Początek roku przyniósł dla Pracodawców wiele zmian w prawie pracy, poczynając od skrócenia okresu przechowywania dokumentacji, o czym już pisaliśmy na naszym blogu -> (https://www.laboratoriumprawapracy.ostrowski-legal.net/single-post/2018/03/10/Skr%C3%B3cenie-okresu-przechowywania-akt-osobowych), 

przechodząc przez mniejsze zmiany tj. zmiana formy wypłaty wynagrodzenia, czy ograniczenie zakresu podmiotowego okresowych szkoleń bhp, a kończąc na zmianach w prowadzeniu i przechowywaniu dokumentacji pracowniczej. Poniższy wpis rozpocznie cykl artykułów dotyczących dokumentacji pracowniczej.

Rozpoczynając należy wskazać, że do Kodeksu pracy została wprowadzona definicja dokumentacji pracowniczej (art. 94 pkt 9a k.p), z której wynika, że jest nią prowadzona i przechowywana w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników. Definicja ta niesie ze sobą daleko idące skutki, ponieważ dokumenty takie jak wnioski o urlop wypoczynkowy, które do tej pory były przechowywane przez 3 lata licząc od końca roku kalendarzowego, za który dany urlop przysługuje lub od września roku następnego, jeżeli urlop został przesunięty na ten rok (urlop zaległy), będą teraz przechowywane przez cały okres zatrudnienia pracownika oraz przez 10 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł. Bowiem okres przechowywania dokumentacji pracowniczej zgodnie z art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy, dotyczy nie tylko akt osobowych, ale również pozostałej dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy.

Ustawa, która skróciła okres przechowywania dokumentacji pracowniczej (pamiętajmy, że nie dotyczy to wszystkich pracowników, lecz tylko tych zatrudnianych od 1 stycznia 2019 r. lub zatrudnionych od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r., za których pracodawca złoży „raport informacyjny”), wymusiła również zmianę dotychczasowego rozporządzenia z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. Nowe rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej zostało ogłoszone w dniu 10 grudnia 2018 r. i na szczęście nie zawierało wszystkich pierwotnych założeń wskazanych w projekcie z dnia 13 września 2018 r. Poniżej postaramy się Państwu przybliżyć największe i najważniejsze zmiany w zakresie akt osobowych.

Na wstępie należy wskazać, że ustawodawca zrezygnował z załączania do rozporządzenia pomocniczych wzorów dokumentacji pracowniczej, jak miało to miejsce dotychczas. Niemniej jednak pracodawcy mogą takie wzory (umowa o pracę, kwestionariusze osobowe, rozwiązania umów o prace i wypowiedzenie warunków pracy) odnaleźć na stronie Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej pod następującym linkiem: https://www.gov.pl/web/rodzina/bip-pomocnicze-wzory-dokumentow-zwiazanych-z-ubieganiem-sie-o-zatrudnienie-nawiazaniem-zmiana-oraz-ustaniem-stosunku-pracy

Przechodząc dalej należy wskazać, że akta osobowe obecnie składają się z 4 części. Część A zawiera dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie. Część B zawiera jak dotychczas oświadczenia oraz dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia. Część C oświadczenia oraz dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem umowy o pracę. Natomiast nowa część D zawierać ma odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu. Na szczęście ustawodawca zrezygnował z początkowej propozycji, by to część C zawierała dokumentację związaną z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub określonej w odrębnych przepisach, a dopiero część D zawierała dokumentację związaną z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy. Proces ten byłby zbyt praco- i kosztochłonny.

Nowością jest możliwość podzielenia części A, B i C akt osobowych na mniejsze części (A1, A2, B1, B2, B3, C1, C2) tak aby można było przechowywać w nich oświadczenia lub dokumenty powiązane ze sobą tematycznie (np. umowy o wspólnej odpowiedzialności materialnej). Skorzystanie z tej opcji zależy od woli pracodawcy, jeżeli jednak z niej skorzysta musi pamiętać, aby w każdej podczęści przechowywać dokumenty w porządku chronologicznym, odpowiednio ponumerowane oraz zawierające wykaz dokumentów w niej zawartych. Natomiast dokumenty znajdujące się w części D akt osobowych pracownika obowiązkowo przechowuje się w wydzielonych częściach dotyczących danej kary, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery D1 i kolejne. Należy pamiętać, że usunięcie z akt odpisu zawiadomienia o ukaraniu skutkuje usunięciem całej części dotyczącej kary, a pozostałym przyporządkowuje się następujące po sobie numery.

Przechodząc do omawiania konkretnych dokumentów, chcielibyśmy wskazać, że naszym zdaniem wbrew twierdzeniom niektórych osób rozporządzenie przewiduje otwarty katalog dokumentów zawartych w części B i C akt osobowych, wskazuje to określenie „w tym”.

