Zatrudnienie osób niepełnosprawnych rodzi po stronie pracodawcy szereg obowiązków. Wymogiem jest zapewnienie odpowiednich warunków, przystosowanie stanowiska pracy do potrzeb niepełnosprawności pracownika, czy chociażby stosowanie skróconego czas pracy.
Wielu pracodawców stawia czoła zagwozdce – jak pozyskać informację o niepełnosprawności pracownika i co w pierwszej kolejności z tą informacją zrobić?
Wymóg podania informacji o niepełnosprawności
Zgodnie z art. 2b ust. 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych przedstawienie pracodawcy dokumentów potwierdzających dane o stanie zdrowia jest dobrowolne.
Patrząc na to zagadnienie od drugiej strony, Pracodawca nie może sam wymagać od pracownika (jak i od kandydata do pracy) aby przekazał informacje w zakresie swojej niepełnosprawności. Inicjatywa w tym zakresie leży po stronie pracownika. To on jest dysponentem tej informacji i decyduje czy z uwagi na posiadane orzeczenie chce korzystać z dodatkowych uprawnień i udogodnień w miejscu pracy, czy też nie.
Czy potrzebna jest osobna zgoda na przetwarzanie danych o niepełnosprawności pracownika?
Posiadanie osobnego pisma zawierającego zgodę pracownika nie jest w tym przypadku konieczne. Pracownik sam przekazuje tą informację pracodawcy. Można by to odczytywać za wyrażenie zgody. Niemniej jednak na gruncie RODO w zakresie danych szczególnej kategorii (do jakich należy informacja o niepełnosprawności – stan zdrowia), wymagana jest wyraźna zgoda. Cecha wyraźności nie została bliżej określona w przepisach RODO, jednakże można stwierdzić, że jej konsekwencją będzie wymaganie złożenia oświadczenia dotyczącego zgody, jednak bez szczególnego wskazania formy. Z pewnością za niespełniającą warunku wyraźności można uznać zgodę wyrażoną konkludentnie.
Przekazanie przez pracownika (zgodnie z przepisami w sposób dobrowolny) informacji o niepełnosprawności rodzi po stronie pracodawcy szereg obowiązków. Tym samym po dobrowolnym przekazaniu tej informacji przez pracownika, pracodawca przetwarza dane o niepełnosprawności zawarte na orzeczeniu lekarskim na podstawie art. 9 ust. 2 lit b RODO – przetwarzanie jest bowiem niezbędne do wypełnienia obowiązków i wykonania szczególnych praw przez administratora lub osobę, której dane dotyczą w dziedzinie prawa pracy, zabezpieczenia społecznego i ochrony socjalnej. Tym samym istnieje wyraźna podstawa prawna do przetwarzania tych danych osobowych, po uprzednim dobrowolnym i samodzielnym przekazaniu orzeczenia o niepełnosprawności przez pracownika.
Czy pracodawca kierując pracownika na badania: wstępne, okresowe, kontrolne może dołączyć do skierowania kopię dobrowolnie przedłożonego orzeczenia o stopniu niepełnosprawności?
Sporządzając skierowanie na badania profilaktyczne, pracodawca powinien w nim m.in. określić rodzaj pracy, podstawowe czynności oraz sposób i czas ich wykonywania. Nie oznacza to, że pracodawca powinien wymienić wszelkie możliwe czynności, które mogą mieć znaczenie dla lekarza przeprowadzającego badania profilaktyczne i mogą wpłynąć na wynik tych badań.
Jak wynika z powyższego, a także z formularza urzędowego wzoru skierowania na badania profilaktyczne, określonego w załączniku nr 3a do rozporządzenia, pracodawca nie ma obowiązku informowania lekarza medycyny pracy o niepełnosprawności pracownika. W szczególnie uzasadnionych przypadkach, pracodawca jeżeli uważa to z jakichś względów za uzasadnione, może natomiast dołączyć do tego skierowania orzeczenie o niepełnosprawności kierowanego na badania pracownika.
W kontekście RODO wskazać należy, iż przekazanie danych za sprawą skierowania na badania lekarskie wraz z ewentualnym załączonym orzeczeniem o stopniu niepełnosprawności stanowi udostępnienie danych osobowych do nowego administratora danych – medycyny pracy. Lekarz medycyny pracy ponadto zobowiązany jest do zachowania tajemnicy lekarskiej, co w kontekście danych szczególnej kategorii jest istotne z punktu widzenia bezpieczeństwa tych danych.
