1 stycznia 2021 r. rozpoczął się ostatni (już czwarty) etap wprowadzenia Pracowniczych Planów Kapitałowych (dalej: PPK), obejmujący pozostałe podmioty zatrudniające (które zatrudniają do 20 osób zatrudnionych) i jednostki sektora finansów publicznych (bez względu na stan zatrudnienia). Jednostki sektora finansów publicznych zobowiązane są zawrzeć umowę z instytucją finansową zarządzającą PPK do 26 marca 2021 r., a pozostałe podmioty zatrudniające – do 23 kwietnia 2021 r. Wyboru takiej instytucji finansowej dokonuje się w porozumieniu ze stroną społeczną.

Wyboru instytucji finansowej, z którą zostanie zawarta umowa o zarządzanie PPK, dokonuje podmiot zatrudniający w porozumieniu z organizacją związkową. Gdy w podmiocie zatrudniającym nie działa żadna organizacja związkowa, wybór dokonywany jest w porozumieniu z reprezentacją osób zatrudnionych wyłonioną w trybie przyjętym w danym podmiocie zatrudniającym.

Konkretyzując, w przypadku podmiotów zatrudniających, u których funkcjonuje zakładowa organizacja związkowa, uprawnionymi do zawarcia porozumienia są wszystkie organizacje związkowe. Co więcej, w związku z faktem, że ustawodawca w tym przypadku nie posługuje się rozróżnieniem na reprezentatywne oraz niereprezentatywne organizacje związkowe, należy przyjąć, że bez względu na to, czy dana zakładowa organizacja związkowa posiada przymiot reprezentatywności, czy też nie, to obowiązkiem podmiotu zatrudniającego jest osiągnięcie porozumienia także z taką organizacją [1].

Żadne przepisy nie określają trybu wyłaniania przedstawicielstwa pracowników, dając podmiotowi zatrudniającemu dowolność w tym zakresie. Podmiot zatrudniający sam ustala warunki i tryb przeprowadzenia wyborów reprezentantów załogi. Nie ma jednak pełnej swobody. Niezbędne jest, aby osoby zawierające z podmiotem zatrudniającym porozumienie były do tego odpowiednio umocowane przez pozostałe osoby zatrudnione. Wskazuje się, że ma to być wybór demokratyczny.Tym samym przedstawiciele pracowników nie powinni pochodzić z nominacji podmiotu zatrudniającego, czyli nie powinni być wybrani np. uchwałą zarządu spółki. Warto też pamiętać, że przedstawicieli powinno być więcej niż jeden i najlepiej w liczbie nieparzystej (np. 3). Pozwoli to uniknąć sytuacji, w której głosy rozdzielą się po połowie.

W zakresie wyboru instytucji finansowej istnieje szczególne rozwiązanie odnoszące się do samorządu. Wójt, burmistrz, prezydent miasta, zarząd powiatu albo zarząd województwa może, w imieniu podmiotów zatrudniających, będących jednostkami organizacyjnymi danej jednostki samorządu terytorialnego, dokonać wyboru instytucji finansowej, z którą te podmioty zatrudniające zawrą umowy o zarządzanie PPK. Jednak i w takim przypadku wybór ten jest dokonywany w porozumieniu z przedstawicielami zakładowych organizacji związkowych lub przedstawicielami pracowników.

Przepisy nie regulują szczegółowo kwestii zawierania takiego porozumienia ani też jego formy. Tutaj podmiot zatrudniający powinien stosować się do dotychczasowej praktyki w przedmiocie kontaktów ze stroną społeczną. Przykładowo, można przedstawić poszczególne oferty instytucji finansowych, albo wskazać jedną, konkretną ofertę, którą strona społeczna może przyjąć lub odrzucić. Z drugiej strony, również strona społeczna może przedłożyć swoje propozycje co do instytucji finansowych, jeżeli takowe ma.

Ustawodawca przewidział termin na zawarcie porozumienia ze stroną społeczną. Jeżeli na miesiąc przed upływem terminu, w którym podmiot zatrudniający jest obowiązany do zawarcia umowy o zarządzanie PPK, nie zostanie osiągnięte porozumienie co do wyboru instytucji finansowej zarządzającej danym PPK, to podmiot zatrudniający (albo wójt, burmistrz, prezydent miasta, zarząd powiatu albo zarząd województwa) dokonuje wyboru instytucji finansowej samodzielnie. Oznacza to, że już lada dzień takie porozumienia  powinny być zawarte w jednostkach sektora finansów publicznych.

Na marginesie wypada zauważyć, że osiągnięcie porozumienia między podmiotem zatrudniającym a stroną społeczną nie kreuje umowy o zarządzanie PPK. Takie porozumienie ma charakter jedynie wewnętrzny. Jednocześnie naruszenie przez podmiot zatrudniający zasad dotyczących uzgodnienia z reprezentacją pracowników wyboru instytucji finansowej nie będzie skutkowało wadliwością samej umowy o zarządzanie PPK [2]. Trzeba jednak pamiętać, że takie naruszenia mogą w przyszłości utrudniać, a czasami nawet uniemożliwiać osiągnięcie porozumienia ze stroną społeczną również w sprawach niekoniecznie związanych z PPK, gdy takie będzie wymagane.

[1] M. Wojewódka, Ustawa o pracowniczych planach kapitałowych. Komentarz. Wyd. 2, Warszawa 2020

[2] Jakubowski Sebastian, Prusik Adrian, Pracownicze plany kapitałowe. Komentarz