W piątek 17 listopada 2023 r. weszły w życie zmiany do rozporządzenia Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 1 grudni 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe.[1] Wprowadzane zmiany mają na celu wdrożenie dyrektywy Rady 90/270/EWG z dnia 29 maja 1990 r. w sprawie minimalnych wymagań w dziedzinie bezpieczeństwa i ochrony zdrowia przy pracy z urządzeniami wyposażonymi w monitory ekranowe i dostosowanie rozporządzenia do zmian technologicznych, które nastąpiły od czasu jego wydania ponad 20 lat temu. W uzasadnieniu do rozporządzenia wskazano również, że niektóre dotychczas obowiązujące postanowienia były zbyt szczegółowe i rygorystyczne, dlatego postanowiono dać pracodawcom większą swobodę w organizacji stanowisk pracy wyposażonych w monitory ekranowe, przy jednoczesnym zapewnieniu pracownikom bezpiecznych i higienicznych warunków pracy oraz ergonomii na stanowiskach pracy.

Zmiany w samym rozporządzeniu…

Odświeżona została sama definicja stanowiska pracy zawarta w § 2 pkt 2 ww. rozporządzenia. Zmiana wynika m.in. z tego, że obecnie nie korzysta się już ze stacji dyskietek czy trackballu. W nowym brzmieniu przepisów przez stanowisko pracy należy rozumieć przestrzeń pracy wraz z:

a) wyposażeniem podstawowym, w tym monitorem ekranowym, klawiaturą, myszką lub innymi urządzeniami wejściowymi, oprogramowaniem z interfejsem dla użytkownika,

b) krzesłem i stołem,

c) opcjonalnym wyposażeniem dodatkowym, w tym stacją dysków, drukarką, skanerem, uchwytem na dokumenty, podnóżkiem.

Uchylono pojęcie systemu komputerowego  – którym od 1998 r. były urządzenia wchodzące w skład wyposażenia podstawowego i dodatkowego stanowiska pracy wraz z oprogramowaniem.

W § 3 pkt 4 rozporządzenia dookreślono, że przepisów rozporządzenia nie stosuje się   do systemów przenośnych nieprzeznaczonych do użytkowania na danym stanowisku pracy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy. Niestety na darmo szukać w znowelizowanym Rozporządzeniu legalnej definicji systemów przenośnych. Niemniej jednak, jako przykład systemu przenośnego w uzasadnieniu do projektu rozporządzenia został wskazany laptop. Rodzi się jednak pytanie, czy takim systemem też jest tablet? Tutaj zdania są podzielone. Czas pokarze, ale istnieje prawdopodobieństwo, że zostaną one również uznane za taki system, choć w ich przypadku może nie dochodzić do konieczność stosowania rozporządzenia właśnie z uwagi na to, że raczej nie będą one przeznaczone do użytkowania prze co najmniej  połowę dobowego wymiaru czasu pracy.

Do tej pory, zgodnie z § 8 ust. 2 ww. Rozporządzenia Pracodawca był obowiązany zapewnić pracownikom okulary korygujące wzrok, zgodnie z zaleceniem lekarza, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzone w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej, wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego. Nowelizacja tego przepisu rozszerza ten obowiązek o możliwość zapewnienia pracownikowi w powyższym przypadku szkieł kontaktowych. Wielu pracodawców w swoich procedurach dopuszczało jednak już taka możliwość, zatem tą zmianę należy również uznać za zmianę z duchem czasu.

Nowy Załącznik do rozporządzenia…

Nowelizacją nadano nowe brzmienie Załącznikowi do rozporządzenia określającemu minimalne wymogi bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ergonomii, jakie powinny spełniać stanowiska pracy wyposażone w monitor ekranowy.

W pkt. 1.2 nowego Załącznik wprowadzona została regulacja zgodnie z którą w przypadku stosowania systemów przenośnych przeznaczonych do użytkowania na danym stanowisku  pracy przez co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy, stanowisko to powinno być dodatkowo wyposażone w stacjonarny monitor ekranowy lub podstawkę zapewniającą ustawienie ekranu tak, aby jego górna krawędź znajdowała się na wysokości oczu pracownika. Pracodawca ma również obowiązek zapewnienia takiemu pracownikowi dodatkowej klawiatury i myszy, które stanowią osobne elementy wyposażenia podstawowego stanowiska pracy.

