W minionym roku – okres świąteczny znów nie był tylko czasem spędzonym z rodziną, ale również czasem w którym zaczęły obowiązywać zmiany w przepisach prawa pracy. W poprzednim roku tj. 25 grudnia 2024 r. weszły bowiem w życie przepisy ustawy o ochronie sygnalistów w zakresie zgłoszeń zewnętrznych, a w 2025 roku w Wigilię weszły w życie przepisy m.in. dot. transparentności wynagrodzeń na etapie rekrutacji. Przepisy te częściowo przenoszą na grunt polskiego prawa obowiązki wynikające z Dyrektywy 2023/970  z dnia 10 maja 2023 r. w sprawie wzmocnienia stosowania zasady równości wynagrodzeń dla mężczyzn i kobiet za taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości za pośrednictwem mechanizmów przejrzystości wynagrodzeń oraz mechanizmów egzekwowania.

Niby niewiele zmian, ale część Pracodawców ma wciąż jeszcze szereg pytań związanych z tą nowelizacją. W poniższym artykule omówimy zatem kwestie dotyczące:

• obowiązku informowania kandydatów o wynagrodzeniu oraz odpowiednich postanowieniach aktów regulujących warunki wynagradzania za pracę i inne świadczenia z nią związane;
• obowiązku zapewnienia aby ogłoszenia o naborze na stanowisko oraz nazwy stanowisk były neutralne pod względem płci;
• obowiązku zagwarantowania przez pracodawcę by proces rekrutacyjny przebiegał w sposób niedyskryminujący;
• zakazu pytania kandydatów o dotychczasowe wynagrodzenie;
• jakie działania powinni podjąć pracodawcy z uwagi na tą nowelizację.

W tym miejscu warto również wspomnieć, że pojawił się projekt ustawy z dnia 12 grudnia 2025 r. o wzmocnieniu stosowania prawa do jednakowego wynagrodzenia mężczyzn i kobiet za jednakową pracę lub za pracę o jednakowej wartości, który reguluje pozostałe kwestie wynikające z ww. Dyrektywy. Projekt ten możecie Państwo odnaleźć pod linkiem: legislacja.rcl.gov.

Zmiany które weszły w życie 24 grudnia 2025 r. kładą kres tzw. „ślepym rekrutacjom” i wprowadzają ustawowy zakaz pytania kandydatów o historię ich zarobków. Dla organizacji oznacza to konieczność odejścia od intuicyjnego ustalania stawek na rzecz systemowego wartościowania stanowisk opartego na mierzalnych, obiektywnych i neutralnych pod względem płci kryteriach. Przejdźmy do omówienia konkretnych zmian:

Obowiązek informowania kandydatów o wynagrodzeniu oraz odpowiednich postanowieniach aktów regulujących warunki wynagradzania za pracę i inne świadczenia z nią związane

Zgodnie z nowymi zmianami w Kodeksie pracy Pracodawcy są zobowiązani przekazywać osobom ubiegającym się o zatrudnienie na danym stanowisku pracy informację o:

• wynagrodzeniu – w postaci  jego początkowej wysokości lub jego przedziale – opartym na obiektywnych, neutralnych kryteriach, w szczególności pod względem płci oraz
• odpowiednich postanowieniach układu zbiorowego pracy lub regulaminu wynagradzania – w przypadku gdy pracodawca jest objęty układem zbiorowym pracy lub obowiązuje u niego regulamin wynagradzania.

Pod pojęciem wynagrodzenia kryją się wszystkie składniki wynagrodzenia, bez względu na ich nazwę i charakter, a także inne świadczenia związane z pracą, przyznawane pracownikom w formie pieniężnej lub w innej formie niż pieniężna. Takimi składankami w szczególności są: wynagrodzenie zasadnicze, ale również inne składniki wynagrodzenia tj. np. premie, dodatki funkcyjne, nagrody jubileuszowe oraz świadczenia pozapłacowe np. benefity, opieka medyczna, samochody służbowe.