Wskazane bezpośrednio w starym rozporządzeniu dokumenty jakich pracodawca mógł żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie i umieszczać w części A akt osobowych zostały zastąpione obecnie następującym ogólnym określeniem „oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych” zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie. W uzasadnieniu do tego rozporządzenia wskazane jest, że określenie to oznacza oświadczenia lub dokumenty, które zawierają dane osobowe gromadzone na podstawie przepisu 22(1) § 1 Kodeksu pracy, czyli jak najbardziej mogą być to kwestionariusz osobowy dla osób ubiegających się o zatrudnienie, świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy, czy dokumenty w zakresie posiadanych kwalifikacji zawodowych. Zastanawiające jest jednak, to czy w ww. określeniu mieszczą się również dokumenty, które pracodawca powinien przekazać osobie ubiegającej się o zatrudnienie, czy pracownikowi w zw. z RODO np. klauzulę informacyjną w zakresie przetwarzania danych (części B akt osobowych, również zawierać powinna oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, gromadzone w związku z nawiązaniem stosunku pracy, czyli np. kwestionariusz osobowy dla pracowników, orzeczenie o niepełnosprawności). Czy mając na uwadze to określenie w części B powinno znajdować upoważnienie do przetwarzania danych osobowych, tak jak to wcześniej bezpośrednio wskazywał projekt z 13 września 2018 r. Naszym zdaniem odpowiedź jest twierdząca.

Część B akt osobowych została odchudzona, dokumentacja w zakresie kar porządkowych, jak wspominaliśmy wcześniej, została przeniesiona do część D akt osobowych, natomiast wnioski pracownika dotyczące ustalenia indywidualnego rozkładu czasu pracy, w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty (art. 142 Kodeksu pracy), stosowania systemu skróconego tygodnia pracy (art. 143 Kodeksu pracy) oraz stosowania systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta (art. 144 Kodeksu pracy), zostały przeniesione do dokumentacji dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy. Z części tej usunięto również informacje dotyczące wykonywania przez pracownika powszechnego obowiązku obrony. Do części tej dołączone też kilka innych dokumentów, wynikających z Kodeksu pracy (potwierdzenie poinformowania pracownika o celu, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu, czy dokumenty związane z łączeniem korzystania z urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u pracodawcy udzielającego tego urlopu), czy innych ustaw (dokumenty dotyczące wykonywania przez pracownika pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych).

Od stycznia 2019 r. nie będzie już problemu ze skierowaniami na badania lekarskie, czy to wstępne, okresowe, czy kontrolne, będą one zawsze dołączane do odpowiedniej części wraz z orzeczeniem lekarskim wydanym na ich podstawie. Do tej pory taka praktyka wynikała z zaleceń Państwowej Inspekcji Pracy.

Najmniej zmian dotknęło części C akt osobowych, przewidziano w niej w końcu bezpośrednio wnioski o sprostowanie i uzupełnienie świadectwa pracy. Stare rozporządzenie wymieniało bezpośrednio tylko wniosek dotyczący wydania świadectwa pracy z art. 97 § 1(1) Kodeksu pracy.  

W tym miejscu należy wskazać, że naszym zdaniem wbrew twierdzeniom niektórych osób rozporządzenie przewiduje otwarty katalog dokumentów zawartych w części B i C akt osobowych, wskazuje to określenie „w tym”.

Kończąc należy przypomnieć, że pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika, prowadzonych w postaci papierowej, odpisy lub kopie dokumentów przedłożonych przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie lub pracownika, poświadczone przez pracodawcę lub osobę upoważnioną przez pracodawcę za zgodność z przedłożonym dokumentem.

W kolejnych częściach dotyczących dokumentacji pracowniczej poruszymy kwestię „drugich akt osobowych” – czyli dokumentacji dot. ewidencji czasu pracy, odpowiemy na pytania czy rozporządzenie stosuje się również do dokumentacji pracowniczej, którą pracodawca już posiada oraz czy obowiązek informacyjny o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej należy przesyłać każdemu pracownikowi, który otrzyma świadectwo pracy po 1 stycznia 2019 r. Oddzielny artykuł na naszym blogu poświęcony zostanie również elektronicznej postaci dokumentacji pracowniczej.

Wpis nie stanowi porady ani opinii prawnej w rozumieniu przepisów prawa  oraz ma charakter wyłącznie  informacyjny. Stanowi  wyraz poglądów jego  autora na tematy prawnicze związane z treścią przepisów prawa, orzeczeń sądów, interpretacji organów państwowych i publikacji prasowych. Kancelaria Ostrowski i Wspólnicy Sp.K. i autor wpisu nie ponoszą odpowiedzialności za ewentualne skutki decyzji podejmowanych na jego podstawie.