Pracodawcy na co dzień stają przed kluczowym dla funkcjonowania swojego przedsiębiorstwa wyborem – którego kandydata zatrudnić? Wielu przedstawia szeroką listę wstępnych wymagań , jakie muszą spełniać kandydaci, by w ogóle myśleć o cieniu szansy na zatrudnienie. Czy działają zgodnie z literą prawa? Czy jednak przepisy ograniczają zakres danych jakich przyszły pracodawca może żądać w CV od pretendentów do stanowiska pracy? Odpowiedź na te pytania, które znajdziecie w dzisiejszym artykule,  pozwolą na Wam  na „rekrutowanie z głową”.

Kodeks pracy wprost, w obecnie jeszcze obowiązującym brzmieniu art 22 1 § 1, wskazuje jakich danych osobowych może żądać pracodawca na etapie rekrutacji. Przygotowując więc ofertę pracy, najczęściej zamieszczając ją na portalach internetowych, należy pamiętać, że to czego przedstawienia w CV można wymagać to:

• imię (imiona) i nazwisko;

• imiona rodziców;

• data urodzenia;

• miejsce zamieszkania (adres do korespondencji);

• wykształcenie;

• przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Uwaga – i nic więcej ! Jest to bowiem katalog zamknięty danych osobowych jakich pracodawca może wymagać na etapie rekrutacji. Tym samym często spotykane ogłoszenia o treści „CV ze zdjęciem należy przesłać…”, uznać trzeba za działanie niezgodne z kodeksem pracy i będące w sprzeczności z ochroną danych osobowych. Lista z art. 22 1 § 1 jest bowiem zamknięta i nie znalazło się w niej miejsce nawet na podane w przykładzie zdjęcie.

Jedynym wyjątkiem od powyższego zamkniętego dla pracodawcy katalogu możliwych do żądania danych osobowych przyszłych pracowników jest § 4, kiedy to można żądać podania innych, dodatkowych danych, z uwagi na obowiązek ich podania wynikający z odrębnych przepisów. Pojęcie odrębnych przepisów obejmuje zarówno inne przepisy Kodeksu pracy, jak i przepisy innych dziedzin prawa. Z art. 51 Konstytucji RP wynika, że muszą to być przepisy rangi ustawowej. Do tej grupy należy zaliczyć również przepisy, z których wynika obowiązek uzyskania określonych informacji o osobie ubiegającej się o zatrudnienie lub pracowniku, nawet jeżeli nie mówią one o tym wprost. Dla przykładu gdy przy zatrudnianiu na określonych stanowiskach wymagane są odpowiednie kwalifikacje zdrowotne.

Po co takie ograniczenie?

Osoba ubiegająca się o zatrudnienie musi ujawnić dane służące jedynie jej identyfikacji i wskazujące na jej przydatność do pracy,  a więc niezbędne do oceny jej kompetencji. Ograniczony katalog tych danych ma zapobiegać odmowie zatrudnienia o charakterze dyskryminującym.

Inicjatywa pracownika albo jego zgoda?

Trzeba jasno podkreślić że zgoda kandydata na podanie danych, których zażądał na tym etapie przyszły pracodawca nie legalizuje przetwarzania danych, ponad wskazany katalog. Co innego, gdy pracodawca nie wymagał tych danych w ogłoszeniu a kandydat sam je przedstawił w CV. Co do zasady za niezgodne z art. 221 § 1 Kodeksu pracy nie uznaje się przetwarzanie przez pracodawcę danych w znacznie szerszym zakresie niż wynika to z przywołanego przepisu, jeśli osoba ubiegająca się o zatrudnienie udostępniła te dane z własnej inicjatywy. W takim wypadku nie można bowiem mówić o żądaniu ich przez pracodawcę.

Projektowane zmiany w związku z RODO

W związku z wielkimi zmianami w ochronie danych osobowych, za sprawą wejścia w życie 25 maja 2018 r. RODO – czyli Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony danych osobowych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE- nasza polska ustawa o ochronie danych osobowych przestanie obowiązywać. RODO będzie stosowane wprost, a nowa ustawa o ochronie danych osobowych będzie doprecyzowywać kwestie proceduralne wynikające z RODO. Polski ustawodawca pracuje obecnie nad projektem ustawy zawierającej przepisy wprowadzające ustawę o ochronie danych osobowych – które wprost mają zmienić art. 221 kodeksu pracy.

Jeżeli projektowane zmiany w obecnym brzmieniu zostaną przyjęte przez ustawodawcę bez zmian katalog danych jakich możesz pracodawco wymagać na etapie rekrutacji ulegnie zmianie. Pracodawca będzie żądał podania w CV takich danych jak:

• imię (imiona) i nazwisko

• data urodzenia;

• adres do korespondencji;

• adres poczty elektronicznej albo numer telefonu;

• wykształcenie;

• przebieg dotychczasowego zatrudnienia

Od razu rzuca się w oczy to, że adres zamieszkania ustępuje miejsca adresowi do korespondencji. Ponadto pracodawca może wymagać podania adresu e-mail albo numeru telefonu – czyli nie może wymagać ich podania łącznie.