Pracodawcy w większości wskazują, że będą podawać kandydatom wyłącznie początkowe wynagrodzenie. Niektórzy z nich wskazują, że nie mają w Regulaminach wynagradzania wskazanych widełek placowych na konkretnych stanowiskach i że nie będą ich tam wprowadzać z uwagi na ich zmiany, które zazwyczaj następują na początku każdego roku kalendarzowego, tym bardziej, że nie ma bezpośredniego obowiązku wynikającego z Kodeksu pracy wpisywania widełek płacowych do Regulaminu Wynagradzania ani udostępniania ich wszystkim pracownikom. Niemniej jednak pracodawcy powinni pamiętać, że w Kodeksie pracy istniej przepis art. 18(3c), z którego wynika, że pracownicy mają prawo do jednakowego wynagrodzenia za jednakową pracę lub za pracę o jednakowej wartości. Zatem jeśli pracodawca nie ma jasnych widełek w systemie, naraża się na zarzut dyskryminacji płacowej. W sądzie pracy brak takich widełek utrudnia pracodawcy udowodnienie, że różnice w pensjach wynikają z obiektywnych przesłanek (np. kompetencji), a nie z przypadku. Ponadto zgodnie ze wspomnianą na początku Dyrektywą pracownicy będą mieli prawo żądać od pracodawcy informacji o średnim poziomie wynagrodzenia osób wykonujących taką samą pracę, z podziałem na płeć, a pracodawcy będą musieli stosować obiektywne i neutralne pod względem płci kryteria ustalania płac i awansów. W praktyce najprostszym sposobem realizacji tego obowiązku przez pracodawcę będzie właśnie stworzenie transparentnej struktury płacowej (np. w formie widełek przypisanych do kategorii stanowisk) i udostępnienie jej załodze.

Aby spełnić powyższy obowiązek informacyjny w sposób prawidłowy wystarczy, że pracodawcy będą udostępniać kandydatom wyłącznie wyciąg zawierający odpowiednie postanowienia czy to układu zbiorowego pracy, czy to regulaminu wynagradzania i premiowania – jeśli taki funkcjonuje oddzielnie od regulaminu wynagradzania u danego pracodawcy. Oczywiście nie ma przeszkód żeby pracodawcy udostępniali w całości taki układ, czy regulaminy, niemniej jednak nie ma takiego obowiązku.

Tu pojawia się pytanie, a co z małymi pracodawcami, którzy zatrudniają poniżej 50 pracowników i nie mają obowiązku ustalenia Regulaminu wynagradzania? Brak wewnętrznego regulaminu wynagradzania nie zwalnia pracodawców z wymogów unijnej dyrektywy – zatem mali przedsiębiorcy powinni również określić początkowe wynagrodzenie lub jego przedział w oparciu o obiektywne, neutralne pod względem płci kryteria, które w razie kontroli będą możliwe do zweryfikowania. Przepis w Kodeksie pracy również nie wyłącza z powyższego zakresu małych przedsiębiorców. Zatem w takim przypadku obowiązek informacyjny powinien zostać spełniony w innej, sformalizowanej formie. Pracodawcy ci powinni przygotować odrębny dokument informacyjny lub ująć zasady wynagradzania bezpośrednio w treści ogłoszenia o pracę bądź w indywidualnej komunikacji z kandydatem przed rozmową rekrutacyjną.

W przepisie zostały przewidziane trzy możliwości kiedy taka informacja powinna być przekazana, a mianowicie:

• informacja o wynagrodzeniu może być umieszczona już w samym ogłoszeniu o naborze na stanowisko pracy;
• informacja o wynagrodzeniu może być przekazana kandydatowi przed rozmową kwalifikacyjną – jeżeli pracodawca nie ogłosił naboru na stanowisko albo nie przekazał tych informacji w ogłoszeniu o naborze;
• w końcu informacja o wynagrodzeniu może być przekazana kandydatowi przed nawiązaniem stosunku pracy – jeżeli pracodawca nie ogłosił naboru na stanowisko albo nie przekazał tych informacji w ogłoszeniu o naborze, albo przed rozmową kwalifikacyjną.

Pracodawcy nie muszą więc umieszczać informacji o wynagrodzeniu na danym stanowisku lub tzw. „widełkach” w ogłoszeniu o pracę. Pracodawca może zrealizować obowiązek informacyjny na dowolnym etapie rekrutacji – najpóźniej przed dniem nawiązania stosunku pracy.

