Pracownicy mogą przyjąć wspólną odpowiedzialność materialną za mienie powierzone im łącznie z obowiązkiem zwrotu lub wyliczenia się. Podstawą takiej odpowiedzialności jest zawarta pod rygorem nieważności na piśmie umowa o wspólnej odpowiedzialności zawartej przez pracowników z pracodawcą.
Aby skutecznie zawrzeć umowę o wspólnej odpowiedzialności i następnie dochodzić wyrównania powstałych w powierzonym mieniu szkód, musi być spełniony szereg warunków. Przede wszystkim pracownicy mogą przyjąć wspólną odpowiedzialność materialną za szkody spowodowane powstaniem niedoboru w powierzonym im łącznie mieniu, jeżeli liczba pracowników w miejscu powierzenia mienia nie przekracza określonego progu. I tak, przy pracy na jedną zmianę liczba pracowników nie może przekraczać 8 osób, przy pracy na dwie zmiany – 12 osób, a przy pracy na trzy zmiany – 16 osób. W zakładach usługowych, w zakładach żywienia zbiorowego oraz w sklepach samoobsługowych i preselekcyjnych pracownicy mogą przyjąć wspólną odpowiedzialność materialną, jeżeli ich liczba w miejscu powierzenia mienia nie przekracza 24 osób na jedną zmianę.
Idąc dalej, umowa o wspólnej odpowiedzialności materialnej może być zawarta, jeżeli na przyjęcie wspólnej odpowiedzialności materialnej wyrażają zgodę wszyscy pracownicy zatrudnieni w miejscu powierzenia mienia.
Z jednej strony umowa ta obowiązuje także w stosunku do nowego pracodawcy, przejmującego zakład pracy lub jego część na podstawie art. 231 k.p.[1] Natomiast z drugiej strony niezawarcie nowej umowy o wspólnej odpowiedzialności materialnej w razie zmiany składu pracowników objętych taką umową uchyla wspólną odpowiedzialność za powierzone im mienie [2]. Zatem każda zmiana w składzie pracowników objętych wspólną odpowiedzialnością materialną wymaga zawarcia nowej umowy o wspólnej odpowiedzialności.
Wprowadzenie takiej odpowiedzialności ma charakter fakultatywny, a ponadto do jej powstania nie wystarcza zawarcie pisemnej umowy o współodpowiedzialności materialnej, ale konieczne jest także łączne powierzenie mienia. Powierzenie mienia powinno nastąpić w taki sposób, aby pracownicy weszli w jego rzeczywiste posiadanie i mogli nim dysponować w warunkach zapewniających możliwość zabezpieczenia tego mienia przed dostępem osób nieupoważnionych i utrzymania mienia w stanie zgodnym z jego przeznaczeniem. Przedmiotem powierzenia może być zatem każdy składnik mienia, który pracownik może objąć w posiadanie i sprawować nad nim rzeczywistą pieczę.
Składniki mienia, do których dostęp ma niekontrolowany krąg podmiotów, nie mogą być skutecznie powierzone pracownikowi z obowiązkiem zwrotu lub dokonania rozliczenia. Zasadą jest bowiem, że dostęp do mienia mają tylko pracownicy objęci umową o wspólnej odpowiedzialności.
Dlatego ważne jest zabezpieczenie miejsca, w którym znajduje się powierzone mienie, przed dostępem osób nieuprawnionych. Jeżeli do powierzonego mienia będą miały dostęp osoby spoza kręgu uprawnionych, pracodawca nie będzie mógł skutecznie dochodzić odszkodowania.
Inne osoby (poza pracownikami objętymi umową) mogą mieć jedynie sporadyczny dostęp do mienia i tylko za pisemną zgodą tych pracowników. Zgoda ta może być cofnięta.
Takie osoby mogą wykonywać pracę lub określone czynności w miejscu powierzenia mienia. Są to następujące osoby: 1) wykonujące czynności nie związane z dysponowaniem mieniem, 2) wykonujące pracę dorywczo lub przez czas określony, 3) nowo przyjęte do pracy obejmującej czynności związane z dysponowaniem mieniem – do czasu przeprowadzenia najbliższej inwentaryzacji, 4) pracownicy młodociani w okresie odbywania przygotowania zawodowego, a po zakończeniu tego przygotowania – do czasu przeprowadzenia najbliższej inwentaryzacji oraz 5) osoby odbywające praktykę zawodową. Tych osób nie wlicza się do liczby osób zatrudnionych (warunkującej możliwość zawarcia umowy, o czym mowa powyżej).
