Zakład Ubezpieczeń Społecznych w dniu 2 kwietnia 2025 r. w odpowiedzi na wniosek przedsiębiorcy, który planował wdrożenie programu dofinansowania posiłków dla pracowników przy użyciu kart lunchowych wydał decyzję, znak DI/200000/43/225/2025. Jakie są zatem aktualne wymogi dotyczące zwolnień ze składek oraz obowiązki dowodowe po stronie pracodawcy, które wynikają z treści przepisów i praktyki interpretacyjnej Zakładu?

Jaka jest podstawa wyłączenia z podstawy wymiaru składek?

Zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 11 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej 1 z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe podstawy wymiaru składek nie stanowi wartość finansowanych przez pracodawcę posiłków udostępnianych pracownikom do spożycia bez prawa do ekwiwalentu z tego tytułu oraz wartość otrzymanych przez pracowników bonów, talonów, kuponów i kart przedpłaconych uprawniających do nabycia wyłącznie posiłków w placówkach gastronomicznych lub handlowych – do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie kwoty 450 zł.

Jakie bony, talony, kupony i karty przedpłacone korzystają z wyłączenia?

Treść ww. przepisu obejmuje m.in. swym zakresem wartość przekazanych pracownikom kart przedpłaconych. Wartość kart przedpłaconych może korzystać z wyłączenia z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe jedynie wtedy, gdy są one realizowane w placówkach gastronomicznych (restauracjach, barach, punktach gastronomicznych, stołówkach) lub handlowych. Pojęcie placówki handlowej należy stosować zgodnie z jej literalnym brzmieniem, tj. jako obiekt, w którym jest prowadzony handel oraz są wykonywane czynności związane z handlem. Najistotniejsze jest to (bez względu na formę organizacyjną danej placówki, sklepu czy punktu), aby była to placówka honorująca bony, talony, kupony i karty przedpłacone jako środek płatniczy i oferujące za nie klientom posiłki.

Podstawy wymiaru nie stanowi zatem wartość otrzymanych przez pracowników bonów, talonów, kuponów i kart przedpłaconych, które (technicznie) umożliwiają zakup nie tylko gotowych posiłków czy przetworzonych produktów żywnościowych, pod warunkiem jednak, że opłata wydatkowana z nich zostanie przeznaczona tylko i wyłącznie na zakup posiłków czy też przetworzonych produktów żywnościowych. W celu zastosowania zwolnienia z § 2 ust. 1 pkt 11 rozporządzenia, zarówno ubezpieczony, jak i płatnik składek muszą dysponować dowodami (udokumentowanie wydatkowania środków (wartości) bonów, talonów, kuponów i kart przedpłaconych) wskazującymi na wykorzystanie środków zgodnie z brzmieniem przepisu.

Jakie bony, talony, kupony i karty przedpłacone nie korzystają z wyłączenia?

Skorzystać z wyłączenia nie mogą natomiast bony, kupony, talony czy karty przedpłacone, które są przeznaczane nie tylko na zakup gotowych posiłków w przeznaczonych do tego punktach gastronomicznych lub handlowych, ale również na produkty spożywcze do samodzielnego przygotowania, artykuły chemiczne, odzież, alkohol czy tytoń.

Dlatego w sytuacji gdy pracodawca nie zapewnia wystarczającej kontroli nad tym, czy środki są faktycznie wydatkowane wyłącznie na posiłki, świadczenie nie może zostać wyłączone z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne. Brak takich mechanizmów może bowiem oznaczać, że karty będą służyły do nabywania również innych niż posiłki produktów i usług. Aby dany przychód uzyskany przez pracownika mógł być zwolniony z podstawy wymiaru składek to na zainteresowanym spoczywa ciężar udowodnienia istnienia przesłanek do zastosowania § 2 ust. 1 pkt 11 rozporządzenia składkowego. Ma to szczególne znaczenie, biorąc pod uwagę, że rozporządzenie przewiduje wyjątki od generalnej zasady uwzględnienia w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne każdego przychodu pracownika z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy.

Jakie są zatem warunki wyłączenia?

Kluczowe warunki wyłączenia to:

• świadczenie nie może być zamienne na gotówkę (np. brak możliwości wypłaty z bankomatu),
• środki mogą być wykorzystane wyłącznie na gotowe posiłki (nie np. produkty do ich przygotowania, alkohol, tytoń),
• limit: maksymalnie 450 zł miesięcznie,
• konieczność posiadania dowodów (np. paragonów) potwierdzających prawidłowe wykorzystanie środków.