Niemniej należy pamiętać, że informację o wynagrodzeniu, o której mowa powyżej – pracodawca przekazuje z wyprzedzeniem umożliwiającym osobie ubiegającej się o zatrudnienie zapoznanie się z nią, w celu zapewnienia świadomych i przejrzystych negocjacji. Przekazanie tej informacji dopiero na zakończenie procesu rekrutacyjnego, gdy wyłoniony zostaje kandydat do zatrudnienia, naruszać będzie wymogi przepisów.

Przepisy nie nakładają wprawdzie na pracodawcę dokumentowania faktu przekazania informacji kandydatowi, jednak jest to działanie rekomendowane dla celów dowodowych. Z takiego potwierdzenia powinno wynikać, że pracodawca zrealizował obowiązek informacyjny najpóźniej przed nawiązaniem stosunku pracy.

Praktyczne aspekty tej zmiany sugerują, że publikacja widełek już w ogłoszeniu stanie się rynkowym standardem, gdyż pozwala na efektywniejszą selekcję kandydatów, których oczekiwania finansowe są zbieżne z możliwościami budżetowymi pracodawcy. Niemniej jednak wielu pracodawców  wskazuje, że na razie nie będzie takich widełek wskazywać w ofertach, a  dopiero na drugim etapie rekrutacji tj. przed rozmowami z wybranymi kandydatami. Należy pamiętać, że takie rozwiązanie niesie ze sobą ryzyko inwestowania czasu w kandydatów, którzy ostatecznie odrzucą ofertę ze względów finansowych, co przeczy idei optymalizacji kosztów procesu rekrutacyjnego. Odsuwanie kwestii finansowych na dalszy plan generuje frustrację po obu stronach i bezpośrednio uderza w efektywność kosztową rekrutacji, którą transparentność płacowa miała przecież poprawić.

Informacja o wynagrodzeniu może zostać przekazana kandydatowi w postaci papierowej lub elektronicznej. Oznacza to w szczególności, że dopuszczalne jest przesłanie takiej informacji mailem.

W tym miejscu należy wskazać, że nowelizacja Kodeksu pracy nie wymaga wprost zmian regulaminów i innych przepisów zakładowych chyba, że pracodawca uzna to za niezbędne dla realizacji obowiązków wynikających z nowych przepisów np. gdy regulaminy są nieaktualne, gdyż nie odzwierciedlają wszystkich składników wynagrodzenia pracowników.

Obowiązek zapewnienia aby ogłoszenia o naborze na stanowisko oraz nazwy stanowisk były neutralne pod względem płci

Pracodawca ma zapewnić, aby ogłoszenia o naborze na stanowisko oraz nazwy stanowisk były neutralne pod względem płci, a proces rekrutacyjny przebiegał w sposób niedyskryminujący. Zatem z oferty pracy, jak również z nazwy stanowisk pracy powinno wprost wynikać, że praca może być wykonywana przez osobę dowolnej płci. Można przy tym zastosować w szczególności następujące rozwiązania:

• można użyć w ogłoszeniu o pracę lub w nazwie stanowiska pracy zarówno formy męskiej jak i żeńskiej, np.: asystent / asystentka, architekt / architektka, psycholog / psycholożka;
•  alternatywnie można użyć formy męskiej z jednoczesną informacją odnoszącą się do obu płci, np.: rekruter (M / K), analityk (M / K), inspektor (M / K);
• można również użyć formy osobowej, np.: osoba na stanowisku kierowniczym, osoba na stanowisku specjalisty ds. logistyki, osoba rekrutująca, osoba ds. kadr i płac, osoba odpowiedzialna za obsługę klienta;
• można również w ogłoszeniu o pracę posłużyć się informacją opisującą rodzaj pracy, np.: zatrudnienie przy sprzedaży lodów, praca polegająca na koszeniu trawy i pielęgnacji roślin.

Warto zwrócić również uwagę, że neutralność dotyczy nie tylko nagłówka ogłoszenia, ale także treści – w tym sformułowań opisujących obowiązki czy warunki zatrudnienia. Taka zmiana obejmuje również standardowe zwroty, które towarzyszą rozmowie kwalifikacyjnej, opisowi stanowiska czy widełkom płacowym, zgodnie z nowymi przepisami o transparentności płac. Ważne jest wyeliminowanie zwrotów sugerujących preferowaną płeć kandydata.