Kto dokonuje oceny warunków pracy z symbolu niepełnosprawności określonego w orzeczeniu?
Zgodnie z § 48 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy z 26 września 1997 r. na pracodawcy ciąży obowiązek dostosowania stanowiska pracy. Bowiem pracodawca zatrudniający pracowników niepełnosprawnych powinien zapewnić dostosowanie stanowisk pracy oraz dojść do nich – do potrzeb i możliwości tych pracowników, wynikających ze zmniejszonej sprawności. Ponadto Pracodawca zatrudniający pracowników niepełnosprawnych powinien zapewnić dostosowanie urządzeń higieniczno-sanitarnych oraz dojść do nich – do potrzeb i możliwości tych pracowników wynikających ze zmniejszonej sprawności, zgodnie z przepisami techniczno-budowlanymi.
Szczegółowe warunki przystosowania stanowiska pracy dla osoby niepełnosprawnej opisane są w ustawie o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych. Można je także otrzymać z Państwowej Inspekcji Pracy.
Określenie jakie narzędzia będą umożliwiały wykonywanie obowiązków, dobrze gdy odbywa się podczas rozmowy z pracownikiem niepełnosprawnym. W takiej sytuacji może wskazać czego potrzebuje na danym stanowisku i co najlepiej ułatwi lub umożliwi mu wykonywanie powierzanych zadań. „Przystosowania stanowiska pracy do potrzeb osoby niepełnosprawnej należy dokonać w uzgodnieniu z zainteresowanym pracownikiem oraz lekarzem sprawującym profilaktyczną opiekę zdrowotną nad pracownikami zakładu pracy (…). W celu prawidłowego wywiązania się z powyższych przepisów prawa pracy pracodawca powinien najpierw skonsultować się z pracownikiem, którego sprawa dotyczy, a następnie z lekarzem przeprowadzającym badania profilaktyczne pracowników zatrudnionych w firmie.” (Dostosowanie stanowiska pracy dla osoby niepełnosprawnej Michał Abramowski).
Ponadto zgodnie z art. 237(11a) § 1 Kodeksu pracy, pracodawca konsultuje z pracownikami lub ich przedstawicielami wszystkie działania związane z bezpieczeństwem i higieną pracy, w szczególności dotyczące: 1. zmian w organizacji pracy i wyposażeniu stanowisk pracy(…).
Jeśli pracodawca zatrudnia więcej niż 250 pracowników, powołuje Komisję bezpieczeństwa i higieny pracy jako swój organ doradczy i opiniodawczy. W skład Komisji bhp wchodzą w równej liczbie przedstawiciele pracodawcy, w tym pracownicy służby bhp i lekarz sprawujący profilaktyczną opiekę zdrowotną nad pracownikami, oraz przedstawiciele pracowników, w tym społeczny inspektor pracy. Zadaniem Komisji bhp jest dokonywanie przeglądu warunków pracy, okresowej oceny stanu bezpieczeństwa i higieny pracy, opiniowanie podejmowanych przez pracodawcę środków zapobiegających wypadkom przy pracy i chorobom zawodowym, formułowanie wniosków dotyczących poprawy warunków pracy oraz współdziałanie z pracodawcą w realizacji jego obowiązków w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy (art. 237(12) § 1 oraz art. 237(13) § 1 Kodeksu pracy). W przepisach prawa pracy, w tym dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy, forma takich uzgodnień, konsultacji, jeżeli chodzi o lekarza, nie została określona, chyba że pracodawca zatrudnia więcej niż 250 pracowników, wtedy to lekarz powinien uczestniczyć w spotkaniach Komisji bhp.
W przypadku zakładów pracy zatrudniających do 250 pracowników nie wyklucza się możliwości zasięgnięcia opinii u lekarza na temat szczególnych wymagań co do wyposażenia stanowiska pracy osoby niepełnosprawnej. Dostosowanie stanowiska pracy zależy przede wszystkim od rodzaju i stopnia niepełnosprawności.
Wpis nie stanowi porady ani opinii prawnej w rozumieniu przepisów prawa oraz ma charakter wyłącznie informacyjny. Stanowi wyraz poglądów jego autora na tematy prawnicze związane z treścią przepisów prawa, orzeczeń sądów, interpretacji organów państwowych i publikacji prasowych. Kancelaria Ostrowski i Wspólnicy Sp.K. i autor wpisu nie ponoszą odpowiedzialności za ewentualne skutki decyzji podejmowanych na jego podstawie.
