I. AKTY, KTÓRE WESZŁY W ŻYCIE: 1. Ustawy Ustawa z dnia 19 grudnia 2023 r. o szczególnych rozwiązaniach służących zachowaniu ważności niektórych orzeczeń o niepełnosprawności oraz orzeczeń o stopniu niepełnosprawności (Dz.U. 2023 poz. 2768) Ustawa dotyczy wprowadzenia przepisu według którego orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o stopniu niepełnosprawności wydane na czas określony na podstawie ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, którego ważność upłynęłaby do dnia 30 czerwca 2024 r., zachowuje ważność do dnia 30 września 2024 r., jednak nie dłużej niż do dnia wydania nowego prawomocnego orzeczenia o niepełnosprawności albo […]
Świadectwo pracy według nowych zasad
14 sierpnia 2019 | Sylwia Benc
Celem wprowadzenia zmian ułatwiających pracownikom realizację uprawnień pracowniczych Sejm w dn. 16 maja 2019 r. przyjął ustawę o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw. Przedmiotowa nowelizacja wchodzi w życie w dn. 7 września 2019 r. Zmiany wprowadzone w Kodeksie pracy dotyczą m.in. kwestii związanych z wydawaniem świadectw pracy. Równolegle planowana jest również zmiana rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy (dalej: rozporządzenie).
Odtąd pracodawca, zgodnie z przepisami kodeksu pracy – jeżeli nie zamierza nawiązać z pracownikiem kolejnego stosunku pracy w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy, będzie obowiązany wydać mu świadectwo pracy w dniu, w którym następuje ustanie stosunku pracy (nie jak dotąd niezwłocznie). Jednocześnie ustawodawca wprost w przepisach kodeksu pracy uregulował sytuację, w której z przyczyn obiektywnych wydanie świadectwa pracy pracownikowi albo osobie przez niego upoważnionej w tym terminie nie jest możliwe. Pracodawca wówczas w ciągu 7 dni od dnia upływu tego terminu przesyła świadectwo pracy pracownikowi lub tej osobie za pośrednictwem operatora pocztowego albo doręcza je w inny sposób. Świadectwo pracy jak dotąd dotyczyć ma okresu lub okresów zatrudnienia, za które dotychczas nie wydano świadectwa pracy.
Oznacza to, że regulacja obecnie zawarta w rozporządzeniu zostanie przeniesiona w całości do Kodeksu pracy. Tym samym ten przepis rozporządzenia wymaga uchylenia, co proponuje się w projekcie zmiany przedmiotowego rozporządzenia.
Pracownik będzie mógł też w ciągu 14 dni (nie jak obecnie w ciągu 7 dni) od otrzymania świadectwa pracy wystąpić z wnioskiem do pracodawcy o sprostowanie świadectwa pracy. W razie nieuwzględnienia wniosku pracownikowi przysługiwać będzie, w ciągu 14 dni (nie jak obecnie w ciągu 7 dni) od zawiadomienia o odmowie sprostowania świadectwa pracy, prawo wystąpienia z żądaniem jego sprostowania do sądu pracy. Novum jest uregulowanie sytuacji, w której pracodawca nie zawiadomi o odmowie sprostowania świadectwa pracy, wówczas żądanie sprostowania świadectwa pracy wnosić się będzie do sądu pracy.
Tym samym ze względu na znaczenie świadectwa pracy dla pracownika jako dokumentu potwierdzającego przebieg zatrudnienia i niezbędnego do uzyskania różnego rodzaju świadczeń proponuje się wydłużenie terminów do wystąpienia z wnioskiem o sprostowanie świadectwa pracy do pracodawcy oraz żądaniem jego sprostowania do sądu pracy. Obowiązujący obecnie 7-dniowy termin jest bowiem zbyt krótki. Stosunkowo często zdarzają się sytuacje, gdy nieprawidłowości w treści świadectwa pracy ujawniane są później niż po upływie 7 dni od daty otrzymania tego dokumentu. Dostrzeżenie nieprawidłowości w świadectwie pracy po upływie ww. terminu praktycznie wyklucza możliwość sprostowania tego dokumentu na drodze sądowej [1]. Uprzednie wystąpienie przez pracownika do pracodawcy o sprostowanie świadectwa pracy stanowi bowiem materialno-prawną przesłankę powództwa o sprostowanie świadectwa pracy. Niewystąpienie z wnioskiem reklamacyjnym o sprostowanie świadectwa pracy przed wytoczeniem powództwa powoduje jego oddalenie. Terminy przewidziane w art. 97 § 2(1) k.p. są terminami prawa materialnego, stąd oddala się powództwo, gdy pozew został wniesiony po upływie terminów określonych w tym przepisie, jeżeli ich nie przywrócono [2]. Obecnie zatem, jeżeli pracownik wystąpi do pracodawcy z wnioskiem o sprostowanie świadectwa pracy po upływie 7 dni od daty otrzymania tego dokumentu, a pracodawca odmówi uwzględnienia wniosku, to powództwo pracownika ma niewielkie szanse powodzenia, prawdopodobnie zostanie oddalone bez badania merytorycznej zasadności.