Niektórzy wskazują, że grudniowa nowelizacja wprowadza wyraźne rozróżnienie między etapem poszukiwania pracownika a formalnym zatrudnieniem. W ogłoszeniach o pracę wymagana jest pełna neutralność. Obowiązek stosowania neutralnego języka dotyczy wyłącznie etapu poszukiwania kandydata. Po zakończeniu rekrutacji, w samej umowie o pracę, świadectwie pracy czy wewnętrznym regulaminie wynagradzania, należy używać formy zgodnej z płcią konkretnego pracownika albo formą która odpowiada danemu pracownikowi.

Poniżej kilka pytań pracodawców i odpowiedzi na nie:

• Co jeśli nazwa stanowiska pracy nie ma żeńskiego odpowiednika (feminatywu)? Wówczas należy zastosować inną odpowiednią formę, która zapewnienia równość płci np. wskazaną w pkt 3 powyżej, która jest jednocześnie formą obejmująca również  osoby neutralne płciowo, zatem najbezpieczniejszą.
• A czy rozwiązaniem nie są anglojęzyczne nazwy stanowisk? Niektórzy twierdzą, że są one rozwiązaniem, ale czy na pewno w Polsce, gdzie obowiązuje ustawa o języku polskim, która nakazuje stosowanie języka polskiego w dokumentacji z zakresu prawa pracy, zatem również w ogłoszeniach i ofertach? Należy pamiętać, że nazewnictwo obcojęzyczne (np. Sales Manager czy Product Owner) jest dopuszczalne, o ile towarzyszy mu polski odpowiednik lub gdy sama treść ogłoszenia w sposób jasny i precyzyjny opisuje charakter stanowiska, nie naruszając przy tym obowiązku dbałości o zrozumiałość przekazu dla kandydata. Inspektorzy PIP podczas kontroli często wskazują, iż zamieszczenie w umowach o prace wyłącznie anglojęzycznych nazw stanowisk z uwagi na ww. ustawę jest nieprawidłowe.
• A co jeśli daną pracę z uwagi na warunki pracy mogą wykonywać wyłącznie mężczyźni? W polskim prawie (i większości krajów UE) nie ma już stanowisk, które są „prawnie zarezerwowane” wyłącznie dla mężczyzn. Jeśli praca wymaga np. przenoszenia ciężarów przekraczających normy dla kobiet, można to zaznaczyć w ogłoszeniu – ale nie poprzez odniesienie do płci, a jedynie poprzez opis wykonywanej pracy. Zamiast pisać „Szukamy silnego mężczyzny na stanowisko Ładowacza”, lepiej napisać: „Rodzaj pracy: praca fizyczny w sekcji załadunku. Wymagania: Zdolność do podnoszenia ciężarów do 30 kg zgodnie z normami BHP”.

Obowiązek zagwarantowania przez pracodawcę by proces rekrutacyjny przebiegał w sposób niedyskryminujący

Ponadto Pracodawca ma zapewnić, aby proces rekrutacyjny przebiegał w sposób niedyskryminujący. Jest to naszym zdaniem swoiste powtórzenie stanowiska wynikającego z obowiązującego już w Kodeksie pracy przepisu art. 18(3a), z którego wynika, że pracownicy powinni być równo traktowani w zakresie nawiązania i rozwiązania stosunku pracy, warunków zatrudnienia, awansowania oraz dostępu do szkolenia w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych, w szczególności bez względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, religię, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie etniczne, wyznanie, orientację seksualną, zatrudnienie na czas określony lub nieokreślony, zatrudnienie w pełnym lub w niepełnym wymiarze czasu pracy. W tym zakresie należy pamiętać, że to na pracodawcy spoczywa ciężar dowodu, że przy doborze kandydata kierował się on obiektywnymi przesłankami i kwalifikacjami zawodowymi, a nie kryteriami o charakterze dyskryminacyjnym np. płcią. Wprowadzenie obowiązku transparentności wynagrodzeń dodatkowo wzmacnia tę zasadę – w przypadku sporu pracodawca będzie musiał wykazać, że oferowana stawka lub widełki płacowe zostały ustalone na podstawie neutralnych czynników, a proces selekcji nie faworyzował żadnej z grup. Brak jasnych kryteriów płacowych już na etapie ogłoszenia może w nowym stanie prawnym znacząco utrudnić pracodawcy skuteczną obronę przed zarzutem naruszenia zasady równego traktowania w zatrudnieniu.

