Stosunek pracy jest odrębnym stosunkiem prawnym od członkostwa w zarządzie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, w którego zakresie członek zarządu jest osobą trzecią względem spółki i o treści jego praw pracowniczych decyduje treść stosunku pracy. [1] Kiedy jest możliwe zawarcie umowy o pracę z członkiem zarządu? Jak to przeprowadzić?

Kiedy dopuszczalne jest zatrudnienie członka zarządu spółki kapitałowej na podstawie umowy o pracę?

Członek zarządu może być zatrudniony w spółce na podstawie umowy o pracę, o ile nie jest jednocześnie jedynym wspólnikiem spółki lub – z uwagi na posiadanie znaczącej liczby udziałów – niemal jedynym wspólnikiem spółki. W sytuacji, gdy członek zarządu posiada całość udziałów spółki, nie jest bowiem możliwe, by pozostawał on wobec kogokolwiek w stosunku podporządkowania pracowniczego, poza samym sobą. W takich przypadkach status wykonawcy pracy zostaje zdominowany przez status właścicielski i nie może być mowy o zatrudnieniu w ramach stosunku pracy. Taki wspólnik nie jest od pracodawcy (spółki) niezależny ekonomicznie, gdyż – skoro do przesunięcia majątkowego dochodzi w ramach majątku samego wspólnika – to nie zachodzi przesłanka odpłatności pracy, a nadto jako zgromadzenie wspólników dyktuje on sam sobie sposób działania. [2]

Do zatrudnienia na podstawie umowy o pracę wspólników dwuosobowej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (w tym także na stanowiskach zarządczych) dochodzi, gdy z ustaleń faktycznych wynika, że stosunek pracy jest rzeczywiście realizowany.  Jest tak, gdy jest on poddany zarówno ekonomicznej zależności od swojego pracodawcy, jak i formalnemu nadzorowi sprawowanemu przez zgromadzenie wspólników, na którym podjęcie uchwał wymagało uzyskania takiej kwalifikowanej większości głosów, że posiadane przez wspólnika-zarządcę udziały własnościowe jako wspólnika większościowego nie dawały mu statusu wspólnika dominującego, który mógłby samodzielnie decydować w sprawach istotnych dla spółki. [3]

W jakiej formie zawrzeć umowę o pracę z członkiem zarządu spółki kapitałowej?

Umowę o pracę z członkiem zarządu spółki kapitałowej (jak każdą inną umowę o pracę) zawiera się na piśmie. [4] Do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. Do zawarcia umowy wystarcza wymiana dokumentów obejmujących treść oświadczeń woli, z których każdy jest podpisany przez jedną ze stron, lub dokumentów, z których każdy obejmuje treść oświadczenia woli jednej ze stron i jest przez nią podpisany. [5]

W przypadku niezachowania formy pisemnej umowy o pracę nie mają zastosowania przepisy Kodeksu cywilnego dotyczące skutków niezachowania formy pisemnej. Niezachowanie formy pisemnej nie powoduje nieważności umowy o pracę. Brak odpowiedniej formy nie rodzi też negatywnych skutków procesowych, forma ta bowiem nie jest zastrzeżona dla celów dowodowych. [6]

W jaki sposób zawszeć umowę o pracę z członkiem zarządu spółki kapitałowej?

W umowie między spółką a członkiem zarządu oraz w sporze z nim spółkę reprezentuje rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników (walnego zgromadzenia). [7] Regulacja ta ma charakter bezwzględnie obowiązujący, co oznacza, że w umowie spółki nie można inaczej określić kręgu podmiotów uprawnionych do jej reprezentowania w sytuacjach wskazanych w tym przepisie. [8] Oznacza to, że jedynie te dwa podmioty są upoważnione do zawierania z członkami zarządu w imieniu spółki wszelkich umów (w tym także umów o pracę). Niezachowanie tego wymagania powoduje bezwzględną nieważność umowy. [9]

W orzecznictwie wskazuje się jednak, że nawet w razie zawarcia umowy o pracę z członkiem zarządu z naruszeniem procedury możliwe jest skuteczne zawarcie takiej umowy przez czynności dorozumiane. [10]  Będzie to następować w szczególności wskutek dopuszczenia pracownika do pracy, przyjmowania pracy przez pracodawcę i realizowania takiego stosunku prawnego, który odpowiada cechom stosunku pracy [11] (pracownik świadczy pracę dobrowolnie podporządkowaną na rzecz spółki, a spółka to świadczenie przyjmuje). Nie chodzi tu zatem o konwalidację pierwszej umowy o pracę, ale o zawarcie w sposób dorozumiany nowej umowy.