Konieczne jest, aby rozporządzenie było spójne z ww. regulacją. Dlatego proponuje się, aby tej zmianie brzmienia rozporządzenia towarzyszyła korekta pomocniczego wzoru świadectwa pracy polegająca na odpowiedniej zmianie pouczenia zawartego w świadectwie pracy.
Jednocześnie z pouczenia już nie ma wynikać obowiązek pracodawcy wskazania pracownikowi konkretnego sądu pracy właściwego do wniesienia powództwa. Wskazuje się, że obowiązek taki nie wynika bowiem z przepisów Kodeksu pracy. Jednocześnie przepisy kodeksu postępowania cywilnego w sprawach z zakresu prawa pracy wskazują na właściwość przemienną, a wybór między sądami należy do pracownika [3].
Ustawodawca celem uporządkowania przysługujących pracownikowi roszczeń dotyczących świadectwa pracy, uregulował również uprawnienie pracownika do wystąpienia, w przypadku niewydania przez pracodawcę świadectwa pracy, z roszczeniem o zobowiązanie pracodawcy do wydania świadectwa pracy do sądu pracy. W wyroku uwzględniającym żądanie zobowiązania pracodawcy do wydania świadectwa pracy, sąd określi treść świadectwa pracy. Jeżeli określenie wszystkich faktów wymienionych w tych przepisach będzie niemożliwe, w wyroku określać się będzie co najmniej okres i rodzaj wykonywanej pracy, wymiar czasu pracy, zajmowane stanowiska oraz tryb rozwiązania albo okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy, a w sytuacji gdy określenie trybu rozwiązania albo okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy również będzie niemożliwe – wskazywać się będzie, że rozwiązanie stosunku pracy nastąpiło za wypowiedzeniem dokonanym przez pracodawcę. Co istotne, prawomocny wyrok zobowiązujący pracodawcę do wydania świadectwa pracy zastępować będzie to świadectwo.
W praktyce problem pojawiać się może w sytuacji, gdy egzekucja wydania świadectwa pracy nie może być prowadzona, np. ze względu na faktyczną likwidację podmiotu będącego pracodawcą bądź brak organów lub osób umocowanych do działania w jego imieniu. Tymczasem brak świadectwa pracy stanowi istotne utrudnienie dla pracownika, w szczególności ustalenie okresów zatrudnienia dla celów związanych z ubezpieczeniem społecznym, a także realizacją innych uprawnień pracowniczych związanych z tzw. ogólnym stażem pracy lub dokonanie takich czynności, jak chociażby rejestracja jako bezrobotny albo poszukujący pracy. Dlatego zgodnie z obowiązującą od 7 września regulacją, jeżeli pracodawca nie istnieje albo z innych przyczyn wytoczenie przeciwko niemu powództwa o zobowiązanie pracodawcy do wydania świadectwa pracy jest niemożliwe, pracownikowi przysługuje prawo wystąpienia do sądu pracy z żądaniem ustalenia uprawnienia do otrzymania świadectwa pracy.
W postanowieniu uwzględniającym żądanie ustalenia uprawnienia do otrzymania świadectwa pracy sąd określi treść świadectwa. Jeżeli określenie wszystkich faktów wymienionych w tych przepisach będzie niemożliwe, w postanowieniu określi się co najmniej okres i rodzaj wykonywanej pracy, wymiar czasu pracy, zajmowane stanowiska oraz tryb rozwiązania albo okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy, a w sytuacji gdy określenie trybu rozwiązania albo okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy również będzie niemożliwe – wskazywać się będzie, że rozwiązanie stosunku pracy nastąpiło za wypowiedzeniem dokonanym przez pracodawcę. Również prawomocne postanowienie ustalające uprawnienie do otrzymania świadectwa pracy zastępować będzie to świadectwo.