Monitor ekranowy powinien spełniać następujące wymagania:

a) znaki na ekranie powinny być wyraźne i czytelne,

b) obraz na ekranie powinien być stabilny, bez migotania lub innych form niestabilności (zrezygnowano z dotychczasowego terminu tętnienia),

c) jaskrawość i kontrast znaku na ekranie powinny być łatwe do regulowania w zależności od warunków oświetlenia stanowiska pracy (zrezygnowano z wymogu by ekran musiał być pokryty warstwą antyodbiciową lub posiadał odpowiedni filtr),

d) regulacje ustawienia monitora powinny umożliwiać pochylenie ekranu (zrezygnowano z ze wskazywania zakresu tego pochylenia oraz możliwości obracania wokół własnej osi).

Ustawienie monitora ekranowego oraz innych elementów wyposażenia nie powinno wymuszać niewygodnych ruchów głowy i szyi. Górna krawędź monitora ekranowego powinna znajdować się na wysokości oczu pracownika.

Obowiązkiem pracodawcy jest także wyposażenie stanowiska pracy w podnóżek na życzenie pracownika (pkt 7 Załącznika). Nowe wymagania w zakresie ergonomii nie przewidują jednak ani konieczności regulacji podnóżka, ani wymogów dotyczących jego nieśliskiej powierzchni, ani kwestii braku możliwości jego przesuwania po podłodze podczas używania.

Nowy Załącznik do rozporządzenia wprowadza także bardziej elastyczne przepisy w stosunku do poprzednich, nie określając już szczegółowych zakresów co do minimalnej odległości klawiatury od krawędzi stołu czy określonej regulacji wysokości siedziska. Szczegółowe parametry w przepisach zostały zastąpione ogólnym sformułowaniami takimi jak „konstrukcja powinna umożliwić przyjęcie pozycji, która nie powoduje zmęczenia mięśni kończyn górnych podczas pracy” czy „konstrukcja stołu powinna umożliwiać ergonomiczne ustawianie elementów wyposażenia stanowiska pracy, w tym zróżnicowaną wysokość ustawienia monitora ekranowego i klawiatury”. Rozporządzenie zmieniające nie odnosi się już do tego by stół był jasnej barwy  – cały czas jednak zachowano zasadę zgodnie z którą powierzchnię blatu stołu powinna być matowa.

Należy jednak zwrócić uwagę na to, że krzesła stanowiące wyposażenie stanowiska powinny posiadać regulowane podłokietniki, aby możliwe było ich odpowiednie dopasowanie. Zatem pracodawcy mogą być zmuszeni do wymiany krzeseł, jeśli nie mają takich podłokietników.

Powyżej opisaliśmy najważniejsze zmiany, niemniej treść całego załącznika mogą Państwo odnaleźć pod tym linkiem https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU20230002367/O/D20232367.pdf

Ile czasu mają pracodawcy na dostosowanie się do nowych przepisów?

Pracodawcy mają na szczęście 6 miesięcy na dostosowanie stanowisk pracy do wymagań bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ergonomii określonych nowelizacją. Projekt przewidywał wstępnie tylko 3 miesiące. Co istotne 6-miesięczny okres dostosowania nie będzie dotyczył stanowisk nowych, utworzonych po dniu wejścia w życie zmian do ww. rozporządzenia. Takie stanowiska od samego początku będą musiał spełniać wymogi zawarte w rozporządzeniu z uwzględnieniem przepisów je zmieniających.

Czy zmiany w rozporządzeniu dotyczą pracowników świadczących pracę zdalnie?

Nowe wymogi obejmują także pracowników świadczących pracę w formie zdalnej, jednak tutaj pojawiają się wątpliwości, czy w takim przypadku zapewnienie dodatkowego monitora lub podstawki również należy do obowiązków pracodawcy? Kodeks pracy nakłada na pracodawcę jedynie obowiązek zapewnienia narzędzi i materiałów, w tym urządzeń technicznych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej (a nie wyposażenia stanowiska pracy) oraz przygotowania informacji zawierającej zasady i sposób organizacji stanowiska pracy, z uwzględnieniem przepisów BHP (z uwagi na te zmiany będzie potrzebna aktualizacja informacji dotyczącej BHP przy pracy zdalnej). Wobec tego naszym zdaniem to pracownik zobowiązany jest do zorganizowania stanowiska pracy zdalnej, w miejscu przez siebie wskazanym i uzgodnionym z pracodawcą, w sposób zapewniający bezpieczne i higieniczne warunki pracy. Co z resztą potwierdza w złożonym przez siebie oświadczeniu.

[1] Rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 18 października 2023 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz.U. 2023 poz. 2367)