Co prawda nie jest to rewolucja, bowiem już od 2015 r. wiadomym było, że elektroniczna forma zwolnień lekarskich będzie stopniowo zastępować ich tradycyjną wersję papierową. Od lipca 2018 r. lekarze będą wydawać zwolnienia lekarskie wyłącznie elektronicznie. Jak powinni przygotować się na to pracodawcy? Czy każdy zatrudniający pracowników będzie objęty tą zmianą? Dziś opowiemy właśnie o tym, z uwzględnieniem strony praktycznej 🙂

Wygaszanie formy papierowej…

Forma elektroniczna nie jest obecnie czymś nowym. Już od stycznia 2016 r. lekarze mieli bowiem dwie możliwości:

• wystawianie tradycyjnego zwolnienia lekarskiego w formie papierowej;

• wystawienie elektronicznego zwolnienia lekarskiego.

Aby odebrać e-ZLA (elektroniczne zwolnienia lekarskie), przedsiębiorca musi mieć swój profil na Platformie Usług Elektronicznych ZUS (PUE ZUS).

Natomiast od lipca 2018 r. lekarze będą wystawiać zwolnienia już jedynie w formie elektronicznej.

Wystawianie e-ZLA ma być łatwiejsze i trwać krócej, co jest niezwykle ważnym udogodnieniem dla lekarzy. Uzyskają oni bowiem dostęp do danych pacjenta (ubezpieczonego), jego pracodawców (płatników składek) oraz członków jego rodziny, bezpośrednio z systemu, czyli bez ręcznego uzupełniania. Po wprowadzeniu numeru PESEL pacjenta, pozostałe dane identyfikacyjne zostaną automatycznie uzupełnione przez system. Dodatkowe dane jak adres pacjenta czy dane płatnika lekarz będzie wybierał z wyświetlonej listy. Znacząco więc zostanie przyspieszony proces wystawiania zwolnień lekarskich.

System będzie ponadto weryfikował datę początku okresu niezdolności z zasadami wystawiania zwolnień określonymi w przepisach oraz z ostatnim wystawionym zwolnieniem. Podpowie również kod literowy oraz numer statystyczny choroby (np. po wpisaniu fragmentu jej nazwy).  System dodatkowo przypomni lekarzowi o możliwości skierowania pacjenta na rehabilitację leczniczą w ramach prewencji rentowej ZUS. Co ważne, wystawione przez lekarza e-ZLA zostanie przekazane do ZUS automatycznie.

Pacjent wystawionego e-ZLA nie musi dostarczać pracodawcy albo ZUS. Bowiem e-ZLA zostanie przesłane na profil PUE płatnika i do systemu ZUS. Pacjent, któremu lekarz wystawi e-ZLA nie jest związany terminem 7 dni na dostarczenie zwolnienia.

Czy aktualnie każdy pracodawca ma obowiązek zakładania profilu?

Każdy przedsiębiorca, który rozlicza składki za więcej niż 5 osób już od stycznia 2016 r. powinien mieć założony swój profil na PUE. Otrzymują oni na bieżąco e-ZLA swoich pracowników bezpośrednio na PUE. Zmiany, które wejdą w życie w lipcu 2018 r. spowodują, że elektroniczne zwolnienia lekarskie będą regułą, a korzystanie przez przedsiębiorców z PUE będzie miało pełny praktyczny wymiar.

Przedsiębiorca, który rozlicza składki za nie więcej niż 5 osób, nie ma obowiązku posiadania profilu na PUE ZUS i nie musi odbierać elektronicznych zwolnień lekarskich. Oczywiście to że nie ma obowiązku nie oznacza, że taki przedsiębiorca nie może założyć profilu – może to zrobić, co z uwagi na szereg korzyści zalecamy 😉

Jeśli pracodawca nie ma profilu na PUE i nie jest możliwe elektroniczne przekazanie e-ZLA na jego profil, to lekarz po wystawieniu elektronicznego zwolnienia musi wręczyć pacjentowi wydruk zwolnienia. Ten wydruk pracownik dostarcza swojemu pracodawcy, tak jak papierowe zwolnienie. Co ważne, płatnicy nieposiadający profilu na PUE ZUS musieli bowiem poinformować (w formie pisemnej) swoich ubezpieczonych do końca grudnia 2015 r. o obowiązku dostarczania im wydruków e-ZLA począwszy od 1 stycznia 2016 r.

Nowych ubezpieczonych (pracowników) płatnik składek (pracodawca), nieposiadający profilu na PUE ZUS, musi poinformować, o obowiązku dostarczania przez nich wydruku e-ZLA albo zaświadczenia lekarskiego wystawionego na formularzu wydrukowanym z systemu. Informację tą musi przekazać  już w pierwszym dniu podlegania ubezpieczeniu chorobowemu.

