Kontynuując cykl dotyczący zmian w Kodeksie pracy w zakresie work-life balance oraz jasnych i przejrzystych warunków zatrudnienia, w dzisiejszym wpisie omawiamy zmiany w zakresie informacji o warunkach zatrudnienia, która zostanie znacznie rozbudowana. Wiemy już, że ustawa nowelizacyjna została opublikowana w Dzienniku Ustaw w dniu 4 kwietnia, co oznacza że zmiany wejdą w życie już 26 kwietnia.

Zakres nowej informacji o warunkach zatrudnienia

Obecnie pracodawca informuje pracownika na piśmie o:
1) obowiązującej pracownika dobowej i tygodniowej normie czasu pracy,
2) częstotliwości wypłat wynagrodzenia za pracę,
3) wymiarze przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego,
4) obowiązującej pracownika długości okresu wypowiedzenia umowy o pracę,
5) układzie zbiorowym pracy, którym pracownik jest objęty,
a jeżeli pracodawca nie ma obowiązku ustalenia regulaminu pracy – dodatkowo o porze nocnej, miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia oraz przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Po zmianach informacja ta zostanie bardzo rozbudowana – pracodawcy będą obowiązani informować pracowników o:

1) dobowej i tygodniowej normie czasu pracy,

2) obowiązującym pracownika dobowym i tygodniowym wymiarze czasu pracy,

3) przysługujących pracownikowi przerwach w pracy,

4) przysługującym pracownikowi dobowym i tygodniowym odpoczynku,

5) zasadach dotyczących pracy w godzinach nadliczbowych i rekompensaty za nią,

6) w przypadku pracy zmianowej – zasadach dotyczących przechodzenia ze zmiany na zmianę,

7) w przypadku kilku miejsc wykonywania pracy – zasadach dotyczących przemieszczania się między miejscami wykonywania pracy,

8) innych niż uzgodnione w umowie o pracę przysługujących pracownikowi składnikach wynagrodzenia oraz świadczeniach pieniężnych lub rzeczowych,

9) wymiarze przysługującego pracownik

10) owi płatnego urlopu, w szczególności urlopu wypoczynkowego lub, jeżeli nie jest możliwe jego określenie w dacie przekazywania pracownikowi tej informacji, o zasadach jego ustalania i przyznawania,

11) obowiązujących zasadach rozwiązania stosunku pracy, w tym o wymogach formalnych, długości okresów wypowiedzenia oraz terminie odwołania się do sądu pracy lub, jeżeli nie jest możliwe określenie długości okresów wypowiedzenia w dacie przekazywania pracownikowi tej informacji, sposobie ustalania takich okresów wypowiedzenia,

12) prawie pracownika do szkoleń, jeżeli pracodawca je zapewnia, w szczególności o ogólnych zasadach polityki szkoleniowej pracodawcy,

13) układzie zbiorowym pracy lub innym porozumieniu zbiorowym, którym pracownik jest objęty, a w przypadku zawarcia porozumienia zbiorowego poza zakładem pracy przez wspólne organy lub instytucje – nazwie takich organów lub instytucji,

14) w przypadku gdy pracodawca nie ustalił regulaminu pracy – terminie, miejscu, czasie i częstotliwości wypłacania wynagrodzenia za pracę, porze nocnej oraz przyjętym u danego pracodawcy sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności,

15) o nazwie instytucji zabezpieczenia społecznego, do których wpływają składki na ubezpieczenia społeczne związane ze stosunkiem pracy oraz informacje na temat ochrony związanej z zabezpieczeniem społecznym, zapewnianej przez pracodawcę; nie dotyczy to przypadku, w którym pracownik dokonuje wyboru instytucji zabezpieczenia społecznego.

Termin i forma przekazania informacji

Obecnie pracodawca przekazuje pracownikowi informację o warunkach zatrudnienia na piśmie, nie później niż w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę.

Po zmianach większość z tych informacji trzeba będzie przekazać pracownikowi w terminie 7 dni od dopuszczenia pracownika do pracy, natomiast informacje dotyczące zabezpieczenia społecznego (pkt 15) – w terminie 30 dni od dopuszczenia pracownika do pracy. Jednocześnie pracodawcy będą mieli obowiązek informowania pracowników o zmianie warunków zatrudnienia najpóźniej w dniu zastosowania tej zmiany do pracownika.

Zmieni się też forma – nowe przepisy Kodeksu pracy dopuszczają przekazanie informacji w postaci papierowej lub elektronicznej. Wprawdzie przepisy prawa nie precyzują, co należy przez to rozumieć, jednak za postać elektroniczną (nie mylić z formą elektroniczną, która wymagana kwalifikowanego podpisu elektronicznego) powinna zostać uznana np. wiadomość e-mail.

Co z obecnymi pracownikami?

Wielu pracodawców zastanawia się, czy również dotychczasowym pracownikom będzie trzeba przekazać taką rozszerzoną informację. Przepisy przejściowe wyjaśniają tę kwestię – w przypadku umów o pracę trwających w dniu wejścia w życie niniejszej nowelizacji pracodawca uzupełnia informację na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej, w terminie 3 miesięcy od dnia złożenia wniosku. Tym samym obowiązek aktualizacji w przypadku dotychczasowych pracowników będzie istniał wyłącznie w przypadku, gdy dany pracownik złoży w tym przedmiocie wniosek.

Informacja dla pracowników wyjeżdżających za granicę

Sygnalizujemy, że rozszerzeniu ulegnie także informacja przekazywana pracownikom kierowanym do pracy zagranicą. Po zmianach będzie ona obejmować informacje o:
1) państwie lub państwach, w których praca lub zadanie służbowe poza granicami kraju mają być wykonywane;
2) przewidywanym czasie trwania pracy lub zadania służbowego poza granicami kraju;
3) walucie, w której będzie wypłacane pracownikowi wynagrodzenie w czasie wykonywania pracy lub zadania służbowego poza granicami kraju;
4) świadczeniach pieniężnych lub rzeczowych związanych z wykonywaniem pracy lub zadania służbowego poza granicami kraju, jeżeli takie świadczenia przewidują przepisy prawa pracy lub wynika to z umowy o pracę;
5) zapewnieniu lub braku zapewnienia powrotu pracownika do kraju;
6) warunkach powrotu pracownika do kraju – w przypadku zapewnienia takiego powrotu.

Istotne jest też to, że obecnie taką informację przekazuje się pracownikom skierowanym do pracy na obszarze państwa niebędącego członkiem Unii Europejskiej na okres przekraczający 1 miesiąc. Po zmianach informację trzeba będzie przekazać szerszej grupie pracowników – pracownikom wyjeżdżającym do pracy lub w celu wykonania zadania służbowego poza granicami kraju (a więc także w państwie członkowskim Unii Europejskiej!) na okres przekraczający 4 kolejne tygodnie.

Inne obowiązki informacyjne

To jednak nie koniec obowiązków informacyjnych. Na pracodawcach będzie także spoczywał obowiązek informowania pracowników o zmianie miejsca siedziby, a także o wolnych stanowiskach pracy, możliwości zatrudnienia w pełnym lub w niepełnym wymiarze czasu pracy oraz o możliwości awansu (kwestię tę będzie regulował znowelizowany art. 94(2) Kodeksu pracy).