W przypadku wystąpienia z żądaniem zobowiązania pracodawcy do wydania świadectwa pracy, jeżeli okaże się, że pracodawca nie istnieje albo z innych przyczyn wytoczenie przeciwko niemu powództwa jest niemożliwe, sąd rozpozna żądanie w postępowaniu nieprocesowym jako żądanie ustalenia uprawnienia do otrzymania świadectwa pracy. Z drugiej strony – również jeżeli wytoczenie powództwa o zobowiązanie pracodawcy do wydania świadectwa pracy jest możliwe, sąd rozpozna żądanie w procesie jako żądanie zobowiązania pracodawcy do wydania świadectwa pracy.
Z powyższymi żądaniami można wystąpić w każdym czasie przed upływem terminu przedawnienia.
Korzystając z przeprowadzanej zmiany rozporządzenia, proponuje się, aby do otrzymania kopii świadectwa pracy uprawnione były tylko osoby, o których mowa w art. 94(12) Kodeksu pracy. Zmianę taką należy uznać za uzasadnioną. Skoro osoba upoważniona przez pracownika, jak również osoba będąca spadkobiercą pracownika niebędąca członkiem rodziny, o którym mowa w art. 94(12) Kodeksu pracy, nie są w świetle tego przepisu uprawnione do otrzymania kopii dokumentacji pracowniczej, nie powinny też mieć prawa do uzyskania kopii świadectwa pracy [4].
Ponieważ przepisy Kodeksu pracy nakładają na pracodawcę obowiązek niszczenia dokumentacji pracowniczej w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści (w terminie do 12 miesięcy po upływie okresu przechowywania), a z rozporządzenia wynika, że w przypadkach, w których pracodawca wydaje pracownikowi nowe świadectwo pracy, ma obowiązek usunąć z akt osobowych pracownika i zniszczyć poprzednio wydane świadectwo pracy, to proponuje się doprecyzować brzmienie regulacji zawartej w rozporządzeniu o stwierdzenie, że pracodawca ma zniszczyć poprzednio wydane świadectwo pracy w sposób uniemożliwiający odtworzenie jego treści.
Ponadto każda strona pomocniczego wzoru świadectwa pracy ma zostać wyposażona w domyślny stały fotokod (kod QR) w prawym górnym rogu strony. Kod będzie obejmował: rodzaj dokumentu, numer strony i jej orientację oraz ogólną liczbę stron. Ponadto na pierwszej stronie wzoru zakodowana treść obejmowałaby również pouczenie. Natomiast kod na ostatniej stronie wzoru zawierałby również informację o miejscu złożenia podpisu.
Powyższa zmiana ma stanowić rozwiązanie prodostępnościowe. Osoby używające odpowiednio oprogramowanych urządzeń przenośnych (np. smartfonów) będą mogły bowiem odczytywać fotokody. Dzięki temu rozwiązaniu np. były pracownik z dysfunkcją wzroku ma zidentyfikować świadectwo pracy, a także mieć pewność co do kompletności dokumentu. Natomiast osoba sporządzająca świadectwo z dysfunkcją wzroku będzie mogła po wydrukowaniu dokumentu samodzielnie go zidentyfikować i podpisać [5].
[1] uzasadnienie nowelizacji Kodeksu pracy
[2] wyrok Sądu Najwyższego z dn. 15 grudnia 2009 r., sygn. akt II 156/09
[3] uzasadnienie nowelizacji rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy
[4] ibidem
[5] ibidem
Wpis nie stanowi porady ani opinii prawnej w rozumieniu przepisów prawa oraz ma charakter wyłącznie informacyjny. Stanowi wyraz poglądów jego autora na tematy prawnicze związane z treścią przepisów prawa, orzeczeń sądów, interpretacji organów państwowych i publikacji prasowych. Kancelaria Ostrowski i Wspólnicy Sp.K. i autor wpisu nie ponoszą odpowiedzialności za ewentualne skutki decyzji podejmowanych na jego podstawie.