Delegowanie często utożsamia się z podróżą służbową. W praktyce różnica pomiędzy nimi jest jednak znaczna. Instytucje te dotyczą różnych przypadków. Ich zamienne używanie stanowi zatem duży błąd, mający doniosłe skutki prawne. Poniższe opracowanie odpowie na pytanie czym jest delegowanie i podróż służbowa i kiedy je stosować.  

Polskie prawo nie definiuje pojęcia delegowania. Terminem tym posługują się niektóre ustawy regulujące warunki pracy pracowników zatrudnionych na podstawie stosunku służbowego, chociaż go nie definiują.  

Natomiast na gruncie dyrektywy 96/71/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 16 grudnia 1996 r. dotyczącej delegowania pracowników w ramach świadczenia usług można odnaleźć definicję pracownika delegowanego. Takie określenie oznacza pracownika, który przez ograniczony okres wykonuje swoją pracę na terytorium innego Państwa Członkowskiego, niż państwa w którym zwyczajowo pracuje. Jednocześnie przyjmuje się definicję pracownika, którą stosuje się w prawie Państwa Członkowskiego, na terytorium którego pracownik jest delegowany. Brak jest jednak jakichkolwiek bardziej szczegółowych kryteriów służących ustaleniu tymczasowego charakteru pracy, którą pracownicy delegowani mają wykonywać, lub wskazaniu państwa członkowskiego, w którym dani pracownicy zwyczajowo pracują. 

Delegowanie ma miejsce w razie zmiany miejsca świadczenia pracy – na jego czas zmianie ulega miejsce świadczenia pracy pracownika. Miejsce pracy powinno odpowiadać rzeczywistości. Najczęściej zmiany te są wprowadzane do trwających umów o pracę w drodze czasowego aneksu do umowy. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby zmiany takie wprowadzać porozumieniami zmieniającymi warunki zatrudnienia, również zawieranymi według potrzeby tuż przed wyjazdem. Zmiana warunków zatrudnienia nie może być jednak bezterminowa. [1]  

 Z przepisów kodeksu pracy wynika, że podróż służbowa to natomiast oparte na poleceniu służbowym wykonywanie pracy poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy. Musi mieć charakter wyjątkowy, charakteryzuje się incydentalnością, tymczasowością i krótkotrwałością takiej zmiany miejsca pracy.  

Wskazuje się, że podróż służbowa nie jest tym samym, co wykonywanie pracy. Polecone pracownikowi do wykonania w podróży służbowej zadanie służbowe różni się od pracy określonego rodzaju, do wykonywania której pracownik zobowiązuje się w stosunku pracy. [2] Pracownik ma wykonywać czynności pracownicze wyznaczone do zrealizowania w poleceniu pracodawcy, które nie powinno należeć do zwykłych, umówionych czynności pracowniczych. Nie jest jej celem stałe wykonywanie pracy w tej miejscowości, lecz jedynie czasowe wykonywanie zleconego zadania służbowego. Zadanie to musi być przy tym skonkretyzowane przez pracodawcę i nie może mieć charakteru generalnego. [3] Dlatego istotnym elementem oceny jest to, czy pracownik ma do wykonania zadanie, które to w zakresie jego obowiązków stanowi zjawisko nietypowe, okazjonalne, czy też wykonuje pracę przez dłuższy czas w innym miejscu. 

Pracownik, podpisując umowę, godzi się na wykonywanie pracy w określonym miejscu i powinien liczyć się z wszystkimi konsekwencjami wyrażonej zgody. Jednak rozbieżność między określeniem w dokumencie umowy o pracę miejsca pracy a faktycznym miejscem świadczenia pracy nie oznacza, że takie postanowienie umowy ma przeważyć stwierdzenie podróży służbowych. Strony nie mogą w drodze umowy zmienić prawa powszechnego. Może więc zachodzić rozbieżność między miejscem pracy określonym w dokumencie umowy o pracę a faktycznym miejscem wykonywania pracy. Miejsce pracy podane w umowie o pracę nie jest bez znaczenia, jednak nie decyduje, gdy stałe i rzeczywiste miejsce pracy jest inne. [4] 

Powyższe oznacza, że w praktyce  o wyborze delegowania lub podróży służbowej powinien decydować powód wyjazdu, częstotliwość i długość takich wyjazdów oraz fakt, czy w miejscu docelowym pracownik będzie świadczył normalną pracę w ramach zwykłych obowiązków pracowniczych, czy będą to nietypowe dla niego zadania. [5] 

[1] Podróż służbowa czy oddelegowanie – podstawy wyjazdu pracowników, Katarzyna Wrońska – Zblewska 

[2] wyrok Sądu Apelacyjnego w Poznaniu z dn. 14 grudnia 2017 r. sygn. akt  
III AUa 2237/16 

[3] wyrok Sądu Apelacyjnego w Szczecinie z dn. 11 września 2018 r., sygn. akt III AUa 122/18 

[4] wyrok Sądu Najwyższego z dn. 18 stycznia 2018 r., sygn. akt II PK 144/12 

[5] Podróż służbowa czy oddelegowanie – podstawy wyjazdu pracowników, Katarzyna Wrońska – Zblewska