Narodziny dziecka to szczególny czas w życiu rodzica. Dlatego przepisy Kodeksu pracy określają szereg uprawnień dla pracowników z tytułu urodzenia dziecka, m.in. urlop macierzyński, urlop rodzicielski, urlop wychowawczy, czy możliwość obniżenia wymiaru czasu pracy. Jak wiadomo jednak nowy członek rodziny to też wydatki na wyprawkę dla maluszka. Czy Pracodawca może jednak przyznać pracownikowi z tego tytułu dodatkowe świadczenie pieniężne Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (w dalszej części niniejszego artykułu jako Fundusz)?

Zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z Funduszu oraz zasady przeznaczania środków Funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określa pracodawca w regulaminie. Jednocześnie orzecznictwo wskazuje, że definicja działalności socjalnej daje pracodawcy możliwość wręczania ze środków funduszu m.in. świadczeń pieniężnych finansowych z okazji Świąt Bożego Narodzenia, czy Świąt Wielkanocnych z tytułu zwiększonych wydatków w tym okresie. Warunkiem umożliwiającym ich przyznanie jest zapisanie takich form pomocy w regulaminie Funduszu oraz określenie trybu ich przyznawania (czy przyznanie następuje np. na wniosek osoby uprawnionej, czy też z inicjatywy pracodawcy) [1]. Obowiązkową treść regulaminu Funduszu stanowią bowiem postanowienia określające zasady przeznaczania środków Funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej oraz zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z Funduszu.

Trzeba jednak pamiętać, że z Funduszu mogą być finansowane tylko te rodzaje działalności socjalnej, które są objęte ustawową definicją pojęcia „działalność socjalna”. Pojęcie działalność socjalna oznacza usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, opieki nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, sprawowanej przez dziennego opiekuna lub nianię, w przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego, udzielanie pomocy materialnej – rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową.

Wyklucza to finansowanie z Funduszu takich świadczeń socjalno-bytowych, których pracodawca udziela pracownikom w związku z ich zatrudnieniem. Swoboda regulacji w regulaminie zasad przyznawania indywidualnych świadczeń jest ograniczona zasadą, że przyznawanie tych świadczeń ma być uzależnione od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu (tzw. kryterium socjalne). Tym samym regulamin powinien respektować i doprecyzować, jako przepis szczególny, zasadę podziału świadczeń z zakładowego Funduszu na rzecz pracowników, w oparciu o analizę ich sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej [2].

Jak wynika z powyższego, definicja działalności socjalnej przewiduje m.in. udzielanie pomocy materialnej w formie finansowej lub rzeczowej. Jednakże realizacja takich świadczeń musi być ściśle powiązana z potrzebą o charakterze wyłącznie socjalnym i z indywidualną sytuacją osoby ubiegającej się o taką pomoc. Przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z Funduszu uzależnia się bowiem od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu.

Tym samym, swoboda regulacji w regulaminie Funduszu zasad przyznawania indywidualnych świadczeń jest ograniczona ustanowioną przez ustawodawcę zasadą, że przyznawanie tych świadczeń ma być uzależnione od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu. Tym samym regulamin powinien respektować i doprecyzować, jako lex specialis wyżej przedstawioną zasadę podziału świadczeń z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych na rzecz pracowników, w oparciu o analizę ich sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej. Co więcej, o spełnieniu kryterium socjalnego nie może być mowy bez indywidualnej analizy sytuacji każdej uprawnionej do skorzystania z funduszu osoby. Realizacji tego kryterium nie da się wykazywać za pomocą zeznań świadków bez odpowiednich dowodów z dokumentów (np. oświadczenia pracowników o liczbie osób na utrzymaniu i dochodzie na członka rodziny) [3].

Oznacza to, że samo wystąpienie określonej okoliczności, takiej jak narodziny dziecka pracownika nie może powodować automatycznego przyznania pomocy z Funduszu. Dopiero wystąpienie tego rodzaju okoliczności w warunkach trudnej sytuacji materialnej, życiowej i rodzinnej danej osoby (a więc wystąpienie kryterium socjalnego) może uzasadniać podjęcie decyzji o przyznaniu pomocy ze środków Funduszu.

Dlatego też nie jest możliwe przyznanie jednorazowej kwoty z tytułu urodzenia się pracownikowi dziecka każdemu, komu urodzi się dziecko.

Powyższe ustalenia są o tyle istotne, że należności wypłacane z Funduszu zostały zwolnione z obowiązku składkowego. Takie zwolnienie zostało podyktowane brakiem związku pomiędzy przychodem a realizacją zatrudnienia w ramach stosunku pracy. Obowiązek opłacenia składki na ubezpieczenie społeczne odnosi się do przychodu. Wprawdzie pojęcie to nie jest równoznaczne z wynagrodzeniem za pracę, jednak analiza całego katalogu wyłączeń z podstawy wymiaru składek prowadzi do konkluzji, że prawodawca nie dostrzegł potrzeby ich pobrania od świadczeń, których natura nie ma związku z cechą odpłatności pracy [4]. Jednocześnie w sytuacji wykazania pozorności utworzenia środków socjalnych, będących w istocie ukrytą formą przychodu, możliwe jest ich przekwalifikowanie przez organ rentowy i uznanie, że stanowią one podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne [5].

Nie jest natomiast wykluczone przyznanie dodatkowego świadczenia pieniężnego ze środków obrotowych pracodawcy. Pracodawca może zatem w ten sposób w geście gratulacji z okazji narodzin nowego członka rodziny przekazać pracownikowi pewne świadczenie pieniężne.

[1] wyrok Sądu Apelacyjnego w Szczecinie z dn. 3 września 2015 r., sygn. akt III AUa 679/14

[2] wyrok Sądu Apelacyjnego w Białymstoku z dn. 28 marca 2017 r., sygn. akt III AUa 874/16

[3] wyrok Sądu Apelacyjnego w Białymstoku z dn. 4 kwietnia 2017 r., sygn. akt III AUa 934/16

[4] wyrok Sądu Apelacyjnego w Łodzi z dn. 22 czerwca 2018 r., sygn. akt III AUa 1121/17

[5] wyrok Sądu Apelacyjnego w Szczecinie z dn. 16 maja 2017 r., sygn. akt III AUa 562/16

Wpis nie stanowi porady ani opinii prawnej w rozumieniu przepisów prawa  oraz ma charakter wyłącznie  informacyjny. Stanowi  wyraz poglądów jego  autora na tematy prawnicze związane z treścią przepisów prawa, orzeczeń sądów, interpretacji organów państwowych i publikacji prasowych. Kancelaria Ostrowski i Wspólnicy Sp.K. i autor wpisu nie ponoszą odpowiedzialności za ewentualne skutki decyzji podejmowanych na jego podstawie.