Kwestia tego, od którego momentu liczyć czas pracy pracownika, wraca w praktyce bardzo często – zwłaszcza tam, gdzie pojawia się dress code, konieczność przebrania się w odzież roboczą, pobrania narzędzi, zalogowania do systemów czy udziału w odprawach. Z jednej strony pracodawcy oczekują, że pracownik „o godzinie X” jest już gotowy do świadczenia pracy, z drugiej – pracownicy coraz częściej domagają się zaliczenia różnego rodzaju czynności przygotowawczych do czasu pracy (nierzadko jako godziny nadliczbowe). 

Poniżej podsumowuję ramy prawne, najważniejsze tezy orzecznictwa Sądu Najwyższego oraz komentarza K. Stefańskiego, a następnie – pokazuję na konkretnych przykładach, jakie czynności przygotowawcze pracowników biura i produkcji mogą, a jakie nie powinny być zaliczane do czasu pracy.

Podstawy prawne – kiedy „startuje” czas pracy? 

Zgodnie z art. 128 § 1 k.p. czasem pracy jest czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy. 

Sąd Najwyższy w ostatnich latach wielokrotnie podkreślał, że: czas pracy biegnie od momentu, w którym pracownik rozpoczyna czynności merytoryczne niezbędne do wykonywania pracy (m.in. wyroki SN z 21.05.2021 r., I PK 152/18; z 13.05.2020 r., I PK 85/19). Za czas pracy mogą być uznane czynności przygotowawcze związane z przygotowaniem stanowiska pracy lub jego zabezpieczeniem/posprzątaniem po zakończeniu pracy. Jak podkreśla Sad Najwyższy w orzeczeniu wyrok SN z 21.05.2021 r., I PK 152/18, do czasu pracy należą m.in. takie czynności, jak: 

• – pobranie narzędzi i sprzętu, 
• – zmiana odzieży na roboczą (i odwrotnie), 
• – zapoznanie się z raportem z poprzedniej zmiany, 
• – sporządzenie raportu, 
• – udział w obligatoryjnych odprawach

Niemniej jednak nie da się stworzyć jednej ogólnej definicji „czynności przygotowawczych” – trzeba je oceniać „ad casum”, biorąc pod uwagę konkretne obowiązki danego pracownika (wyrok SN z 22.08.2019 r., I PK 96/18). 

Trzy grupy czynności przygotowawczych  

Komentarz K. Stefańskiego do art. 128 k.p. proponuje podział czynności przygotowawczych według dwóch kluczowych kryteriów: 

I Miejsce wykonywania czynności 

1. Poza zakładem pracy / poza miejscem wyznaczonym do pracy 
   Czynności podejmowane w domu, po drodze do pracy, w komunikacji – zasadniczo nie mogą być zaliczone do czasu pracy, ponieważ pracownik nie spełnia kryterium „przebywania w zakładzie pracy lub innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy”. 

2. W zakładzie pracy / we wskazanym miejscu wykonywania pracy 
   W tej grupie mieszczą się bardzo różne czynności, które mogą – ale nie muszą – zostać uznane za czas pracy. Decydujący jest cel danej aktywności oraz to, czy jest ona niezbędna dla wykonywania pracy. 

II  Cel czynności w zakładzie pracy – trzy podgrupy 

1. Czynności w przeważającym stopniu we własnym interesie pracownika 
   Cel: komfort, wygoda, „dobrostan” pracownika (np. przygotowanie kawy, posiłku, wygodne ustawienie krzesła tylko pod kątem własnej wygody). 
   Co do zasady – nie powinny być zaliczane do czasu pracy, choć mogą pośrednio wpływać na efektywność. 

2. Czynności wymagane przez pracodawcę, ale niekonieczne do wykonywania pracy 
   Np. czynności związane z dress code, przygotowaniem biura do przyjmowania klientów, różne formy „otoczki” organizacyjnej. 
   Tę grupę ocenia się indywidualnie (ad casum) – część czynności może być zaliczana do czasu pracy, część nie, mimo że są wykonywane w interesie pracodawcy. 

3. Czynności niezbędne dla prawidłowego wykonywania pracy 
   Np. założenie środków ochrony indywidualnej wymaganych przepisami bhp, uruchomienie / przezbrojenie maszyn, zapoznanie się z raportem z poprzedniej zmiany, odprawa niezbędna dla organizacji pracy. 
   Co do zasady – należy je wliczać do czasu pracy, ponieważ pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy i realizuje jego interes. 

Czynności przygotowawcze w praktyce: 

Co zatem co do zasady nie jest czasem pracy biurowego? Przykłady czynności wykonywanych w biurze, które – przy typowej organizacji pracy – nie powinny być liczone jako czas pracy to: 

• wejście do budynku, dojście do piętra, zdjęcie płaszcza, odwieszenie kurtki, 

• zabranie prywatnych rzeczy do kuchni, przygotowanie kawy, wody, kanapki „na później”, 

• krótka rozmowa towarzyska przy ekspresie, sprawdzenie prywatnego telefonu, 

• indywidualne dostosowanie krzesła czy biurka wyłącznie dla własnej wygody (bez związku z bhp, poza normalnym, incydentalnym wyregulowaniem), 

• porządkowanie prywatnych dokumentów na biurku, odkładanie rzeczy niezwiązanych z pracą. 

Te czynności, choć dzieją się „w biurze”, mają na celu przede wszystkim wygodę pracownika, a nie bezpośrednią realizację interesu pracodawcy. Co do zasady – nie powinny być uznawane za czas pracy. 

