Coraz bliżej do bezpośredniego obowiązywania w Polsce Ogólnego rozporządzenia o ochronie danych, zwane dalej: „RODO” i coraz większe prawdopodobieństwo, wręcz graniczące z pewnością, że zmiany w prawie pracy, które mają na celu wdrożenie założeń tego rozporządzenia nie zostaną przyjęte przez polskiego ustawodawcę do dnia 25 maja 2018 r. W poprzednim artykule omówione zostały szczegółowo propozycje nowelizacji Kodeksu pracy, zaproponowane projektem z dnia 28 marca 2018 r. ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia 2016/679,  dotyczące wprowadzenia zmian w zakresie brzmienia przepisu art. 22(1), zgody jako podstawy przetwarzania danych osobowych w stosunkach pracy, czy kwestii przetwarzania przez pracodawcę danych wrażliwych. Natomiast w niniejszym wpisie zajmiemy się w szczególności propozycją regulacji dotyczących stosowania przez pracodawcę różnych rodzajów monitoringu oraz proponowanych zmian w zakresie ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.

Polski ustawodawca mając na względzie możliwość wprowadzenia przez państwa członkowskie przepisów szczególnych dotyczących przetwarzania danych osobowych w zatrudnieniu (art. 88 RODO), postanowił uregulować instytucję różnych rodzajów monitoringu, które są obecnie powszechnie stosowane przez pracodawców, pomimo braku wyraźnej regulacji w przepisach prawnych. Ich wprowadzenie ma zabezpieczyć interesy pracowników przed dowolnym ich wykorzystywaniem przez pracodawców, poprzez unormowanie przesłanek, których wystąpienie umożliwi pracodawcy jego wprowadzenie oraz obowiązki informacyjne pracodawcy z tym związane.

W przypadku monitoringu wizyjnego obejmującego szczególny nadzór nad terenem zakładu pracy lub terenu wokół zakładu pracy  do przesłanek możliwości jego zastosowania wg projektu z dnia 28 marca 2018 r. należeć będą konieczność zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia lub kontroli produkcji (przesłanka ta nie była przewidziana w projekcie z dnia 12 września 2017 r.) lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. W starszym projekcie przewidziany był również zapis, że monitoring nie może stanowić środka kontroli wykonywania pracy przez pracowników. W nowszym projekcie zapis dotyczący tego, że monitoring wizyjny nie będzie mógł obejmować pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek, palarni, został uzupełniony o pomieszczenia udostępniane zakładowej organizacji związkowej oraz o zapis, że chyba, że stosowanie monitoringu w tych pomieszczeniach będzie niezbędne do realizacji ww. celu i nie naruszy to godności oraz innych dóbr osobistych pracownika, a także zasady wolności i niezależności związków zawodowych, w szczególności poprzez zastosowanie technik uniemożliwiających rozpoznanie przebywających w tych pomieszczeniach osób.

Ustawodawca proponuje wprowadzić nieprzekraczający 3 miesięcy okres przechowywania nagrań obrazu, z zastrzeżeniem dłuższego okresu tylko w przypadku, w którym nagrania te stanowić będą dowód w postępowaniu lub pracodawca poweźmie wiadomość, iż mogą one stanowić dowód w postępowaniu (wówczas okres przechowywania ulegać będzie przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania). Po upływie ww. okresów uzyskane w wyniku monitoringu nagrania obrazu podlegać będą zniszczeniu. Propozycja ta jest bardziej konkretna niż propozycja wynikająca ze starszego projektu, który stanowi, że dane osobowe uzyskane w wyniku zastosowania monitoringu pracodawca będzie przetwarzał wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane i przechowywał je przez okres niezbędny do realizacji tych celów.

Według wyłącznie nowego projektu szczegółowe zasady stosowania monitoringu wizyjnego (cele, zakres oraz sposób jego zastosowania) pracodawca będzie miał obowiązek ustalić w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie będzie objęty układem zbiorowym pracy lub nie będzie obowiązany do ustalenia regulaminu pracy. Natomiast oba projekty tak samo uregulowały kwestię obowiązku informacyjnego pracodawcy, który będzie musiał poinformować pracowników o wprowadzeniu monitoringu, w sposób przyjęty u niego, nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem, jak również będzie musiał przekazać każdemu nowemu pracownikowi informacji o celu, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu przed dopuszczeniem go do pracy.  Ponadto pracodawca będzie obowiązany nie później niż jeden dzień przed uruchomieniem monitoringu oznaczyć pomieszczenia monitorowane w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych.

Przesłankami do zastosowania monitoringu służbowej poczty elektronicznej będą natomiast niezbędność zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy. Obowiązki informacyjne pracodawcy będą natomiast tożsame z obowiązkami, jakie zostały na pracodawcę nałożone w przypadku wprowadzenia monitoringu wizyjnego. Proponuje się także zastrzec w przepisach, iż monitoring poczty elektronicznej nie będzie mógł naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika. Oznacza to, iż nawet w sytuacji, w której z aktów wewnętrznych pracodawcy będzie wynikał zakaz korzystania z poczty służbowej dla celów prywatnych, a pracodawca natknie się w niej na prywatną korespondencję pracownika (który nie dostosuje się do zakazu), nie będzie mógł jej w całości przeczytać. 

Przepisy dotyczące monitoringu będą także miały odpowiednie zastosowanie do innych form np. monitoring floty GPS, stron internetowych, smsów.

