7 stycznia Prezydent podpisał ustawę nowelizującą Kodeks pracy oraz ustawę o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych. Nowe przepisy dają wreszcie jasną informację, w jakim terminie pracodawca wypłaca pracownikowi ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy. Przy okazji ustawodawca porządkuje też kwestię formy wielu wniosków i dokumentów pracowniczych, pozwalając na ich elektronizację. Zmiany dotyczą też reprezentacji pracowników w sprawach dotyczących ZFŚS. Poniżej opisujemy, na czym dokładnie polegają zmiany.

Nowa forma niektórych wniosków pracowniczych i innych dokumentów

W wielu miejscach Kodeksu pracy dotychczasowy wymóg złożenia dokumentu w formie „pisemnej” lub „na piśmie” zostanie złagodzony na wymóg „postaci papierowej albo elektronicznej”.

W praktyce dotyczy to następujących dokumentów:

• informacja o celu, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu,
• informacja o przejściu zakładu pracy,
• zawiadomienie zakładowej organizacji związkowej o zamiarze wypowiedzenia pracownikowi umowy o pracę
• odpowiedź zakładowej organizacji związkowej na ww. zawiadomienie,
• rozkład czasu pracy,
• wniosek pracownik o ruchomy rozkład czasu pracy,
• wniosek pracownika o indywidualny rozkładu czasu pracy,
• wniosek pracownik o system skróconego tygodnia pracy,
• wniosek pracownik o system pracy weekendowej,
• wniosek pracownika o zwolnienie od pracy w celu załatwienia spraw osobistych
• wniosek o udzielenie czasu wolnego w zamian za pracę w godzinach nadliczbowych,
• wniosek pracownika pracującego w nocy o poinformowanie właściwego okręgowego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy,
• wniosek o urlop bezpłatny,
• wniosek o urlop bezpłatny na czas pracy u innego pracodawcy,
• potwierdzenie przez pracownika zapoznania się z przepisami oraz zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy.

Zmiany pozwalają zatem na elektronizację dokumentów w tym zakresie, przy czym należy pamiętać o konieczności zadbania o odpowiednie zachowanie takich dokumentów w celach dowodowych.

Ekwiwalent za niewykorzystany urlop – nowy, jednoznaczny termin wypłaty

Nowelizacja doprecyzowuje, w jakim terminie pracodawca ma obowiązek wypłacić pracownikowi ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop wypoczynkowy po ustaniu zatrudnienia:

• Zasadą będzie wypłata w terminie wypłaty wynagrodzenia obowiązującym u pracodawcy,
• Wyjątkiem będzie sytuacja, gdy ustalony u pracodawcy termin wypłaty wynagrodzenia przypada przed dniem rozwiązania/wygaśnięcia stosunku pracy – wówczas ekwiwalent trzeba będzie wypłacić w terminie 10 dni od rozwiązania/wygaśnięcia stosunku pracy.

To korzystna zmiana z perspektywy pracodawców. Do tej pory obowiązywało w praktyce stanowisko, że ekwiwalent należy wypłacić najpóźniej w dniu ustania stosunku pracy, co nierzadko było dla pracodawców bardzo utrudnione organizacyjnie lub nawet technicznie niemożliwe. Powiązanie wypłaty z cyklem płacowym pozwoli na ograniczenie ryzyka błędów i usprawnienie procesów.

Większa reprezentacja pracowników w sprawach dotyczących ZFŚS

Nowelizacja wzmacnia wymóg uzgadniania spraw związanych z ZFŚS z reprezentacją pracowników, w przypadku gdy u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa.

Po zmianach, regulamin ZFŚS, a także postanowienia regulaminu wynagradzania w sprawie wysokości odpisu na Fundusz lub nietworzenia Funduszu, a także regulaminu ZFŚS będą wymagały uzgodnienia z „pracownikami” wybranymi przez załogę do reprezentowania jej interesów.

Do tej pory ustawa mówiła jedynie o „pracowniku”, zatem wystarczające było uzgodnienie ww. kwestii z jednym reprezentantem. Po zmianach pracodawca będzie musiał te zagadnienia uzgadniać z co najmniej dwoma reprezentantami pracowników.

Kiedy zmiany wchodzą w życie?

Ustawa wchodzi w życie po upływie zaledwie 14 dni od dnia ogłoszenia w Dzienniku Ustaw. Skoro ustawa została już podpisana przez Prezydenta, to jej ogłoszenie może być kwestią dni, zatem zmiany mogą wejść w życie nawet jeszcze w styczniu 2026 r. Dokładna data wejścia w życie będzie znana, gdy ustawa zostanie ogłoszona w Dzienniku Ustaw. Z uwagi na krótkie vacatio legis ustawy warto już teraz zweryfikować wzory dokumentów i wewnętrzne procedury, celem jej właściwego wdrożenia w organizacji.