. z 2018 r. poz. 2369), w części B akt osobowy trzyma się oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem (art. 1891 Kodeksu pracy). Brak jest w dokumentacji pracowniczej miejsca na zaświadczenie od pracodawcy drugiego z rodziców.

Jednoznacznie można wskazać, że dokumenty inne niż wniosek pracownika nie są wymagane Pracodawca ma prawo do żądania oświadczenia o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnienia, ale nie ma podstawy prawnej do żądania i przechowywania zaświadczenia od pracodawcy zatrudniającego małżonka pracownika. Takie działanie mogłoby być także uznane za sprzeczne z RODO ( np. z zasadą minimalizacji danych).

Podsumowując w obecnie aktualnym stanie prawnym brak jest podstaw prawnych dla żądania od pracodawcy drugiego z rodziców/ opiekunów prawnych zaświadczenia o niekorzystaniu z uprawnień związanych z rodzicielstwem. Pracodawcy tym samym nie mogą żądać przedstawienia takiego zaświadczenia. Mogą za to wymagać złożenia przez swojego pracownika stosownego oświadczenia o tym, że drugi z rodziców nie korzysta jednocześnie z tych „udogodnień”.

Wpis nie stanowi porady ani opinii prawnej w rozumieniu przepisów prawa oraz ma charakter wyłącznie informacyjny. Stanowi wyraz poglądów jego autora na tematy prawnicze związane z treścią przepisów prawa, orzeczeń sądów, interpretacji organów państwowych i publikacji prasowych. Kancelaria Ostrowski i Wspólnicy Sp.K. i autor wpisu nie ponoszą odpowiedzialności za ewentualne skutki decyzji podejmowanych na jego podstawie.