Kończąc kwestię monitoringu, należy wskazać, że każdy pracodawca przed jego zastosowaniem będzie musiał pamiętać o przepisie art. 35 RODO, który obliguje administratora do dokonania oceny skutków planowanych operacji przetwarzania dla ochrony danych osobowych przed rozpoczęciem przetwarzania, w przypadku, w którym dany rodzaj przetwarzania (w szczególności z użyciem nowych technologii) ze względu na swój charakter, zakres, kontekst i cele z dużym prawdopodobieństwem może powodować wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych.  Ponadto trzeba dodać, iż stosowanie monitoringu nie zwolni pracodawcy z realizacji obowiązków informacyjnych wynikających z art. 12 i 13 RODO wobec osób trzecich, które będą objęte monitoringiem. 

Projekt ustawy z dnia 28 marca 2018 r. zmienia również zapisy art. 229 Kodeksu pracy w zakresie § 1(1) pkt 2 (tj. osób, które nie podlegają badaniom wstępnym) oraz § 7 (obowiązku przechowywania przez pracodawcę orzeczeń oraz skierowań na badania). Ponadto został dodany § 1(3) z którego wynika, że pracodawca będzie mógł żądać od osoby przyjmowanej do pracy w ciągu 30 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniego stosunku pracy oraz osoby pozostającej jednocześnie w stosunku pracy z innym pracodawcą, aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na danym stanowisku oraz skierowania na badania będące podstawą wydania tego orzeczenia. Natomiast z dodanego § 7(1) wynika, że w przypadku stwierdzenia, iż warunki określone w skierowaniu, o którym mowa w § 1(3), nie odpowiadają warunkom występującym na danym stanowisku pracy, pracodawca będzie musiał zwrócić osobie przyjmowanej do pracy to skierowanie oraz orzeczenie lekarskie wydane w  wyniku tego skierowania.

Z uwagi na to, że oba projekty zawierające zmiany w Kodeksie pracy w zakresie art. 22(1) § 2, przewidują trzy rodzaje danych osobowych, których podania przez pracownika będzie mógł żądać pracodawca, to w konsekwencji zmiany organizacyjne (pkt 3 zamieniono na pkt 4) dotknęły również ustawy z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją, która wejdzie w życie dopiero z dniem 1 stycznia 2019 r., a która to wprowadziła do katalogu powyższych danych również numer rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.

Kolejną proponowaną zmianą w szeroko rozumianym prawie pracy jest dodanie ust. 1(1) – 1(3) do art. 8 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Z dodanych przepisów wynika, że udostępnienie pracodawcy danych osobowych osób uprawnionych do korzystania z ZFŚS, o których mowa w art. 2 pkt 5 ustawy, w celu przyznania im ulgowej usługi i świadczenia oraz dopłaty z tego Funduszu następować będzie w formie oświadczenia. Pracodawca będzie mógł żądać udokumentowania danych osobowych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia. Potwierdzenie będzie mogło się odbywać w szczególności na podstawie oświadczeń i zaświadczeń o sytuacji życiowej (w tym zdrowotnej), rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej. Przetwarzanie danych osobowych, o których mowa powyżej, będzie mogło być dokonywane wyłącznie w celu i w zakresie niezbędnym do przyznania ulgowych usług i świadczeń oraz dopłat z Funduszu, a także do ustalenia ich wysokości. Pracodawca będzie przechowywał powyższe dane osobowe przez okres nie dłuższy niż będzie to niezbędne w celu przyznania ulgowej usługi i świadczenia oraz dopłaty z Funduszu oraz ustalenia ich wysokości, a także przez okres dochodzenia do nich praw lub roszczeń.

Natomiast ust. 2 powyższego przepisu został zmieniony w ten sposób, że przy tworzeniu regulaminu ZFŚS pracodawca będzie musiał uwzględnić oprócz dotychczasowych, również wyżej wskazane przepisy.

Zmiany zaproponowane projektem z 28 marca 2018 r. różnią się od zmian zaproponowanych projektem z 12 września 2017 r., tym, że w starszym projekcie podstawą przetwarzanych danych osobowych w celu uzyskania ulgowej usługi i świadczeń z ZFŚS miało być wyrażenie przez osobę uprawnioną zgody na przetwarzanie jej danych osobowych, danych osobowych członków jej rodziny oraz innych osób pozostających z nią we wspólnym gospodarstwie domowym, jeżeli podanie takich danych byłoby niezbędne do ustalenia sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej. Zgoda miała być wyrażana przy poszanowaniu pełnej swobody w jej udzieleniu.

                Kończąc rozważania na temat głównych zmian w prawie pracy, należy mieć tylko nadzieję, że jeden z projektów Ministerstwa Cyfryzacji zostanie uchwalony i że czas pracy nad tymi projektami nie pójdzie na marne jak w przypadku projektów Indywidualnego i Zbiorowego Kodeksu pracy.

Wpis nie stanowi porady ani opinii prawnej w rozumieniu przepisów prawa  oraz ma charakter wyłącznie  informacyjny. Stanowi  wyraz poglądów jego  autora na tematy prawnicze związane z treścią przepisów prawa, orzeczeń sądów, interpretacji organów państwowych i publikacji prasowych. Kancelaria Ostrowski i Wspólnicy Sp.K. i autor wpisu nie ponoszą odpowiedzialności za ewentualne skutki decyzji podejmowanych na jego podstawie.