Zakaz pytania kandydatów o dotychczasowe wynagrodzenie

Zgodnie z dotychczasowym brzmieniem art. 22(1) § 1 k.p. pracodawca był uprawniony do żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:

• imię (imiona) i nazwisko;
• datę urodzenia;
• dane kontaktowe wskazane przez taką osobę;
• wykształcenie;
• kwalifikacje zawodowe;
• przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Od 24 grudnia 2025 r. pracodawca jest nadal uprawniony do żądania informacji o przebiegu dotychczasowego zatrudnienia, ale z wyłączeniem informacji o wynagrodzeniu w obecnym stosunku pracy oraz w poprzednich stosunkach pracy.

Pracodawca może natomiast zapytać, czy zaoferowane kandydatowi wynagrodzenie lub jego przedział odpowiada jego oczekiwaniom. Zmiana ta ma na celu wyeliminowanie zjawiska przenoszenia niskich stawek płacowych z jednej firmy do drugiej, ma przeciwdziałać osłabieniu pozycji kandydata w negocjacjach płacowych, co statystycznie częściej dotyczyło kobiet niż mężczyzn. Rekruterzy powinni skupić się na badaniu kompetencji oraz dopasowaniu oczekiwań kandydata do zaoferowanych widełek płacowych.

Czy z uwagi na powyższe zmiany pracodawcy powinni podjąć jakieś działania?

Mając na uwadze powyższe zmiany obowiązujące od Wigilii 2025 r., pracodawcy powinni:

• uaktualnić zasady dot. procedur rekrutacyjnych w ten sposób, że:
• wprowadzą zasadę, że w ogłoszeniach mają być wskazywane nazwy stanowisk neutralne pod względem płci i wskażą jakie rozwiązanie w tym zakresie ma być stosowane,
• zostanie w nich wskazane kto i na jakim etapie przekazuje informacje kandydatowi o wynagrodzeniu  i w jakiej formie, czy jest to potwierdzane i w jaki sposób,
• usuną z formularzy rekrutacyjnych pytanie o wcześniejsze zarobki;
• ustalić treść ogłoszenia jeśli zdecydują się na ujawnianie wynagrodzenia już na tym etapie;
• przygotować wyciąg z przepisów układu zbiorowego pracy lub regulaminu wynagradzania, ewentualnie również regulaminu premiowania, które zawierają informacje nie tylko o wynagrodzeniu zasadniczym, ale również o innych składnikach szeroko rozumianego wynagrodzenia;
• przeszkolić rekruterów w zakresie ustalonych i wprowadzonych zmian.

Uporządkowanie powyższych kwestii może wymusić aktualizację:

• układów zbiorowych, regulaminów wynagradzania, regulaminów premiowania o ile są oddzielne;
• regulaminów i schematów organizacyjnych, regulaminów pracy, układów zbiorowych  w zakresie neutralnych nazw stanowisk.

Wpis nie stanowi porady ani opinii prawnej w rozumieniu przepisów prawa oraz ma charakter wyłącznie informacyjny. Stanowi wyraz poglądów jego autora na tematy prawnicze związane z treścią przepisów prawa, orzeczeń sądów, interpretacji organów państwowych i publikacji prasowych. Kancelaria Ostrowski i Wspólnicy Sp.K. i autor wpisu nie ponoszą odpowiedzialności za ewentualne skutki decyzji podejmowanych na jego podstawie.

TAGI: dyskryminacja, jawność wynagrodzeń, kandydat do pracy, nazwy stanowisk, obowiązki pracodawcy, ogłoszenie o pracę, płeć, proces rekrutacyjny, rekrytacja, transparentność, transparentość wynagrodzeń, wynagrodzenie, zmiany w prawie pracy