W stosunku do pracowników wykonujących stale pracę poza zakładem pracy wynagrodzenie wraz z dodatkiem za pracę w godzinach nadliczbowych może być zastąpione ryczałtem, którego wysokość powinna odpowiadać przewidywanemu wymiarowi pracy w godzinach nadliczbowych.

Kiedy możliwe jest zastąpienie wynagrodzenia wraz z dodatkiem za pracę nadliczbową ryczałtem?

Zastąpienie wynagrodzenia wraz z dodatkiem za pracę nadliczbową ryczałtem jest dopuszczalne, gdy pracownik wykonuje pracę stale poza zakładem pracy. Chodzi zatem o sytuacje, gdy kontrola czasu pracy przez pracodawcę jest utrudniona, gdy nie jest możliwe ścisłe ewidencjonowanie godzin pracy. Stałe wykonywanie pracy poza zakładem pracy nie oznacza przy tym, że pracownik wykonuje tylko tego rodzaju pracę, ani że musi ona być wykonywana w tych warunkach codziennie. Wystarczy, że są to powtarzające się zaplanowane okresy pracy poza zakładem. [1] Przykładowo, możliwość zastosowania ryczałtu znajdzie zastosowanie w przypadku pracowników zatrudnionych w transporcie czy telepracowników, jak również pracowników wykonujących stale pracę zdalną.

Ponadto ryczałt znajduje zastosowanie gdy pracodawca przewiduje, że zakres zadań pracownika będzie wymagał pracy ponadnormatywnej. Warunkiem wypłaty ryczałtu jest więc co najmniej świadomość pracodawcy, że pracownik świadczy (będzie świadczył) pracę w godzinach nadliczbowych z jednoczesną, choćby dorozumianą, akceptacją jej wykonywania. [2]

Jak określić wysokość ryczałtu?

Ryczałt za godziny nadliczbowe jako składnik wynagrodzenia jest ustalony w stawce miesięcznej. [3] Ponadto ryczałt ten powinien odpowiadać choćby w przybliżeniu świadczeniu, które przysługuje pracownikowi na ogólnych zasadach. [4] Wysokość ryczałtu powinna zatem odpowiadać przewidywanemu wymiarowi pracy w godzinach nadliczbowych. Jednocześnie określając wysokość ryczałtu, pracodawca powinien brać pod uwagę ograniczenia dotyczące pracy w godzinach nadliczbowych. Przede wszystkim praca łącznie z godzinami nadliczbowymi nie powinna przekraczać 48 godzin przeciętnie na tydzień. Dlatego stawka ryczałtu nie powinna przekraczać 8 godzin na tydzień. W piśmiennictwie wskazuje się, że przekroczenie tej granicy może wskazywać, iż wysokość ryczałtu nie jest ekwiwalentna do przewidywanej wartości godzin nadliczbowych.

Jakie są skutki wypracowania większej liczby nadgodzin niż wynika to z wysokości ryczałtu?

Jeżeli wysokość ryczałtu znacząco odbiega na niekorzyść pracownika od wysokości wynagrodzenia i dodatku przysługujących stosownie do liczby godzin nadliczbowych rzeczywiście przepracowanych przez niego, to pracownik może żądać ich uzupełnienia. Przyznanie ryczałtu nie pozbawia bowiem pracownika prawa do wynagrodzenia za pracę wykonaną w godzinach nadliczbowych w wymiarze nie objętym ryczałtem. [5] Jeżeli ścisłe udowodnienie przez pracownika wysokości żądanej dopłaty do ryczałtu jest niemożliwe lub nader utrudnione, sąd może zasądzić odpowiednią sumę według swej oceny, opartej na rozważeniu wszystkich okoliczności sprawy. [6]

Warto zauważyć, że w drugiej strony faktyczne przepracowanie mniejszej liczby nadgodzin niż zaplanowana nie powoduje obniżenia wysokości wynagrodzenia ryczałtowego. [7]

W jakim trybie wprowadza się ryczał za pracę w godzinach nadliczbowych?

Ryczałt musi stanowić wyodrębnioną część wynagrodzenia. [8] Ustawodawca nie określił jednak trybu wprowadzenia ryczałtu. Możliwe jest to w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy aktach, a więc w aktach, które służą określaniu najważniejszych elementów organizacji czasu pracy. Pracodawca powinien wskazać w tych dokumentach rodzaje prac lub stanowiska objęte ryczałtem. Wydaje się też, że dopuszczalne jest wprowadzenie ryczałtu w umowie o pracę. [9] W orzecznictwie wskazuje się, że strony muszą uzgodnić rekompensowanie pracy ponadwymiarowej w tej formie. Inaczej rzecz ujmując, zgodnym zamiarem obu stron stosunku pracy musi być objęte nie tylko wypłacanie określonej kwoty pieniężnej, ale również tytuł, z którego ona przysługuje. [10] Pracownik może zaakceptować taką formę wynagrodzenia, choćby w sposób dorozumiany. [11]

Czy nieobecności pracownika mają wpływ na wysokość ryczałtu?

Gdyby pracownik nie przepracował pełnego miesiąca, do obliczania jego wynagrodzenia należy stosować rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w kodeksie pracy. W szczególności będzie to § 11, który dotyczy obliczania wynagrodzenia, ustalonego w stawce miesięcznej w stałej wysokości za przepracowaną część miesiąca, jeżeli pracownik za pozostałą część tego miesiąca otrzymuje wynagrodzenie chorobowe określone w art. 92 k.p. Natomiast § 12 odnosi się do obliczania wynagrodzenia za przepracowaną część miesiąca, jeżeli pracownik w tym miesiącu był nieobecny w pracy z innych przyczyn niż niezdolność do pracy z powodu choroby i za czas tej nieobecności nie zachowuje prawa do wynagrodzenia. [12]

[1] Jaśkowski Kazimierz, Maniewska Eliza, Komentarz aktualizowany do Kodeksu pracy

[2] wyrok SN z dn. 19.01.2016 r., sygn. akt I PK 24/15

[3] pismo Głównego Inspektoratu Pracy z dn. 29.05.2009 r., znak GPP-110-4560-14/09/PE/RP

[4] wyrok SN z dn. 1.12.1998 r., sygn. akt I PKN 464/98

[5] wyrok SN z dn. 20.05.1998 r., sygn. akt I PKN 143/98

[6] Jaśkowski Kazimierz, Maniewska Eliza, Komentarz aktualizowany do Kodeksu pracy

[7] Florek Ludwik (red.), Kodeks pracy. Komentarz, wyd. VII

[8] wyrok SN z dn. 3.04.2008 r., sygn. akt II PK 299/07

[9] Baran Krzysztof W. (red.), Kodeks pracy. Komentarz. Tom II. Art. 94-304(5), wyd. VI

[10] wyrok SN z dn. 18.08.2018 r., sygn. akt I PK 170/18

[11] wyrok SN z dn. 25.07.2018 r., sygn. akt I PK 94/17

[12] pismo Głównego Inspektoratu Pracy z dn. 29.05.2009 r., znak GPP-110-4560-14/09/PE/RP