Podróże służbowe to codzienność w wielu branżach. Często pojawia się jednak pytanie: które elementy delegacji zaliczają się do czasu pracy, a które nie? Od tego zależy nie tylko wynagrodzenie, ale też prawidłowe zapewnienie odpoczynku oraz rozliczanie nadgodzin.

Kiedy powstają nadgodziny?

Nadgodziny powstają wtedy, gdy pracownik faktycznie przekracza ustawowe normy:

• 8 godzin w dobie pracowniczej,
• 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy (w okresie rozliczeniowym).

Jeżeli przejazd lub pobyt w delegacji zalicza się do czasu pracy, uwzględnia się go przy ustalaniu nadgodzin. Samo przebywanie w podróży, bez wykonywania obowiązków, nie jest jednak czasem pracy i nie rodzi prawa do dodatków. Może jednak skracać odpoczynek pracownika.

Czas pracy w delegacji – co się wlicza?

Do czasu pracy podczas delegacji wlicza się wyłącznie faktyczne wykonywanie obowiązków służbowych, takich jak:

• spotkania z kontrahentami,
• naprawy, serwis czy montaż,
• prowadzenie pojazdu w celu przewiezienia innych pracowników,
• rozmowy z klientami, obsługa maili, czy wykonywanie zadań w podróży.

Natomiast sam przejazd lub pobyt w hotelu nie stanowią czasu pracy, jeżeli pracownik nie wykonuje obowiązków i nie przewozi innych osób.

Powyższe stanowisko ugruntowało się w orzecznictwie. Jednym z kluczowych orzeczeń jest Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 4 kwietnia 1979 r. I PRN 30/79, gdzie Sąd Najwyższy wyraźnie podkreśla:

„W czasie podróży służbowej czas przejazdu pracownika do miejsca delegowania i z powrotem nie jest z reguły czasem pracy i dlatego za taki czas nie przysługuje pracownikowi dodatkowe wynagrodzenie.

Jeżeli jednak jedynym celem podróży jest przewóz pracowników i pracownikowi umysłowemu zlecono – poza godzinami normalnej pracy – dodatkowe obowiązki kierowcy, czas przejazdu w tej sytuacji oznacza jednocześnie czas pracy. ” oraz „Jeżeli pracownik dla odbycia podróży służbowej w celu wykonania zadania wynikającego z umowy o pracę korzystał z własnego pojazdu samochodowego, to czas zużyty na tę podróż nie podlega wliczeniu do czasu pracy, chociaż pracownik pełni w tym czasie dodatkowe obowiązki kierowcy, ponieważ podstawowym celem podróży służbowej jest wykonanie konkretnych zadań wynikających z umowy o pracę, czas omawianego przejazdu nie jest kontrolowany, a użycie własnego środka lokomocji służy również wygodzie pracownika.”

Delegacja w dniu wolnym

Szczególne wątpliwości budzą przejazdy w niedzielę lub święto. Samo bycie pasażerem czy prowadzenie auta w pojedynkę nie stanowi czasu pracy i nie daje prawa do dodatków ani odbioru dnia wolnego.

Inaczej wygląda sytuacja, gdy pracownik faktycznie wykonuje obowiązki – np. prowadzi pojazd z pasażerami albo dzwoni do klientów. Wówczas jest to praca w dniu wolnym, która powinna zostać zrekompensowana dniem wolnym lub wynagrodzeniem z dodatkiem 100%.

Kierownicy a czas pracy w delegacji

Osoby zarządzające w imieniu pracodawcy zakładem pracy nie mają prawa do wynagrodzenia za nadgodziny. Jednak czas pracy kierowników rozlicza się tak samo jak innych pracowników – faktyczne wykonywanie obowiązków to czas pracy. Różnica dotyczy jedynie braku prawa do dodatków za godziny nadliczbowe w zwykłe dni.

Wyjątkiem jest praca w niedzielę lub święto – w takim przypadku kierownikowi również należy się dzień wolny albo dodatek 100%.

Obowiązkowe odpoczynki

Pracodawca musi pamiętać, że delegacja – niezależnie od tego, czy uznana za czas pracy – ma wpływ na odpoczynek pracownika. Zgodnie z przepisami należy zapewnić:

• minimum 11 godzin odpoczynku dobowego,
• minimum 35 godzin odpoczynku tygodniowego.

Przykładowo, jeśli pracownik wraca z delegacji jako pasażer w nocy, kolejnego dnia jego czas pracy powinien zostać przesunięty, aby zapewnić wymagany odpoczynek.

Rekompensata nadgodzin

• Nadgodziny co do zasady rekompensuje się czasem wolnym albo dodatkiem do wynagrodzenia (50% lub 100%).
• Pracownicy objęci ryczałtem za nadgodziny mają już przewidzianą rekompensatę w wynagrodzeniu, choć w wyjątkowych sytuacjach mogą dochodzić dopłaty, jeśli ryczałt nie odzwierciedla faktycznej liczby godzin.
• Kierownicy nie mają prawa do rekompensaty nadgodzin, poza przypadkami pracy w niedzielę lub święto bez dnia wolnego.

Najważniejsze wnioski

• Sam przejazd = nie czas pracy, chyba że pracownik przewozi innych lub wykonuje obowiązki.
• Obowiązki służbowe = czas pracy, także w podróży.
• Dni wolne – praca w niedzielę lub święto wymaga dnia wolnego lub dodatku 100%.
• Odpoczynek – nawet podróż nieuznana za czas pracy musi być planowana tak, by zapewnić pracownikowi odpoczynek dobowy i tygodniowy.

Rozliczanie czasu pracy w delegacji wymaga każdorazowo analizy, czy w danym momencie pracownik faktycznie wykonuje obowiązki. Dzięki temu pracodawca uniknie sporów i zapewni zgodność z prawem pracy.