W typowych realiach biura za czas pracy należy uznać w szczególności: 

• uruchomienie komputera i służbowych systemów, jeżeli jest konieczne do wykonywania obowiązków (obsługa klientów, systemy transakcyjne), 

• logowanie do aplikacji, CRM, systemów transakcyjnych, 

• zapoznanie się z raportem z poprzedniej zmiany / z raportami dziennymi, jeżeli jest to element organizacji pracy (np. dla doradców klienta, dealerów, pracowników działów operacyjnych), 

• uczestnictwo w obowiązkowych odprawach , na których omawia się zadania na dany dzień, wyniki, plany sprzedażowe itp., 

• sporządzenie raportu po zakończeniu dnia

To są czynności immanentnie związane z wykonywaniem pracy – bez ich wykonania pracownik nie jest w stanie rozpocząć merytorycznej pracy na danym stanowisku. 

Jak to się przykłada na zaliczanie czynności przygotowawczych pracowników typowo predykcyjnych do czasu pracy? Tu zdecydowanie częściej mamy do czynienia z czynnościami, które Sąd Najwyższy zalicza do czasu pracy. Przykładowe czynności pracownika produkcji, które – w świetle przywołanego orzecznictwa – co do zasady powinny być zaliczane do czasu pracy: 

• pobranie narzędzi i sprzętu z narzędziowni lub magazynu, jeżeli jest to standardowy element rozpoczęcia zmiany, 

• obowiązkowa zmiana odzieży na roboczą oraz założenie środków ochrony indywidualnej (kask, okulary, rękawice, odzież ochronna), o ile są wymagane i możliwe do wykonania wyłącznie w zakładzie pracy, 

• zapoznanie się z raportem z poprzedniej zmiany, w tym przegląd informacji o awariach, stanie maszyn, parametrach produkcji, 

• udział w obowiązkowej odprawie przed zmianą (instrukcje, zadania na zmianę, informacje BHP), 

• przezbrojenie maszyny, kalibracja, próby rozruchowe wykonywane na początku zmiany, jeśli są niezbędne do uruchomienia procesu produkcyjnego, 

• sprzątanie stanowiska pracy, zabezpieczenie maszyn po zmianie, jeżeli należy do obowiązków pracownika. 

SN wprost zalicza takie czynności do czasu pozostawania w dyspozycji pracodawcy – są one immanentnie związane z wykonywaniem pracy (wyrok z 21.05.2021 r., I PK 152/18). 

Za to co do zasady nie jest czasem pracy pracownika produkcyjnego: 

• dojście od bramy zakładu do szatni lub kantyny (o ile nie jest to element specyficznej procedury BHP), 

• zdjęcie prywatnej odzieży, odłożenie rzeczy osobistych, krótkie skorzystanie z telefonu prywatnego, 

• przygotowanie prywatnego posiłku, kawy w kantynie, rozmowy towarzyskie przed zmianą, 

• przebranie się w „wygodniejszą” odzież, która nie jest wymagana przepisami bhp ani regulacjami zakładowymi, tylko służy wygodzie pracownika. 

Te czynności nie służą bezpośrednio uruchomieniu procesu pracy ani spełnieniu obowiązków wynikających z umowy lub przepisów bhp, lecz przede wszystkim komfortowi pracownika. 

 Co warto uregulować wewnętrznie? 

Aby zminimalizować spory i ryzyko roszczeń o nadgodziny, warto zdefiniować w regulaminie pracy „gotowość do pracy” Przykładowo : „Pracownik biurowy jest gotowy do pracy z chwilą zalogowania do systemów informatycznych niezbędnych do świadczenia pracy i przygotowania stanowiska do obsługi klientów. Pracownik produkcyjny jest gotowy do pracy z chwilą zakończenia obowiązkowych czynności BHP oraz pobrania narzędzi niezbędnych do wykonywania pracy na danym stanowisku”. 

Rekomendowane jest także, by wskazać, które czynności przygotowawcze są wliczane do czasu pracy, a które – nie.

Podsumowując: 

Nie każda czynność wykonywana w zakładzie pracy przed „godziną X” jest czasem pracy. Czynności typowo „komfortowe” (kawa, kurtka, pogawędki) – pozostają poza czasem pracy. Czynności niezbędne dla wykonywania pracy, w tym pobranie narzędzi, obowiązkowa zmiana odzieży roboczej, logowanie do systemów, odprawy – co do zasady należy zaliczać do czasu pracy. Kluczowe jest jasne uregulowanie tych kwestii wewnętrznie i konsekwentne egzekwowanie przyjętych zasad – inaczej spór o „5–10 minut dziennie” może z czasem przerodzić się w poważne roszczenia o nadgodziny za kilka lat wstecz. 

Wpis nie stanowi porady ani opinii prawnej w rozumieniu przepisów prawa oraz ma charakter wyłącznie informacyjny. Stanowi wyraz poglądów jego autora na tematy prawnicze związane z treścią przepisów prawa, orzeczeń sądów, interpretacji organów państwowych i publikacji prasowych. Kancelaria Ostrowski i Wspólnicy Sp.K. i autor wpisu nie ponoszą odpowiedzialności za ewentualne skutki decyzji podejmowanych na jego podstawie.

TAGI: BHP, czas pracy, ewidencja czasu pracy, nadgodziny, przygotowanie do pracy, wyrok