Początek 2026 r. przynosi zmiany w zakresie stażu pracy. Zmiany w zakresie wliczania do okresu zatrudnienia m.in. okresów wykonywania umów cywilnoprawnych i prowadzenia działalności gospodarczej wprowadza ustawa z dnia 26 września 2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2025 poz. 1423).  Przepisy merytorycznie dodają do Kodeksu pracy m.in. art. 302¹–302², a w praktyce kluczowe jest także wprowadzenie mechanizmu elektronicznych zaświadczeń ZUS (zmiana ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych).

Co wlicza się do stażu pracy po zmianach (w dużym skrócie)?

Do okresu zatrudnienia – dla celów uprawnień pracowniczych – dolicza się (po spełnieniu przesłanek i ich wykazaniu) m.in.:

• okresy prowadzenia pozarolniczej działalności oraz współpracy,
• okresy umów zlecenia, agencyjnych i świadczenia usług,
• okres członkostwa w rolniczych spółdzielniach produkcyjnych / spółdzielniach kółek rolniczych,
• udokumentowany okres wykonywania za granicą pracy zarobkowej innej niż zatrudnienie.

Przepis przewiduje również wprost, że do okresu zatrudnienia u danego pracodawcy mogą zostać wliczone także ww. okresy (w tym np. zlecenie/działalność), jeżeli w tym czasie praca była świadczona na rzecz tego pracodawcy.

Zaświadczenie z ZUS – kiedy jest potrzebne i jak je uzyskać?

Ustawodawca przewidział, że dla zasadniczej części nowych okresów doliczanych do stażu, podstawowym dowodem ma być zaświadczenie ZUS wydawane na wniosek pracownika (w praktyce: „zaświadczenie stażowe”).  Zaświadczenie należy uzyskać przez eZUS/PUE Zgodnie z instrukcją publiczną (gov.pl) pracownik:

1. loguje się do konta ZUS,
2. w zakładce „Usługi” wyszukuje usługę: „Złożenie wniosku USP. Wniosek o wydanie zaświadczenia…”,
3. uzupełnia i wysyła wniosek,
4. przekazuje uzyskane zaświadczenie pracodawcy.

ZUS sporządza i doręcza zaświadczenia (oraz pisma w sprawie ich wydania) w postaci elektronicznej – na profilu informacyjnym udostępnionym przez ZUS (z powiadomieniem e-mail/SMS/aplikacją).

Czym – poza ZUS – można udokumentować staż?

W dwóch sytuacjach kwestia dokumentów „pozazusowskich” jest szczególnie istotna:

A) Gdy ustawa mówi o „udokumentowanych” okresach (bez wskazania ZUS jako wyłącznej drogi) np. udokumentowany okres wykonywania za granicą pracy zarobkowej innej niż zatrudnienie.
Ustawa nie tworzy tu zamkniętego katalogu dowodów – w praktyce (HR) za najbardziej typowe uznaje się m.in.:

• umowy i aneksy (zlecenie/usługi/B2B) oraz dokumenty potwierdzające ich wykonywanie (protokoły odbioru, raporty, korespondencja projektowa),
• potwierdzenia płatności (wyciągi bankowe), rachunki/faktury,
• zaświadczenia od kontrahenta/zleceniodawcy,
• dokumenty podatkowe (np. deklaracje/rozliczenia właściwe dla danego państwa),
• dokumenty rejestrowe działalności (np. odpowiedniki CEIDG/KRS za granicą, jeśli dotyczy).

B) Gdy ZUS nie może wydać zaświadczenia albo dane wymagają wyjaśnienia

Wprost wskazuje się, że jeśli ZUS nie będzie w stanie wydać zaświadczenia, pracownik ma możliwość wykazania stażu własnymi dokumentami.
W takiej sytuacji – dla celów pracowniczych – praktycznie stosuje się analogiczny zestaw dowodów jak wyżej (umowy, faktury, przelewy, zaświadczenia), przy czym pracodawca powinien przyjąć jednolite wewnętrzne zasady oceny dokumentów (spójność, chronologia, możliwość weryfikacji).

 Na co wpływa staż u pracodawców – konkretne wyliczenie skutków

Po doliczeniu nowych okresów, „staż” może przełożyć się (w zależności od sytuacji) co najmniej na:

• Wymiar urlopu wypoczynkowego – w szczególności przekroczenie progu 10 lat i przejście z 20 na 26 dni (w praktyce: konieczność przeliczenia planów/urlopu).
• Prawo do urlopu wychowawczego – wymagane jest co najmniej 6 miesięcy zatrudnienia; po doliczeniu okresów „stażowych” może się okazać spełnione wcześniej.
• Okres wypowiedzenia umowy o pracę – w zakresie, w jakim zależy od okresu zatrudnienia u danego pracodawcy (może „wydłużyć” wypowiedzenie). Jednocześnie ustawodawca wyłączył przeliczenie okresu wypowiedzenia, który już biegnie w dniu wejścia w życie przepisów (odpowiednio: 1.01.2026 albo 1.05.2026).
• Odprawa pieniężna przy zwolnieniach z przyczyn niedotyczących pracownika (ustawa o zwolnieniach grupowych/indywidualnych) – jej wysokość zależy od stażu u danego pracodawcy:
  • 1-miesięczne wynagrodzenie – poniżej 2 lat,
  • 2-miesięczne – 2 do 8 lat,
  • 3-miesięczne – powyżej 8 lat.
• Odprawa pośmiertna – jej wysokość jest uzależniona od okresu zatrudnienia u danego pracodawcy (praktycznie: zmiana stażu może zmienić „próg” odprawy).
• Świadczenia „stażowe” wynikające z przepisów wewnętrznych albo pragmatyk służbowych (w szczególności w sektorze publicznym): dodatki za wieloletnią pracę, nagrody jubileuszowe, dodatkowe uprawnienia urlopowe/świadczeniowe – o ile są przewidziane w danej podstawie zatrudnienia (ustawa/rozporządzenie/regulamin wynagradzania/układ).

Terminy i obowiązki dowodowe – na co uczulić pracowników i pracodawców

Pracownik zatrudniony w dniu wejścia w życie (sektor publiczny) albo w dniu 1.05.2026 (sektor prywatny) ma 24 miesiące na udokumentowanie okresów – wtedy pracodawca ma je wliczyć.
Praktycznie:

• sektor publiczny: do 31.12.2027 r.,
• sektor prywatny: do 30.04.2028 r..

Okresów nieudokumentowanych w terminie pracodawca (co do zasady) nie wlicza.  

Ustawa przesądza, że uprawnienia wynikające z doliczenia tych okresów przysługują od dnia nabycia prawa, ale nie wcześniej niż od właściwej daty granicznej (dla publicznych: wejście w życie; dla prywatnych: 1 maja 2026r. ).  Dla osób zatrudnionych później zwykle będzie to po prostu od momentu, gdy po doliczeniu stażu spełnią przesłankę danego uprawnienia (np. próg urlopowy).