W dobie elektronizacji wszelkich procesów życiowych, nieustającej potęgi Internetu i ciągłego rozwoju technologicznego, chyba nikt nie ma złudzeń że papier staje się muzealnym papirusem. Tą samą świadomość ma ustawodawca, który obecnie pracuje nad projektami wprowadzającymi akta osobowe pracowników w e-wymiar. W dzisiejszym artykule przybliżymy zmiany w elektronizacji akt osobowym, które na razie są w planach, lecz w ciągu 2018 r. mogą stać się (niewirtualną) – rzeczywistością 🙂

Archiwum pracownicze nie w szafie lecz na serwerze!

Uporczywość w przechowywaniu ton dokumentacji pracowniczej z pewnością odczuwają podmioty zatrudniające dużą liczbę pracowników. Jest to nie tylko związane z czasochłonnością sporządzania papierowej formy dokumentowania przebiegu zatrudnienia, lecz także dotyczy kwestii organizacyjnych – pomieszczeń w zakładach pracy, wynajmowania archiwów zewnętrznych. W dzisiejszych czasach praktycznie większość informacji to przecież e-informacje. Czemu więc nie wprowadzić takiego ułatwienia do prawa pracy ? 🙂

Ustawodawca w projekcie (który wpłynął do sejmu 6 listopada 2017 r. – druk nr 1995) wychodzi bolączkom przedsiębiorców na przeciw. Projekt ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją zakłada (przy planowanym wejściu w życie z dniem 1 stycznia 2019 r.)  zmianę  do art. 94 pkt. 4a w postaci nowego brzmienia, zgodnie z którym  pracodawca jest obowiązany prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (dokumentacja pracownicza).

Możliwość digitalizacji dokumentacji pracowniczej nie będzie ograniczona terminem jej powstania. Jak sam ustawodawca w uzasadnieniu do projektu wskazuje, wielu pracodawców do tej pory nie mając możliwości prowadzenia dokumentacji w wersji cyfrowej prowadziło ją równolegle do obowiązującej formy papierowej. W komputerze przecież odszukać wszystko jest o wiele łatwiej :). Teraz to „rozdwojenie” będzie można ukrócić i wybrać jedną z form.

Także dla prowadzenia akt pracowniczych w formie papierowej, projekt zakłada możliwość jej zmiany na formę elektroniczną. Dokumentacja pracownicza prowadzona i przechowywana w postaci elektronicznej ma zostać równoważna z dokumentacją pracowniczą prowadzoną w postaci papierowej. 

Założeniem obecnego projektu jest możliwość zmiany postaci dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną poprzez sporządzenie odwzorowania cyfrowego np. skanu i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby, potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym. Zmiana możliwa ma być także w drugą stronę – z elektronicznej na papierową – poprzez wydruk z systemu i opatrzenie go podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej, potwierdzającym zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym.

Pracodawca będzie jednak zobowiązany do poinformowania pracownika o wybranej formie prowadzenia dokumentacji oraz o jej zmianach. Ponadto pracownik (a w przypadku jego śmierci wskazane w nowej ustawie osoby) będzie uprawniony, w terminie 30 dni od poinformowania go przez pracodawcę o zmianie formy, do odbioru poprzedniej wersji teczki pracowniczej. Na takie zawiadomienie, pisemne bądź elektroniczne, pracodawca będzie miał 30 dni od dnia zmiany. Dopiero po upływie terminu na odbiór, „stare” akta będzie można zniszczyć.

Nowa ustawa oznacza nowe rozporządzenie

W związku ze zmianą kodeksu pracy, poprzez projektowane wprowadzenie e-teczki, w dniu 1 września 2017 r. powstał projekt nowego rozporządzenia ministra rodziny, pracy i polityki społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej, które według założenia ma wejść w życie z dniem 1 stycznia 2019 r.  Kluczowym z punktu widzenia tematu e-teczki jest to, że projekt rozporządzenia precyzuje możliwość wyboru formy – tj. akta osobowe dla tego samego pracownika nie będą mogły być jednocześnie prowadzone w postaci papierowej i elektronicznej.

Projekt rozporządzenia nie tylko wprowadza osobne dodatkowe wymogi przy wyborze formy elektronicznej do prowadzenia dokumentacji stosunku pracy, lecz co najważniejsze, kładzie nacisk na wymagania stawiane pracodawcy – zapewnienie integralności i autentyczności dokumentacji elektronicznej.

Projekt rozporządzenia  wymaga dla formy elektronicznej warunków zapewniających:

• zapewnienie jej ochrony przed utratą lub uszkodzeniem;

• integralność treści – zabezpieczenie przed wprowadzaniem zmian, za wyjątkiem zmian wprowadzonych w ramach ustalonych i udokumentowanych procedur;

• stały dostęp do tej dokumentacji (i to jedynie osób uprawnionych);

• identyfikację osoby dokonującej wpisu i zmian w e-danych;

• udostępnienie poprzez eksport, w postaci elektronicznej całości lub części danych

• eksport całości danych w formacie XML w sposób umożliwiający odtworzenie tej dokumentacji w innym systemie teleinformatycznym;

• wydruk dokumentacji.

Powyższe ma gwarantować bezpieczeństwo przechowywania danych równoważne temu jakie ma dokumentacja papierowa. W przypadku zmiany systemu informatycznego przez pracodawcę, będzie on dodatkowo musiał zachować informację co do daty tej zmiany oraz co do dotychczasowo stosowanego systemu.

Niby łatwiej, lecz czy na pewno? Stosownie do ilości danych i zastosowanej technologii pracodawca będzie musiał zapewnić przechowywanie, używalność i wiarygodność dla tej formy dokumentacji aż do upływu okresu jej przechowywania. Jak można odczytać z projektu rozporządzenia, prowadzenie dokumentacji elektronicznej to cztery zadania: 
1. systematyczna analiza zagrożeń;
2. opracowywanie i stosowanie procedur zabezpieczenia dokumentacji i systemów ich przetwarzania;
3. stosowanie środków bezpieczeństwa adekwatnych do zagrożeń;
4. kontrolowanie na bieżąco funkcjonowania zabezpieczeń i dokonywanie ich okresowej oceny. 
 

Rozporządzenie, co trzeba podkreślić, nie tylko odnosi się stricte do e-teczki. Wprowadza także nowy podział części akt osobowych:

• część A – dokumenty z procesu rekrutacyjnego oraz skierowania i orzeczenia lekarskie (wstępne, okresowe i kontrolne) z poprzednich okresów zatrudnienia;

• część  B – dokumenty dotyczące nawiązania oraz przebiegu zatrudnienia;

• część  C – dokumenty dotyczące ewidencji czasu pracy;

• część  D – dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy.

Tak czy inaczej, zmiany i wprowadzenie prawa pracy w wymiar elektroniczny wydaje się być zmianą której nie możemy i nie powinniśmy chcieć uniknąć 🙂

Wpis nie stanowi porady ani opinii prawnej w rozumieniu przepisów prawa  oraz ma charakter wyłącznie  informacyjny. Stanowi  wyraz poglądów jego  autora na tematy prawnicze związane z treścią przepisów prawa, orzeczeń sądów, interpretacji organów państwowych i publikacji prasowych. Kancelaria Ostrowski i Wspólnicy Sp.K. i autor wpisu nie ponoszą odpowiedzialności za ewentualne skutki decyzji podejmowanych na jego podstawie.