Należy przy tym podkreślić, że ocena, czy z konkretnym członkiem zarządu spółki kapitałowej została zawarta umowa o pracę w sposób dorozumiany, zależy od okoliczności konkretnej sprawy. Chodzi tutaj przede wszystkim o cele, do których zmierzały strony, a również od to, czy nawiązanie stosunku pracy w ten sposób nie miało na celu obejścia prawa i zachowanie elementów konstrukcyjnych stosunku pracy.

Niestety w ramach tego poglądu można odnaleźć stanowisko, zgodnie z którym do zawarcia umowy o pracę w sposób dorozumiany może dojść tylko wówczas, gdy pracodawca, składając to oświadczenie, jest odpowiednio reprezentowany przez osobę uprawnioną do zawierania umów o pracę. Skuteczne dopuszczenie pracownika-członka zarządu do pracy wymaga, aby w spółce istniał organ (rada nadzorcza) lub pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników (walnego zgromadzenia). Tylko bowiem dopuszczenie pracownika-członka zarządu do pracy za zgodą i wiedzą organu czy reprezentanta, może być uznane za skuteczne nawiązanie stosunku pracy mimo nieważności umowy o pracę zawartej z naruszeniem zasad reprezentacji. [12] W doktrynie wskazuje się, że czyniąc ustalenia w tym zakresie, sądy będą mogły opierać się na domniemaniach faktycznych. W przeciwnym wypadku doszłoby do dyskryminowania (nierównego traktowania) członków zarządu spółek kapitałowych, faktycznie świadczących pracę dobrowolnie podporządkowaną na rzecz spółki i przez spółkę odbieraną, w stosunku do innych pracowników spółki, tylko z tego powodu, że do zawierania umów o pracę z nimi uprawniona jest rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników (walnego zgromadzenia). Kłóciłoby się to też z konstytucyjną zasadą równości wobec prawa. W praktyce utrudniałoby to członkom zarządu spółek kapitałowych wykazanie, iż byli oni zatrudnieni na podstawie umowy o pracę zawartej w sposób konkludentny. W przypadku innych pracowników sytuacja wydaje się mniej skomplikowana (w ich przypadku uprawnionymi do nawiązania stosunku pracy są członkowie zarządu, dyrektorzy, a nawet kierownicy). [13]

W tym miejscu trzeba również zauważyć, że w orzecznictwie można również odnaleźć pogląd, że czynność prawna dokonana w imieniu spółki bez umocowania albo z przekroczeniem umocowania jest czynnością niezupełną, która może być następczo konwalidowana. [14]

[1] wyrok SN z dn. 7.01.2000 r., sygn. akt I PKN 404/99

[2] postanowienie SN z dn. 20 kwietnia 2023 r., sygn. akt I USK 135/22

[3] wyrok SN z dn. 18.07.2023 r., sygn. akt III USKP 83/22

[4] art. 29 § 2 zd. 1 KP

[5] art. 78 § 1 KC

[6] Baran Krzysztof W. (red.) , Kodeks pracy. Komentarz. Tom I. art. 1-93, wyd. VI

[7] art. 210 § 1 i art. 379 § 1 KSH

[8] wyrok SA w Szczecinie z dn. 24 czerwca 2022 r., sygn. akt III AUa 62/22

[9] wyrok SA w Szczecinie z dn. 24 czerwca 2022 r., sygn. akt III AUa 62/22

[10] wyrok SA w Gdańsku z dn. 18 lutego 2015 r., sygn. akt III AUa 1330/14

[11] wyrok SN z dn. 8 czerwca 2010 r., sygn. akt I PK 16/10

[12] wyrok SN z dn. 18 grudnia 2019 r., sygn. akt I PK 204/18

[13] Grzegorz Wolak, Konkludentne (dorozumiane) zawarcie umowy o pracę, Kwartalnik Krajowej Szkoły Sądownictwa i Prokuratury, Zeszyt 1 (33)/2019

[14] wyrok SN z dn. 13 listopada 2013 r., sygn. akt I PK 94/13