Pracownicy objęci tą umową mają prawo udziału w inwentaryzacji podczas przejmowania mienia i przy jego rozliczaniu, a także mogą uczestniczyć w przyjmowaniu i wydawaniu poszczególnych partii towarów i mają prawo wglądu w księgi rachunkowe pracodawcy. Co więcej, warunkiem odpowiedzialności wspólnej jest właśnie powierzenie stosownych składników majątkowych pracownikom, mającym ponosić taką odpowiedzialność w sposób umożliwiający wzięcie przez nich udziału w inwentaryzacji i zgłoszenie ewentualnych zarzutów [3]. Trzeba bowiem zaznaczyć, że powierzenie mienia bez sporządzenia spisu z natury uniemożliwia chociażby ustalenie wysokości poniesionej szkody, gdyż w takiej sytuacji brak jest udokumentowania składników mienia i jego wartości.
Konsekwentnie inwentaryzacja przeprowadzana jest przy każdej zmianie personalnej w zespole, po wypowiedzeniu umowy przez pracownika, w razie zgłoszenia żądania przeprowadzenia inwentaryzacji, a także w razie przedłużenia się nieobecności pracownika ponad okres ustalony w umowie.
Pracownicy ponoszący wspólną odpowiedzialność materialną odpowiadają w częściach określonych w umowie. Jednakże w razie ustalenia, że szkoda w całości lub w części została spowodowana przez niektórych pracowników, za całość szkody lub za stosowną jej część odpowiadają tylko sprawcy szkody. Jest to konieczny składnik umowy o wspólnej odpowiedzialności materialnej, bez którego nie dochodzi w ogóle do jej zawarcia. Jeżeli jednak wysokości, do której odpowiada wspólnie odpowiedzialny, nie da się stwierdzić, wchodzi w rachubę domniemanie części równych [4].
Koniecznym elementem takiej umowy jest także ustalenie okresu, w ciągu którego nieobecność pracownika nie ma wpływu na zakres odpowiedzialności zarówno tego pracownika, jak i pozostałych pracowników ponoszących wspólną odpowiedzialność.
Co ciekawe, wyrażenie przez pracownika w umowie o wspólnej odpowiedzialności materialnej, zgody na potrącanie przez zakład pracy z wynagrodzenia za pracę należności z tytułu niedoborów, które mogą się ujawnić w przyszłości w wyniku inwentaryzacji – jest nieważne [5]. Brak jest bowiem wówczas m.in. ustaleń w przedmiocie odpowiedzialności ewentualnych sprawców szkody, którzy powinni odpowiadać za nią stosownie do stopnia sprawstwa.
Pracownik, który wyrządził szkodę w mieniu powierzonym, lecz nie wskutek niewyliczenia się z tego mienia, ale w inny nieumyślny sposób (przez dopuszczenie do zniszczenia rzeczy lub obniżenia jej wartości) obowiązany jest uiścić odszkodowanie według zasad ogólnych o odpowiedzialności materialnej pracowników [6]. Wykonanie obowiązku zwrotu mienia lub wyliczenia się polega bowiem (zgodnie z poglądami orzecznictwa) na ilościowym, a nie jakościowym oddaniu określonych przedmiotów.
[1] uchwała Sądu Najwyższego z dn. 15 maja 1992 r. sygn. akt I PZP 28/92
[2] wyrok Sądu Najwyższego z dn. 12 listopada 2003 r., sygn. akt I PK 551/02
[3] wyrok Sądu Najwyższego z dn. 13 kwietnia 1976 r., sygn. akt IV PR 395/75
[4] wyrok Sądu Najwyższego z dn. 10 kwietnia 1974 r., sygn. akt I PR 465/73
[5] uchwała Sądu Najwyższego z dn. 4 października 1994 r., sygn. akt I PZP 41/94
[6] wyrok Sądu Najwyższego z dn. 22 stycznia 1975 r., sygn. akt I PR 189/74
Wpis nie stanowi porady ani opinii prawnej w rozumieniu przepisów prawa oraz ma charakter wyłącznie informacyjny. Stanowi wyraz poglądów jego autora na tematy prawnicze związane z treścią przepisów prawa, orzeczeń sądów, interpretacji organów państwowych i publikacji prasowych. Kancelaria Ostrowski i Wspólnicy Sp.K. i autor wpisu nie ponoszą odpowiedzialności za ewentualne skutki decyzji podejmowanych na jego podstawie.
