Pracodawcy od dawna zgłaszali chęć elektronizacji pracowniczej dokumentacji. Myśleli o prostej i praktycznej formie skanów dokumentów. Ustawodawca zgodnie z wolą pracodawców w rozdziale 3 Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej z 10 grudnia 2018 r. (Dz.U.2018.2369; dalej zwanego Rozporządzeniem) dał im prawną możliwość prowadzenia i przechowywania dokumentacji w postaci elektronicznej. Jednak związane są z tym liczne wymogi i obostrzenia, a prosta forma skanu dokumentu jest prawnie niedopuszczalna ;(.  Żyjemy w czasach RODO i konieczności szczególnej ochrony danych osobowych, a z formą elektroniczną związane jest większe ryzyko nieuprawnionego rozpowszechnienia danych wśród nieuprawnionych.

 Dokumentacja pracownicza prowadzona i przechowywana w postaci elektronicznej jest równoważna z dokumentacją pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci papierowej (art. 94(11) k.p.). Rozporządzenie stanowi natomiast, że dokumentacja elektroniczna w postaci elektronicznej może być prowadzona i przechowywana tylko w systemie teleinformatycznym zapewniającym: zabezpieczenie jej przed uszkodzeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem, integralność treści dokumentacji i metadanych polegającą na zabezpieczeniu przed wprowadzaniem zmian, z wyjątkiem zmian wprowadzanych w ramach ustalonych i udokumentowanych procedur, stały dostęp do dokumentacji osobom do tego upoważnionym, identyfikację osób mających dostęp do dokumentacji oraz rejestrowanie dokonywanych przez te osoby zmian w dokumentacji i metadanych, skuteczne wyszukiwanie dokumentacji na podstawie metadanych, wydawanie, w tym przez eksport w postaci elektronicznej, dokumentacji albo części dokumentacji, funkcjonalność wydruku dokumentacji.

Dokumentacje pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci elektronicznej uważa się natomiast za zabezpieczoną przed uszkodzeniem, jeżeli w sposób ciągły są spełnione łącznie następujące warunki: jest zapewniona jej dostępność wyłącznie osobom upoważnionym, jest chroniona przed przypadkowym lub nieuprawnionym zniszczeniem, jej prowadzenie i przechowywanie odbywa się z zastosowaniem metod i środków ochrony dokumentacji, których skuteczność w czasie ich zastosowania jest powszechnie uznawana.

Powszechną wiedzą jest, że w świecie elektronicznym metody i środki ochrony dokumentacji będą często się zmieniać, a zatem może tu zaistnieć potrzeba częstej ich zmiany tak, by spełnić ustawowy warunek ,,powszechnego uznawania’’. Takie stanowisko potwierdza wskazanie przez ustawodawcę, na czym polega zabezpieczenie dokumentacji pracowniczej prowadzonej   i przechowywanej w postaci elektronicznej. Aby zatem móc uznać, że nasza dokumentacja jest zabezpieczona pracodawca musi systematycznie: dokonywać analizy zagrożeń, opracowywać i stosować procedury zabezpieczania dokumentacji i systemów ich przetwarzania, w tym procedur dostępu, tworzenia kopii zapasowych oraz przechowywania, stosować środki bezpieczeństwa adekwatne do zagrożeń, bieżąco kontrolować funkcjonowanie wszystkich organizacyjnych i techniczno-informatycznych sposobów zabezpieczenia, a także okresowo dokonywać oceny skuteczności tych sposobów, przygotować i realizować plany przechowywania dokumentacji w długim czasie, w tym jej przenoszenia na nowe informatyczne nośniki danych i do nowych formatów danych, jeżeli tego wymaga zapewnienie ciągłości dostępu do dokumentacji. Uff, a wszystko to systematycznie ;(

A co w przypadku, gdy do prowadzonej w postaci elektronicznej dokumentacji pracowniczej ma być dołączony dokument w postaci papierowej? Otóż pracodawca albo osoba upoważniona przez pracodawcę sporządza odwzorowanie cyfrowe tego dokumentu, opatruje je kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy i umieszcza w dokumentacji pracowniczej, w sposób zapewniający czytelność, dostęp i spójność tej dokumentacji.

Prowadząc i przechowując dokumentacje pracowniczą w postaci elektronicznej, pracodawca stosuje odpowiednie, w odniesieniu do ilości danych i zastosowanej technologii, rozwiązania techniczne zapewniające dostępność, używalność i wiarygodność dokumentacji, co najmniej do upływu okresu przechowywania dokumentacji. Na pracodawcy ciąży zatem obowiązek oceny, czy zastosowane rozwiązania techniczne są odpowiednie. Kryterium to wydaje się być jednak mało konkretne i z pewnością trudne do oceny, ponadto to co dziś jest odpowiednie może takie nie być już po upływie krótkiego okresu czasu.

Zgodnie z art. 94 (8) k.p. Pracodawca może zmieniać postać, w której prowadzi i przechowuje dokumentację pracowniczą. Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej następuje przez sporządzenie odwzorowania cyfrowego, w szczególności skanu opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby, potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym.  Odwzorowania cyfrowe sporządza się z należytą starannością i jakością techniczną umożliwiającą zapoznanie się bez wątpliwości z treścią dokumentu, bez potrzeby weryfikacji tej treści z dokumentem w postaci papierowej. Minimalne wymagania techniczne dla odwzorowań cyfrowych określa załącznik do Rozporządzenia. Natomiast zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z elektronicznej na papierową następuje przez sporządzenie wydruku i opatrzenie go podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej, potwierdzającym zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym.

Czy zatem mając na uwadze powyższe można uznać, że będzie ,,łatwiej’’ i ,,praktyczniej’’ prowadzić elektroniczną dokumentację pracowniczą według wskazanych zasad? Moim zdaniem nie. Pracodawca musi przestrzegać wielu technicznych wymagań. Posiadać kwalifikowany podpis elektroniczny lub pieczęć. Obowiązki nałożone przez Rozporządzenie prowadzą do znacznego rozbudowania techniczno-informatycznych potrzeb pracodawcy, który chce prowadzić elektroniczną dokumentację pracowniczą. Należy zatem z ulgą stwierdzić, że prowadzenie dokumentacji pracowniczej w tej formie jest uprawnieniem, a nie obowiązkiem. Pracodawcy otrzymali możliwość i pewnie ci najwięksi pokuszą się o spełnienie wymogów ustawowych, by móc prowadzić elektroniczną dokumentację pracowniczą 😉

Wpis nie stanowi porady ani opinii prawnej w rozumieniu przepisów prawa  oraz ma charakter wyłącznie  informacyjny. Stanowi  wyraz poglądów jego  autora na tematy prawnicze związane z treścią przepisów prawa, orzeczeń sądów, interpretacji organów państwowych i publikacji prasowych. Kancelaria Ostrowski i Wspólnicy Sp.K. i autor wpisu nie ponoszą odpowiedzialności za ewentualne skutki decyzji podejmowanych na jego podstawie.