Zmianie ulega także określenie obecnie funkcjonujące „może żądać” ustępując miejsca stwierdzeniu „żąda”. To kolejna zmiana z RODO w tle. Bowiem jedną z podstaw do przetwarzania danych osobowych, w związku z unijnymi przepisami, jest wykonanie obowiązku – a nie uprawnienia – jak to miało miejsce dotychczas.  Oczywiście nie oznacza to, że trzeba wymagać podania w treści CV danych,  jeżeli któreś z powyższych nie jest potrzebne pracodawcy dla procesu rekrutacji. RODO wprowadza zasadę minimalizacji danych- a więc jeżeli nie jest Ci to potrzebne to nie przetwarzaj 😉

Po nawiązaniu stosunku pracy przetwarzanie danych osobowych w postaci adresu do korespondencji oraz e-mail albo numeru telefonu, będzie możliwe jedynie po wyrażeniu przez kandydata zgody na ich dalsze przetwarzanie w przypadku zatrudnienia.

Projekt ustawy przewiduje dodanie art. 222 do kodeksu pracy, za sprawą którego przetwarzanie przez pracodawcę innych danych osobowych niż wskazanych powyżej, będzie dopuszczalne tylko wtedy, gdy dotyczą one stosunku pracy i osoba ubiegająca się o zatrudnienie (lub później pracownik) wyrazi na to zgodę w oświadczeniu złożonym w postaci papierowej lub elektronicznej. Dodatkowo ustawodawca zabezpiecza interes kandydata (ale też i pracowników) i swobodę wyrażenia przez niego zgody, bowiem według projektu brak zgody,  nie może być podstawą niekorzystnego traktowania osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika, a także nie może powodować wobec nich jakichkolwiek negatywnych konsekwencji, zwłaszcza nie może stanowić przyczyny uzasadniającej odmowę zatrudnienia, wypowiedzenia stosunku pracy lub jego rozwiązania bez wypowiedzenia przez pracodawcę.

Co istotne, nawet za zgodą kandydata (pracownika), pracodawca nie będzie mógł przetwarzać danych osobowych obejmujących informacje o

• o nałogach;

• o stanie zdrowia (oczywiście ponad dane wymagane przez przepisy szczególne);

• o życiu seksualnym lub orientacji seksualnej;

Co z CV po procesie rekrutacji ?

Z pomocą przychodzi europejski organ doradczy w sprawach ochrony danych osobowych – Grupa Robocza art. 29, która w opinii 2/2017 w sprawie przetwarzania danych w pracy, wskazuje że co do zasady dane kandydatów powinny być usuwane w momencie, w którym pracodawca zadecyduje o niezłożeniu oferty zatrudnienia pracownikowi.

Jeżeli więc pracodawca chciałby przetwarzać dane podane w CV dalej, na potrzeby dalszych rekrutacji, musi mieć ku temu podstawę prawną – przykładowo może uzyskać wyraźną i dobrowolną zgodę kandydata na zachowanie CV dla innych rekrutacji. To samo w przypadku gdy co prawda kandydat aplikuje na stanowisko, jednak pracodawca widzi możliwość zatrudnienia go na innym. Powinien on jednak otrzymać od kandydata zgodę na przetwarzanie danych z CV na potrzeby rekrutacji na inne stanowisko, niż pierwotne wymarzone przez kandydata.

Konstruując klauzulę zgody, pamiętaj by nie łączyć ich wszystkich w jedną całość. Jest bowiem cienka granica, po przekroczeniu której zgoda wyrażona przez kandydata nie będzie świadomą i wyraźną. Zaleca się rozdzielanie poszczególnych zgód – po to by kandydat miał pełną świadomość na co się godzi a na jakie przetwarzanie i jakie cele nie wyraża swojej aprobaty.

Pracodawco, to tylko najważniejsze kwestie związane z rekrutacją. Z pewnością nie raz wrócimy do tego procesu na naszym blogu – chociażby warto pochylić się nad tematem rekrutacji poprzez portale internetowe czy specjalizujące się w tym przedsiębiorstwa zewnętrzne, jak i nad kwestią przepływu CV pomiędzy grupami kapitałowymi, czy obowiązku informacyjnego wobec pracowników i kandydatów.

Przetwarzanie danych jest wbudowane w proces zatrudnienia – jak widać od samego początku (rekrutacji). Warto więc Pracodawco byś był świadomy zmian w zakresie ochrony danych za sprawą wejścia w życie RODO. Lekturą godną polecenia jest siostrzany do naszego blog RODOkompas (www.rodokompas.ostrowski-legal.net)

Wpis nie stanowi porady ani opinii prawnej w rozumieniu przepisów prawa  oraz ma charakter wyłącznie  informacyjny. Stanowi  wyraz poglądów jego  autora na tematy prawnicze związane z treścią przepisów prawa, orzeczeń sądów, interpretacji organów państwowych i publikacji prasowych. Kancelaria Ostrowski i Wspólnicy Sp.K. i autor wpisu nie ponoszą odpowiedzialności za ewentualne skutki decyzji podejmowanych na jego podstawie.