Wysłanie do pracownika oświadczenia pracodawcy o rozwiązaniu umowy o pracę SMS-em nie spełnia wymagania zachowania formy pisemnej, jeśli nie zostało opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym (art. 30 § 3 k.p.). Na takim stanowisku stanął Sąd Najwyższy w wyroku wydanym w dn. 11 kwietnia 2024 r., sygn. akt II PSKP 86/22. Co to oznacza?

Stan faktyczny

Pracownik był zatrudniony w Stowarzyszeniu od 1 września 2010 r. w pełnym wymiarze czasu pracy na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony na stanowisku – początkowo p.o. zastępcy dyrektora generalnego – dyrektora finansowego Stowarzyszenia, a następnie na stanowisku zastępcy dyrektora generalnego – dyrektora finansowego Stowarzyszenia.

W dn. 9 grudniu 2017 r. podczas Walnego Zjazdu Delegatów Pracownik zabrał głos bez zgody przełożonego, mimo że wcześniej poinformowano go, iż może się wypowiadać jedynie w ściśle określonym zakresie. Publicznie skrytykował ustępujące władze Stowarzyszenia, co zostało uznane za naruszenie zakazu ingerowania pracowników w wewnętrzne sprawy członkowskie. W związku z tym zarząd Stowarzyszenia zarekomendował jego natychmiastowe zwolnienie dyscyplinarne. W dn. 27 grudnia 2017 r. dyrektor generalny wysłał pracownikowi SMS z informacją o rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia oraz zapowiedzią przesłania uzasadnienia. Tego samego dnia wysłano też pisemne oświadczenie kurierem (na 2 różne adresy, nieodebrane) i pocztą (odebrane 11 stycznia 2018 r.), a w dn. 28 grudnia 2017 r.  za pośrednictwem wiadomości e-mail. W dn. 2 stycznia 2018 r. Pracownik potwierdził mailowo otrzymanie SMS-a i e-maila od Stowarzyszenia oraz podał nowy adres pobytu z powodu choroby. Następnego dnia Stowarzyszenie wysłało na ten adres oświadczenie o rozwiązaniu umowy, świadectwo pracy i prośbę o rozliczenie się. Przesyłka nie została doręczona i wróciła do nadawcy po czterech próbach.

Stanowisko Sądu drugiej instancji

Sąd Okręgowy uznał, że rozwiązanie umowy o pracę z Pracownikiem zostało dokonane z naruszeniem przepisów prawa, ponieważ pierwszym skutecznym oświadczeniem pracodawcy było wysłanie SMS-a, który nie spełniał wymogu formy pisemnej określonego w art. 30 § 3 k.p. Pisemne oświadczenie, choć zgodne z wymogami formalnymi, dotarło do pracownika dopiero później, gdyż 11 stycznia 2018 r. Takie działanie narusza przepisy o rozwiązaniu umowy bez wypowiedzenia (art. 52 k.p.), co uzasadniało zasądzenie odszkodowania na rzecz Pracownika.

Zachowanie pracownika podczas Zjazdu Delegatów, choć ocenione jako niewłaściwe, nie stanowiło ciężkiego naruszenia obowiązków pracowniczych, które uzasadniałoby zastosowanie trybu z art. 52 k.p. Ponadto Sąd uznał, że nie ma podstaw do stosowania wobec Pracownika klauzuli nadużycia prawa (art. 8 k.p.), skoro to pracodawca naruszył prawo. Sąd nie widział również potrzeby badania dodatkowej korespondencji ani innych zarzutów Stowarzyszenia, ponieważ samo naruszenie wymogu formy pisemnej przy składaniu oświadczenia było wystarczające do uwzględnienia roszczenia.

Sąd podkreślił, że rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia to najostrzejszy środek przewidziany w prawie pracy, który musi być stosowany wyjątkowo ostrożnie. W tej sprawie działanie pracodawcy oceniono jako rażące naruszenie przepisów, skutkujące nieprawidłowym rozwiązaniem stosunku pracy.

Stanowisko Sądu Najwyższego

Podobnie jak w przypadku zawarcia umowy o pracę i jej zmiany, tak też przy jej rozwiązaniu obowiązuje zasada pisemności. Od 2016 roku dopuszczalna jest również forma elektroniczna, o ile oświadczenie zostanie opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym potwierdzonym kwalifikowanym certyfikatem. Oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej, chyba że ustawa lub czynność prawna zastrzega inaczej.

Sąd Najwyższy uznał, że wypowiedzenie umowy o pracę w formie elektronicznej – podpisanej kwalifikowanym podpisem – jest zgodne z prawem wobec tych pracowników, którzy regularnie korzystają z elektronicznych środków komunikacji w pracy i używają sprzętu zapewnionego przez pracodawcę. W ich przypadku dopuszczalne jest przesłanie oświadczenia na służbowy adres e-mail, którego odbiór może być zweryfikowany przez pracodawcę. Jeśli pracownik twierdzi, że się z nim nie zapoznał, to on musi to udowodnić. Inaczej jest w przypadku prywatnych adresów e-mail – tu brak obowiązku odbioru takiej wiadomości, jeśli nie została wcześniej ustalona taka praktyka.

Natomiast przesłanie wypowiedzenia SMS-em nie spełnia wymogów formalnych, jeżeli nie towarzyszy mu kwalifikowany podpis elektroniczny. Pomimo to, zgodnie z utrwalonym orzecznictwem, nawet nieprawidłowo złożone oświadczenie woli (np. ustne lub telefoniczne) jest skuteczne, chociaż jest wadliwe prawnie. W analizowanej sprawie pracownik otrzymał wiadomość SMS informującą o dyscyplinarnym rozwiązaniu umowy, natomiast pisemne uzasadnienie dotarło do niego dopiero po kilkunastu dniach. To opóźnienie oraz brak formy pisemnej stanowiło wystarczającą podstawę do przyznania mu odszkodowania.

Co więcej, analiza treści wypowiedzi Pracownika prowadzi do wniosku, że jego celem było utrzymanie właściwej sprawności finansowej stowarzyszenia w ramach częściowej krytyki obecnych działań władz stowarzyszenia, bez kierowania jednak zarzutów ad personam. Wypowiedź Pracownika na zjeździe, nawet bez zgody przełożonego, nie powinna być więc odebrana jako przekroczenie uprawnień lub działanie naruszające zasady lojalności wobec przełożonych.

Znaczenie omawianego wyroku

Sąd Najwyższy uznał, że oświadczenie o rozwiązaniu umowy o pracę złożone w formie elektronicznej (z kwalifikowanym podpisem elektronicznym) jest równoważne z formą pisemną, o ile pracownik na co dzień korzysta z komunikacji elektronicznej, pracodawca zapewnił mu odpowiedni sprzęt i komunikacja odbywa się na służbowy adres e-mail. Tym samym omawiany wyrok ułatwia stosowanie  nowoczesnych środków komunikacji w relacjach pracowniczych i dostosowuje prawo pracy do współczesnych realiów technologicznych. Z drugiej strony wyrok wyraźnie wskazuje, że SMS bez kwalifikowanego podpisu elektronicznego nie spełnia wymogu formy pisemnej, a jego użycie jako formy wypowiedzenia umowy o pracę jest prawnie wadliwe. Chroni to pracowników przed nieformalnym i nieodpowiedzialnym sposobem rozwiązywania stosunku pracy przez pracodawcę.