Jeśli płatnik składek, który mimo braku obowiązku posiadania profilu, założy taki profil biorąc pod uwagę jego korzyści, powinien w terminie 7 dni od dnia jego utworzenia poinformować ubezpieczonego (w formie pisemnej) o ustaniu ciążącego na nim obowiązku dostarczania mu wydruku zaświadczenia lekarskiego e-ZLA albo zaświadczenia lekarskiego wystawionego na formularzu wydrukowanym z systemu.

Od 1 lipca jednak obowiązek korzystania z e-zwolnień będzie dotyczył jednolicie wszystkich pracodawców, niezależnie od liczby zatrudnianych osób. 

Jak założyć profil?

Utworzenie profilu umożliwiającego odbiór elektronicznych druków zwolnień lekarskich jest niezwykle proste 😉 Pracodawca (płatnik) poprzez odwiedziny na stronie internetowej www.zus.pl ma umożliwione dokonanie rejestracji. Aby się zarejestrować, należy wypełnić elektroniczny formularz, w którym podaje się niezbędne dane. System następnie wymaga potwierdzenia tożsamość. Można to zrobić:

1. osobiście w jednostce ZUS – wystarczy mieć ze sobą dokument potwierdzający tożsamość, np. dowód osobisty;

2. elektronicznie – przy użyciu podpisu elektronicznego (podpis kwalifikowany lub profil zaufany ePUAP – elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej);

3. elektronicznie – przy wykorzystaniu systemu bankowości elektronicznej w banku, który świadczy wspólnie z ZUS taką usługę – po zalogowaniu się do rachunku bankowego należy kliknąć w odpowiednią ikonę i wywołać usługę ZUS, która pozwoli na założenie i zaufanie profilu PUE ZUS.

Rejestracja i uwierzytelnienie profilu umożliwia korzystanie ze wszystkich funkcji dostępnych na PUE ZUS. Płatnik może nadać uprawnienia do swojego profilu innej osobie fizycznej np. pracownikowi biura rachunkowego, poprzez przekazanie do ZUS odpowiedniego pełnomocnictwa (elektronicznie lub w formie tradycyjnej).

Jak odebrać elektroniczne zwolnienie?

Płatnik (pracodawca) powinien zalogować się na utworzonym profilu PUE ZUS. Po wejściu w  widok „Dokumenty i wiadomości”, w zakładce „Wiadomości” płatnik ma możliwość podglądu wszystkich informacji o zwolnieniach:

• o wystawieniu zwolnienia lekarskiego;

• o anulowaniu zwolnienia lekarskiego;

• o wystawieniu nowego zwolnienia lekarskiego w miejsce anulowanego;

• o uznaniu zaświadczenia wstecznego za uzasadnione medycznie.

Po otrzymaniu wiadomości, w widoku „Dokumenty i wiadomości”, w zakładce „Zaświadczenia lekarskie”, płatnicy będą mieć dostęp do elektronicznych zwolnień swoich pracowników.

Dodatkowe korzyści posiadania profilu PUE ZUS

W naszej ocenie profil PUE ZUS ma same plusy.

• Zwolnienie lekarskie będzie dla płatnika widoczne natychmiastowo;

• Nie trzeba już będzie sprawdzać, czy pracownik dostarczył zwolnienie w ciągu 7 dni;

• Znikome prawdopodobieństwo korekt;

• Nie trzeba już przekazywać zwolnienia do ZUS (ono już tam jest 😉 );

• Stały dostęp do danych – zwolnienia lekarskie będą zapisane na profilu płatnika, który może je w każdej chwili zapisać na komputerze lub nośniku danych;

• Możliwość otrzymywania powiadomień e-mail lub SMS o tym, że pracownik otrzymał zwolnienie lekarskie;

• Możliwość szybkiego zgłoszenia kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnienia lekarskiego oraz kontroli zasadności wystawienia zwolnienia poprzez elektroniczny wniosek.

Jak widać całkowita elektronizacja tej materii przyspieszy nie tylko pracę lekarzy, którzy więcej czasu będą mogli poświecić na diagnostykę i wywiad z pacjentem, ale także stanowić będzie ułatwienie dla pracowników oraz pracodawców. Ci ostatni poprzez swój profil PUE ZUS uzyskują pełen dostęp do historii zwolnień lekarskich swoich pracowników, a błędy w tym zakresie zostaną znacząco zminimalizowane.

Wpis nie stanowi porady ani opinii prawnej w rozumieniu przepisów prawa  oraz ma charakter wyłącznie  informacyjny. Stanowi  wyraz poglądów jego  autora na tematy prawnicze związane z treścią przepisów prawa, orzeczeń sądów, interpretacji organów państwowych i publikacji prasowych. Kancelaria Ostrowski i Wspólnicy Sp.K. i autor wpisu nie ponoszą odpowiedzialności za ewentualne skutki decyzji podejmowanych na jego podstawie.